Бухгалтерский баланс, как способ обобщенного отражения хозяйственных операций

Роль и значение бухгалтерского баланса в непроизводственной сфере

Хозяйственная деятельность учреждений отражается в текущем учете, который позволяет систематически контролировать правильность расходования бюджетных и собственных средств. Однако данных текущего учета недостаточно для контроля над выполнением заданий и использованием находящихся в распоряжении учреждений средств.

Составление баланса — завершающий этап учетного процесса. В нем содержатся совокупные сведения о результатах производственно-хозяйственной и финансовой деятельности учреждения.

Термин «баланс» происходит от латинского bis — дважды и lanx — чаша весов, буквально означает «двучашие» и употребляется как символ равновесия и равенства. Этот термин в экономической науке, как правило, принят для обозначения системы интервальных показателей, характеризующих источники образования каких-либо ресурсов и направления их использования за определенный период. Балансовый метод, как способ предоставления данных в виде двухсторонней таблицы с равными итогами, широко используется в планировании, учете и экономическом анализе.

В бухгалтерском учете слово «баланс» имеет двоякое значение:

• — равенство итогов, когда равны итоги записей по дебету и кредиту счетов, итоги записей по аналитическим и соответствующим синтетическим счетам, итоги актива и пассива баланса и т. д.;
• — наиболее важная форма бухгалтерской отчетности, показывающая состояние средств организации на отчетную дату. Равные итоги формы по активу и пассиву располагаются по большей части на одном уровне, занимая строго горизонтальное положение, подобно коромыслу весов, находящихся в состоянии равновесия. В отличие от балансов, используемых при планировании и анализе, бухгалтерский баланс представляет собой систему моментальных показателей, характеризующих состояние средств предприятия, организации на определенную дату.

Таким образом, бухгалтерский баланс — это способ количественного отражения и качественной характеристики средств организации (предприятия, учреждения) на определенный момент времени в единой денежной оценке — по их составу и функциональной роли в процессе производства, и состоит из двух равновеликих частей: левая часть баланса — Актив, отражает состав, размещение и использование средств; правая часть — Пассив, показывает те же средства, но по источникам их формирования (юридической принадлежности) и целевому назначению.

Группировка средств актива и пассива основывается, прежде всего на экономической классификации состава и источников средств учреждения. Однако, на практике строение баланса не идентично структуре этой классификации.

Будучи обусловлено экономической классификацией, строение баланса одновременно подчинено задачам контроля и анализа финансового состояния учреждений. Последнее определяет необходимость деления баланса на несколько обособленных частей — разделов, в каждом из которых объединяются группы определенных средств в активе и источников — в пассиве.

Для повышения информационной емкости баланса в нем приводится два ряда данных: на начало и на конец года или другого отчетного периода. Остатки на начало года предоставляются из предыдущего отчетного баланса. Равенство остатков по итогам актива и пассива между собой на конец года обусловлен их равенством на начало года и равенством общей суммы оборотов за год по дебету и кредиту всех счетов. После каждой статьи баланса в скобках дается шифр соответствующего счета по Плану счетов. Кроме того, каждая статья баланса имеет свой порядковый номер, что облегчает ее нахождение.

Как было отмечено, в активе баланса отражается размещение и направления использования средств в процессе исполнения сметы расходов и хозяйственной деятельности. В связи с этим ведущее место в данной части баланса занимают расходы по текущему содержанию учреждения. Здесь отражаются также материальные ценности в виде основных фондов и материальных запасов, задолженности за отдельными лицами и организациями, остатки неиспользованных средств в кассе и на текущих счетах в учреждениях банка, расчеты, затраты на капитальное строительство.

В пассиве баланса показываются источники образования средств бюджетного учреждения, за счет которых были произведены расходы и приобретены материальные ценности. Ведущее место в этой части баланса занимают данные о финансировании. Кроме того, в пассиве отражаются фонды в основных средствах и малоценных и быстроизнашивающихся предметах, временные источники в виде кредиторской задолженности, финансирование капитального строительства, доходы, полученные от хозяйственной деятельности, прибыль.

