Электронные документы в туристических фирмах

В настоящее время, большинство документов, которые вы получаете перед поездкой в тур агентствах выдаются в электронном виде.

Правовые условия использования электронного документа определены действующим законодательством: Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации», Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи», Гражданским кодексом Российской Федерации, Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «О бухгалтерском учете», даже в налоговую теперь отчетность можно отправлять в электронном виде бесплатно.

Современная туристическая фирма не может полноценно функционировать без электронных технологий. Данные технологии помогают решать не только организационные задачи, такие как, использование возможностей локальной сети, мультимедиа, автоматизации процессов в офисе, электронного документооборота, но и очень специфичные, характерные только для сферы туризма, такие как, использование системы резервирования гостиничных номеров, бронирования авиабилетов.

Сегодня уровень бизнес-процессов в сфере оказания туристических услуг и серьёзная конкуренция делают использование информационных электронных систем просто необходимым. Поэтому электронный документооборот для туристических фирм должен обеспечивать выполнение таких задач как:

Сбор и хранение информации о гостиницах, клиентах и их запросах, предлагаемых турах.

• — Обновление и редактирование этой информации
• — Составление различных документов с учётом этой информации
• — Подробное описание туров и номеров в гостиницах
• — Расчет стоимости по курсу, учитывая скидки
• — Взаимный обмен информацией с другими компьютерными программами
• — Контроль проведения оплаты и другие.

При этом информационные системы не только экономят время на составление различных документов, но и уменьшают материальные затраты на оказание конкретных услуг, то есть делают их еще дешевле.

Электронный документооборот для туристических фирм лучше всего использовать на платформе программы 1С и ее конфигурациях. При этом вы существенно облегчите процесс внедрения системы электронного документооборота, улучшите качество итоговой документации, т. к. работа сотрудников будет вестись более упорядоченно.

Помимо всех вышеперечисленных положительных моментов, как общее повышение производительности, главной функцией электронного документооборота для туристических фирм является:

• — Сбор и обработка различных данных
• — Формирование и продажа турпакета

Повышение эффективности и способствование автоматизированному управлению туристической фирмой, с учётом изменяющихся факторов.

• — Составление конкретных турпакетов, как индивидуальных, так и групповых
• — Определение метода и порядка расчета услуги
• — Быстрое оформление заявок
• — Автоматизированная подготовка прайс-листов и составление туров
• — Составление различного рода справочников
• — Учёт загруженности рейсов и отелей.

Таким образом, использование электронного документооборота для туристических фирм даёт возможность:

Одновременно решать внушительный объём задач. С его помощью вы можете контролировать и при необходимости менять стратегию ваших продаж, более эффективно использовать все возможности чартеров, отелей, гостиниц Эффективно управлять своим персоналом. Вы можете контролировать чем занимается каждый ваш сотрудник, сколько времени он тратит на выполнение того или иного поручения. Кстати последние, при использовании системы можно давать не выходя из кабинета и не вызывая к себе работников. Различные запросы можно делать с помощью внутренней электронной почты Осуществлять контроль за процессом хранения информации и оптимально управлять им (контроль доступа и местонахождения, управление публикацией, версиями, архивация) Оптимальное и сбалансированное управление турфирмой сегодня невозможно представить без использования эффективного электронного документооборота, т.к. он играет очень важную роль при организации различного рода учётов не только бухгалтерского и финансового, но и управленческого.

Каждая туристическая фирма стремится к увеличению положительных отзывов от постоянных клиентов, пользующихся ее услугами из года в год, повышению качества обслуживания и поддержанию хорошей репутации на рынке туристических услуг. Компании крайне важно быть в курсе всех изменений, касающихся ее деятельности и уметь оперативно отреагировать на них, быстро находить необходимую информацию, четко и грамотно оформлять комплекты документации по работе с клиентами и партнерами.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет компании повысить эффективность своей работы за счет рациональной организации работы с документами.

Рассмотрим типовые функции сотрудников туристической фирмы, которые можно автоматизировать с помощью системы электронного документооборота:

Регистрация и обработка заявок от клиентов, занесение в базу их персонифицированных данных Автоматическая загрузка документов из электронной почты и сканера Согласование, визирование, утверждение документов. Автоматизация этой функции особенно актуальна для больших компаний с развитой сетью филиалов.

• — Поиск и систематизация информации
• — Учет входящих, исходящих и внутренних документов
• — Хранение файлов, их коллективное рассмотрение и редактирование
• — Формирование аналитических отчетов

Даже при условии автоматизации только вышеперечисленных функций, сотрудники могут сэкономить большое количество времени, уходящее на второстепенные задачи, а это значит, что электронный документооборот для туристических фирм — это не простое следование модным веяниям, а насущная необходимость по совершенствованию ежедневной работы.

Для более полной реализации всех возможностей по рационализации работы в туристической фирме рационально будет использовать комплексный подход, который включает в себя наряду с внедрением модуля электронного документооборота, также модуля бухгалтерии и CRM (Customer Relationship Management — управление взаимоотношениями с клиентами). Интеграция этих трех составляющих позволяет автоматизировать не только управление документопотоками, но и взаимоотношениями с клиентами, ведение бухгалтерского и налогового учета и осуществление анализа всей финансово-хозяйственной деятельности фирмы.

Вот ряд дополнительных возможностей, которые могут стать доступными благодаря использованию комплексного подхода к автоматизации бизнес-процессов:

Единое для всей фирмы хранилище информации, которые позволяет в любой момент получить все сведения о взаимодействии с клиентом, как предыдущем, так и планируемом. Эта функция удобна тем, что позволяет получить доступ к информации в отсутствии ответственного сотрудника, конечно, при условии разрешенного доступа Специализированный интерфейс (рабочий стол) для различных групп сотрудников (менеджеры, руководство) с возможностью быстрого поиска и анализа информации о клиентах, контактах и сделках Возможность интеграции с системами заказа и бронирования билетов и номеров в гостиницах и отелях Ведение информационной или СМС-рассылки о новых предложениях для клиентов, поздравлениях их с праздниками Возможность сопоставления анализа истории взаимоотношений с клиентами и анализа данных о продажах Наличие системы напоминаний и календарного планирования Формирование аналитических отчетов (количество заявок за определенный период, движение по счетам за период, эффективность рекламы, структура продаж туров и услуг, билетов).

• — Автоматизация системы скидок: статистика выдачи клубных карт, дисконтов, бонусов
• — Планирование и управление продажами
• — Управление рабочим временем и оценка эффективности работы персонала на основе ежедневных отчетов
• — Отслеживание истории взаимоотношений с клиентами
• — Использование всех каналов взаимодействия с клиентами: телефонные звонки, социальные сети, электронная почта, встречи, мероприятия и т. д.
• — Упрощение подготовки данных для принятия организационных решений на основе анализа информации о клиентах
• — Автоматизация бизнес-процессов, связанных с обменом информацией между сотрудниками
• — Повышение прозрачности и управляемости предприятия
• — Повышение качества управления
• — Снижение риска утечки информации.

Используя средства автоматизации, менеджер туристической фирмы оперативно находит актуальные сведения о предпочтениях того или много клиента, истории его поездок и финансовых возможностях и может быстро подобрать оптимальное предложение. Кроме того, можно построить работу с клиентами по формализованному алгоритму, зависящему от совокупности параметров конкретного клиента.