Изучение организации делопроизводства: контроль поступления, регистрации и исполнения документов

Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Зафиксировав информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, а так же возможность передачи ее другому лицу, многократное повторное обращение к информации.

Делопроизводство — это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.

Технологический процесс обработки исходящих документов:

• 1. Составление проекта исходящего документа.
• 2. Проверка правильности оформления документа.
• 3. Согласование проекта документа.
• 4. Подписание документа руководителем.
• 5. Регистрация документа.
• 6. Простановка индекса (номера) на документе.
• 7. Проверка правильности адресования документа.
• 8. Отправка документа адресату
• 9. Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Все исходящие документы после их подписания руководителем организации или руководителями подразделений регистрируются в канцелярии на регистрационно-контрольных карточках или в «Журнале регистрации исходящих документов». Регистрация — фиксация факта создания документа посредством проставления регистрационного индекса путем необходимых записей о документе. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, кроме факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. На каждый вид документов заводится отдельный журнал. Отдельно регистрируются приказы (существует два журнала: по основной деятельности и по личному составу), отдельно — протоколы, отдельно — акты. Производится цифровая индексация документов. Приказы по личному составу имеют смешанный индекс (к номеру добавляется буква «к»). Отправка исходящих документов происходит в тот же день.

Приказ — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации и являющийся формой доведения до исполнителей наиболее важных решений. Различают приказы по основной деятельности и по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе, о предоставлении отпусков и т. д.). Приказ должен содержать наименование организации, издающей документ; код организации-автора документа; название вида документа «ПРИКАЗ»; дату; регистрационный номер; место издания; заголовок текста документа; текст; визы; подпись. Текст приказа состоит из констатирующей и указательной частей. В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания документа. Если документ издается на основании документа вышестоящего органа, то констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, дат, номера и заголовков. Если указательная часть приказа не нуждается в обосновании, то констатирующая часть отсутствует. Указательная часть начинается словами «ПРИКАЗЫВАЮ» и разбивается на пункты и подпункты. Если оформляется решением, то начинается словом «РЕШИЛИ», а если указанием, то «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ». Указательная часть закрепляется указанием должностного лица, ответственного за исполнение документа или конкретных пунктов документа. Если отсутствует указание об ответственном за контроль лице, это означает, что контроль за исполнение документа осуществляет руководитель, от имени которого он издается. Если приказ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то положения, последний пункт приказа должен содержать ссылку на отменяемый документ с указанием его даты, номера и названия. При этом применяется оборот «Считать утратившим силу от … № …». В указательную часть не следует включать пункт «Приказ довести до сведения», т.к. подразделения и должностные лица, до сведения которых доводится документ, перечисляются в списке рассылки. Однако, если с приказом необходимо ознакомить всех работников, пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен. При оформлении приказов по личному составу в тексте приказа отсутствует констатирующая часть. Пункты указательной части располагаются в следующей последовательности: прием на работу, перевод, увольнение и т. д. В конце каждого пункта дается основание для его составления. В заголовке к тексту приказа указывается «По личному составу». Проекты приказов оформляются на бланках формата А4. Проекты подлежат согласованию с исполняющими и заинтересованными должностными лицами. В обязательном порядке они согласуются юридической службой. Если проекты приказов не соответствуют законодательству РБ, юрисконсульт их практически не визирует, давая лишь заключение к ним. Согласованный проект приказа представляется на подпись руководителю.

Протокол — документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Решение совещания проводится в жизнь приказами соответствующих руководителей либо путем рассылки протокола совещания или выписок из него. Протокол составляется секретарем. Его реквизиты: наименование органа, издающего документ; название вида документа; дата и регистрационный номер; место издания; заголовок; текст; подписи. Отдельные протоколы имеют гриф «утверждение». Утверждению подлежат решения совещаний по вопросам, не принимаемым участниками совещания. Дата протокола должна соответствовать дате проведения совещания. Она проставляется председателем или секретарем. Протоколы с точки зрения полноты освещения хода совещания делятся на краткие и полные. Протокол краткой формы оформляется при наличии стенограммы или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Текст протокола делится на вводную и основную части. В вводной части краткого протокола указывается фамилия председателя и секретаря коллегиального или совещательного органа, а также все присутствующие. В списке присутствующих сначала перечисляются члены коллегиального органа, а затем — приглашенные с указанием должностей и организаций, которые они представляют. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке. В протоколе полной формы после раздела «ПРИСУТСТВОВАЛИ» следует повестка дня совещания, в протоколе краткой формы она отсутствует. Повестка дня включает перечень вопросов, обсуждаемых на совещании, заседании, названия докладов, должностей докладчиков, их инициалы. Основная часть протокола краткой формы изложения должна быть построена по схеме: «СЛУШАЛИ», «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)». Основная часть протокола полной формы строится по схеме: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)». Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему. В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколе краткой формы допускается фиксирование отдельных выступлений участников. Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений или отдельных пунктов решений. Подписание осуществляется председателем или секретарем. Протокол нумеруется порядковым номером в пределах календарного года. Если это протокол совместных совещаний, то они должны иметь составной номер.