Существует несколько видов балансов в зависимости от цели их составления.

По времени составления баланс, может быть:

• — вступительный, его составляют в момент возникновения учреждения. Он определяет сумму ценностей, с которыми организация начинает свои действия;
• — текущий баланс составляется периодически в течение всего времени существования учреждения;
• — ликвидационный, формируется при ликвидации учреждения;
• — разделительный, составляется в момент разделения крупной организации на несколько более мелких структурных единиц;
• — объединительный, формируют при объединении нескольких организаций в одну или при присоединении одной или нескольких структурных единиц к данной организации.

По источникам составления:

• — инвентарный, составляют только на основании инвентаря (описи) средств, представляет сокращенный и упрощенный его вариант;
• — баланс составляется только на основании книжных записей (данных бухгалтерского учета) без предварительной проверки путем инвентаризации;
• — генеральный, составляют на основании учетных записей и данных инвентаризации.

По объему информации:

• — единичный баланс отражает деятельность только одного учреждения;
• — сводный баланс получается путем механического сложения сумм, числящихся на статьях нескольких единичных балансов, и подсчета общих итогов актива и пассива.

По объекту отражения:

• — самостоятельный баланс имеет только учреждение, являющееся юридическим лицом;
• — отдельный баланс составляют структурные подразделения учреждения.

По форме собственности различают балансы государственных, общественных, кооперативных, коллективных, частных, смешанных, совместных организаций. Они различаются в основном по источникам образования собственных средств.

По способу «очистки»:

• — баланс-брутто, включает в себя регулирующие статьи (статьи, суммы по которым при определении фактической себестоимости или остаточной стоимости вычитаются из средств той или иной статьи);
• — баланс-нетто, из которого исключаются регулирующие статьи.

Сущность бухгалтерского баланса сводится к обобщению данных текущего учета хозяйственной деятельности в системе счетов, получению на них дебетовых и кредитовых оборотов, выведению конечных сальдо и представлению этих показателей в форме, удобной для обозрения и восприятия руководителем или любым другим пользователем. Поскольку по балансу можно судить о работе учреждения, а затем на его основе принимаются различные управленческие решения, то к нему всегда предъявляются особые требования.

При составлении бухгалтерского баланса должны быть обеспечены:

