Распорядительные документы. 
Виды официальной документации

Приказ — наиболее распространенный правовой документ, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), в целях разрешения оперативных задач, стоящих перед данным учреждением.

Приказ оформляется на бланке предприятия для внутренних документов, где указаны:

• — название вышестоящего органа;
• — название организации;
• — вид документа (ПРИКАЗ);
• — номер приказа;
• — подпись;
• — текст;
• — дата приказа, т. е. дата его подписания руководителем;
• — место его издания;
• — заголовок к тексту;
• — визы согласования и ознакомления.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу.

Распоряжение — это распорядительный документ, издаваемый руководителем коллегиального органа для единоначального решения оперативных вопросов. По составу реквизитов и их расположения распоряжение не отличается от приказа, однако, часто не содержит констатирующей части и, как правило, имеет ограниченный срок действия.

Документы по личному составу

Процессы движения кадров на предприятии обязательно документируются кадровой службой. Эти функции могут исполняться одним лицом или группой лиц, например, отделом кадров. К документам, сопровождающим движение персонала, относятся:

Заявление. Заявление работника о приеме на работу пишется от руки в виде просьбы на листе формата А-4. В заявлении указывается:

• — адресат;
• — фамилия, имя, отчество работника (в родительном падеже), домашний адрес;
• — название документа;
• — текст;
• — список приложений;
• — подпись;
• — дата.

Трудовой контракт — составляется в случаях, предусмотренных действующим законодательством, относительно работников, которые работают или устраиваются по трудовым договорам на определенный срок или на время выполнения определенной работы. Контракт составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается на предприятии, другой хранится у работника.

При заключении трудового договора работник обязуется выполнять определенную работу, подчиняясь внутреннему распорядку. Руководитель предприятия обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, необходимые для выполнения работы, предусмотренные законодательством о труде, согласием сторон.

Согласно ст. 23 КЗОТ Украины трудовой договор может быть:

• — бессрочным, заключаемым на неопределенный срок;
• — заключаемым на определенный срок (срочный), установленный по согласованию сторон;
• — заключаемым на время выполнения определенной работы.

Приказы по личному составу — сопровождают процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров здесь понимается:

• — прием, перевод и увольнение работников;
• — предоставление отпусков;
• — командирование.

Личная карточка формы П-2 — заполняется на работника при приеме на работу на основании приказа, опроса работника и соответствующих документов: паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома и др. Сведения, вносимые в личную карточку, должны быть точными, т.к. при утере трудовой книжки она может стать документом, на основании которого необходимо будет подтвердить трудовой стаж работника.

Трудовая книжка — это документ установленного образца, в котором записаны сведения о стаже работы, наградах, поощрениях каждого работника. Это основной документ, который подтверждает трудовую деятельность личности. Поэтому трудовым книжкам, помимо точного их заполнения, придают особое значение.

Порядок заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним регламентирует «Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, учреждениях и организациях».

Учет трудовых книжек — администрация предприятия обязана иметь необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, вести их учет, как новых бланков и вкладышей к ним, так и трудовых книжек работников.

Резюме — это документ, составляемый при поиске работы претендентом на вакантную должность. Резюме является ключевым источником информации о претенденте при собеседовании с работодателем или менеджером кадрового агентства.

Структура резюме приблизительно следующая:

• — личная контактная информация;
• — цель;
• — образование;
• — опыт работы;
• — профессиональные навыки;
• — основные достижения;
• — знание офисной техники;
• — знание иностранных языков;
• — перспективные планы;
• — дополнительная информация;
• — рекомендации;
• — личностные данные (личные качества).