Контракт (договор) — документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Он может заключаться, если работник принимается на работу; с работником, трудовой договор с которым был заключен на некоторый срок. Контракт заключается на срок не менее одного года в письменной форме. Один экземпляр находится в организации, другой — у работника. В контракте обязательно указываются следующие условия: дата подписания; место работы; должность, профессия, специальность работника; срок действия контракта; права сторон, в т. ч. право нанимателя на уменьшение, лишение премий всех видов, уменьшение отпуска, понижение в классе, звании; обязанности и ответственность сторон, в т. ч. полная материальная ответственность; дополнительные меры стимулирования труда работников; стороны могут предоставлять дополнительные льготы и гарантии, дополнительные условия, не ухудшающие положение работника.

Контракт — основание для издания приказа о приеме, назначении работника на должность, а также о заключении контракта с работником, трудовой договор с которым был заключен на неопределенный срок. Контракт вступает в силу со дня его подписания или иного, указанного в нем срока.

Акт — документ, составленный группой лиц, фиксирующий произошедшие факты (акт несчастных случаев, акт приема-передачи материальных ценностей и т. д.). Они могут содержать выводы, рекомендации и предложения составителей (акт проверки). Реквизиты акта: наименование организации, название вида документа, место составления, дата и регистрационный номер, заголовок к тексту, подписи, при необходимости гриф «утверждение» и согласующие визы. Текст состоит из вводной и констатирующей частей. В вводной части указывается основание для составления акта и перечисляют состав комиссии (должность, инициалы и фамилия каждого ее члена, обязанность, выполняемая в комиссии). В констатирующей части акта излагают цели и задачи актирования, описание и характер проведения работ, установленные факты, а так же выводы и заключения. Акт подписывают председатель и члены комиссии с указанием их временных обязанностей. Для ряда актов необходимо утверждение руководителя организации и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.

Каждая организация ведет переписку с вышестоящими органами, с другими (сторонними) органами и с гражданами. Чаще всего она оформляется в виде писем (на бланках формата А4 или А5 в зависимости от объема текста). Реквизиты письма: наименование организации и автора документа, почтовый адрес организации, номер телефона, факса и др. данных, номер счета в банке, код банка, местонахождение банка, дата и регистрационный индекс, адресат, указание индекса и даты входящего документа, заголовок к тексту, текст, подпись, фамилия составителя и номер его служебного телефона. В письме отсутствует название вида документа, за исключением гарантийных писем. Текст письма должен содержать один вопрос, быть кратким. В зависимости от содержания различают письма-запросы, письма-ответы, сопроводительные, рекламационные, гарантийные письма, извещения, приглашения и т. д.

Для осуществления хозяйственной деятельности, совершения различного рода сделок необходимо такое правовое средство, которое установит юридические связи между субъектами хозяйствования. Им является хозяйственный договор. Хозяйственный договор — это соглашение между двумя и более субъектами хозяйствования о производстве услуг по доставке, перевозке, изготовлению продукции и товаров, в котором одна сторона всегда выступает в качестве заказчика, а другая — в качестве исполнителя. Исключение составляет договор о совместной хозяйственной деятельности.

Поступившие в организацию документы проходят следующие этапы обработки: первичную обработку — проверка правильности доставки писем, предварительное рассмотрение — распределение на регистрируемые и нерегистрируемые, разметку, регистрацию, рассмотрение документов руководством, направление на исполнение, контроль за исполнением, исполнение документов, подшивку документов в дела.