• — полнота отражений за отчетный период всех хозяйственных операций, результатов инвентаризаций денежных средств, основных средств, материальных ценностей и расчетов;
• — тождественность данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на первое число каждого месяца, а также показателей бухгалтерского баланса данным аналитического и синтетического учета. Основанием для записей в бухгалтерском учете служат надлежаще оформленные оправдательные документы или приравненные к ним технические носители информации;
• — правдивость, то есть баланс должен составляться на основании записей, сделанных по всем документам, отразивших факты хозяйственной жизни предприятий за отчетный период. Условие правдивости баланса — обоснованность его показателей документами, записями на бухгалтерских счетах, бухгалтерскими расчетами и инвентаризацией. Преднамеренные искажения баланса, приписки, расхождения с данными учета законодательно наказуемы;
• — реальность баланса, а именно соответствие оценок его статей объективной действительности;
• — единство, то есть построение его на единых принципах учета и оценки (применение во всех структурных подразделениях учреждения единой номенклатуры счетов бухгалтерского учета, одинакового содержания счетов, их корреспонденции и т. д.);
• — преемственность баланса выражается в том, что каждый последующий баланс должен вытекать из предыдущего;
• — ясность баланса, его доступность для понимания лиц, его составляющих, и всех, его читающих. В нем, как правило, не должно содержаться таких статей, которые ранее не приводились и не могут быть известны и поняты пользователем. Однако, при необходимости их использования (введения), к балансу должна прилагаться пояснительная записка (методические указания) со всеми разъяснениями по новым или по особо сложным моментам. Доступность и ясность не может быть обеспечена и в том случае, если в балансе не приведены все требующиеся показатели или приведены не в полном объёме.
• — сопоставимость данных обеспечивается в основном постоянством состава показателей, их содержания и применяемых приемов учета и оценки, то есть неизменностью учетной политики в течение отчетного периода. При изменении учетной политики проводятся расчеты по приведению показателей в сопоставимый вид, что часто вызывает не только технические, но и экономические затруднения. Особенно сложно привести в сопоставимый вид отчетные данные в условиях современной гиперинфляции, когда непредсказуемо изменяются не приемы учета, а сам измеритель — денежная единица. Сравнивать, контролировать, анализировать относительные показатели без дополнительной корректировки на уровень инфляции в таких условиях вообще не имеет смысла. Поэтому необходимость таких корректировок, как и соблюдение единой учетной политики, предусмотрена действующим законодательством. Сопоставимость баланса обеспечивается не только за различные отчетные периоды на одном и том же учреждении (т.е. во времени), но и между балансами различных учреждений, относящихся к одной или разным отраслям, формам собственности, организационным структурам и т. п. (т.е. в пространстве). Этого требует существующая система обобщения данных учета и отчетности по объединениям, отраслям, территориям и республике в целом органами статистики, а также при представлении информации различным управленческим структурам соответствующих уровней при составлении сводной бухгалтерской отчетности.

Несоблюдение этих основных условий рассматривается как неправильное составление бухгалтерского баланса.

Исходя из этих требований и общего понимания его места и сущности в системе управления, можно дать следующее определение бухгалтерского баланса. Бухгалтерский баланс представляет собой комплекс взаимосвязанных показателей, полученных в системе бухгалтерского учета и характеризующих имущественное положение и финансовые результаты работы хозяйствующего субъекта за отчетный период.

Данные для составления баланса берутся, как правило, из счетов первого и второго порядка. В связи с тем, что на одних статьях баланса объединяются остатки по нескольким балансовым счетам, а на других показывается только часть средств, отражаемых на одном синтетическом счете, следовательно, для составления баланса предварительно приходится складывать остатки нескольких синтетических счетов или же, наоборот, выписывать остатки по отдельным субсчетам одного синтетического счета. Такая группировка данных при любой форме счетоводства формируется в соответствующих регистрах.

В балансе приводятся все предусмотренные в нем показатели. При отсутствии соответствующих показателей эти статьи (строки) прочеркиваются. Составляется баланс, как правило, в тысячах рублях без десятичных знаков. Однако, учреждения при незначительной сумме активов, учитываемых в бухгалтерском балансе, и во избежание трудностей использования данных бухгалтерской отчетности могут составлять и предоставлять баланс в сотнях белорусских рублей или по требованию соответствующих органов.

В бухгалтерском балансе не должно быть никаких подчисток и помарок. Исправления ошибок подтверждается подписями лиц, его подписавших, с указанием даты исправления.

Таким образом, можно сделать вывод, что бухгалтерский баланс, как важнейшая форма отчетности, выполняет важную функциональную роль в системе экономической информации. Он интегрирует информацию бухгалтерского учета и представляется в виде таблицы, удобной для восприятия информации объектами хозяйствования.

При помощи баланса решается несколько задач, связанных с использованием учетной информации для управления:

• — устанавливается степень выполнения плановых заданий и договоров, что дает возможность установить качество планирования и необходимость уточнения не только плановых и нормативных расчетов, но и всей хозяйственной деятельности;
• — создается необходимое информационное обеспечение для принятия управленческих решений по улучшению хозяйственной деятельности учреждения;
• — обеспечивается удобное и продолжительное хранение учетной информации;
• — учреждения отчитываются за различные временные периоды, по различным видам и вопросам своей деятельности, перед различными государственными органами управления.