Номенклатура дел — перечень наименований дел, образующихся в процессе деятельности организаций с указанием сроков их сохранности, оформленный в установленном порядке. Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, индексации дел и определения сроков их хранения. Ежегодно номенклатура дел уточняется, в нее вносятся необходимые изменения, она утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января следующего года. В номенклатуру включаются дела, заводимые в организации, не включая печатные издания, а также другие вспомогательные документы, не отражающие основную деятельность подразделений. Номенклатура имеет 5 граф:

• 1) Индекс дела. Он складывается из условных обозначений подразделений и порядкового номера дела в пределах подразделения.
• 2) Наименования разделов, наименования (заголовки) дел.
• 3) Количество дел, томов. Заполняется номенклатура дел в конце года.
• 4) Сроки хранения и статьи перечня.
• 5) Примечания. Здесь указываются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел оформляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. При составлении сводной номенклатуры дел обязательно следует оставлять резервные индексы. Номенклатура является первичным документом, по которому осуществляется передача в архив документов временного срока хранения до 10-ти лет включительно. Документы временного срока хранения свыше 10-ти лет и постоянного срока хранения передаются в архив по описям дел.

Для определения сроков хранения, передачи документов в архив и уничтожения документов руководителем назначается экспертная комиссия, которая отбирает документы постоянного и временного хранения свыше 10-ти лет для передачи в архив, временного хранения до 10-ти лет включительно для дальнейшего хранения в подразделениях и временного хранения, сроки хранения которых истекли, — для выделения к уничтожению. В архив передаются дела постоянного, временного более 10-ти лет хранения и по личному составу. Их передача производится по описям дел. Дела временного до 10-ти лет включительно хранения передаче в архив не подлежат. Они хранятся централизованной службой ДОУ, а по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке. Указанные дела могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя. Их передача осуществляется по номенклатуре дел. Сотрудником архива предварительно проверяется правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствие с номенклатурой дел организации. Дела передаются по описи заведующему архивом или лицу, ответственному за архив, в присутствии сотрудников подразделения. Дела выдаются из читальных залов хранилищ для использования и проведения архивных работ с документами. Пользователи архивной информации работают в читальных залах. Дела во временное пользование выдаются не более чем на 30 дней. Выдача дел во временное пользование другой организации оформляется актом «О выдаче дел во временное пользование». При выдаче дел для использования взамен подкладывается карта-заместитель дела. В ней указывается шифр дела, дата выдачи, фамилия пользователя (название организации), дата возврата дела. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается и хранится до минования надобности. Список организаций, документы которых должны передаваться на государственное хранение, определяется государственной архивной службой. Прием документов Национального архивного фонда РБ на государственное хранение осуществляется в соответствии со сроками их ведомственного хранения. Дела передаются в государственный архив по описям, утверждаются в установленном порядке. Организация оплачивает стоимость работ по передаче документов. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи. Организации, деятельность которых не создает документы Национального архивного фонда РБ, хранят свои документы в соответствии со сроками, определенными перечнями документов с указанием срока сохранности. Различают оперативное и архивное хранение документов. С момента заведения до передачи в ведомственный архив или архив организации документы хранятся в подразделении в оперативном архиве. Дела находятся в рабочей комнате в специально отведенном для этой цели помещении, располагаются в запирающихся шкафах. Документы должны быть защищены от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Выдача документов осуществляется только с разрешения руководства. На место изъятого из дела документа помещается листок-заменитель, по которому контролируется возврат документа. На выданное дело заводится карта-заменитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам. Завершенные дела постоянного и временного (более 10-ти лет хранения) в течение 2-х лет остаются в подразделении, а затем сдаются в архив. Архив принимает от подразделений только правильно оформленные дела. Организация имеет право сохранять в оперативном архиве до уничтожения документы временного срока хранения до 10-ти лет включительно. Документы сроком до 10-ти лет хранения передаются в архив по решению организации. Исчисление сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за отчетным (календарным) годом. Документы хранятся 3 года по истечении ревизий и после налоговых проверок. После проведения отбора документов на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении их к уничтожению. Акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются комиссией организации одновременно с описями дел, затем утверждаются руководителем организации. Юридические и физические лица, являющиеся источником формирования Национального архивного фонда РБ, не имеют права уничтожать архивные документы без разрешения органов государственной архивной службы РБ. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению дел, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. Организациям всех форм собственности запрещается уничтожение документов с не истекшими сроками хранения. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемосдаточными накладными. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте, который подшивается в соответствующее дело только после внесения изменений в учетные документы архива. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения при помощи уничтожителя бумаг либо иным путем не допускается. Исключение в соответствие с нормативными правовыми актами делается для документов, содержащих так называемую конфиденциальную информацию и соответствующие грифы «Секретно» для служебного пользования. Уничтожение таких документов осуществляется с оформлением отдельного акта и отражением факта уничтожения в учетных формах.