Учет денежных средств

Учет наличности в кассе в национальной валюте

Для хранения, выдачи и приема денежных средств каждая организация имеет кассу. Руководитель организации обязан обеспечить сохранность денег как в кассе, так и при доставке их в банк и из банка. Не допускается хранить в кассе деньги, не принадлежащие организации. Порядок ведения кассовых операций регламентируется Правилами ведения бухгалтерского учета Ведение кассовых операций производит кассир (а при его отсутствии — бухгалтер), являющийся материально ответственным лицом. При приеме на работу кассира знакомят с порядком ведения кассовых операций, заключают с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности и подписывают обязательство кассира.

По НСФО № 2 (Национальные стандарты финансовой отчетности), при применении Рабочего плана счетов (РПС) учет операций в кассе ведется на активных синтетических счетах раздела 1 «Краткосрочные активы».

Учет наличности в национальной валюте отражается на счете 1010 «Денежные средства в кассе».

Счет 1010 является активным, поэтому имеет сальдо только по дебету. Увеличение на счете происходит по дебету, а уменьшение — по кредиту.

Если в организации намечается поступление в кассу валютных средств, то в Рабочем плане счетов (РПС), который является приложением к учетной политике, необходимо это предусмотреть, и для учета денег в национальной валюте применять счет 1011 «Денежные средства в кассе в национальной валюте».

Поступление денег в кассу как при ручной, так и при автоматизированной обработке учетно-отчетной документации, оформляется приходным кассовым ордером (ф. № КО-1) в одном экземпляре, подписанном главным бухгалтером и кассиром. Тому кто сдал деньги, на руки выдают квитанцию (отрывная часть ордера), а ордер остается в кассе.

Выдача денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером (ф. № КО-2) в одном экземпляре. Расходный кассовый ордер оформляется на основании платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, другими распорядительными документами, подписанными руководителем и главным бухгалтером. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется разрешающая подпись руководителя организации, то его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна. Таким документом может быть, например, «Заявка на получение денег из кассы», которая является внутренним учетным документом краткосрочного время действия.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир обязан потребовать у получаемого лица документ, удостоверяющий личность получателя. Наименование и номер документа, кем и когда выдан, указываются в расходном кассовом ордере. Получатель должен расписаться в расходном кассовом ордере и указать полученную сумму: тенге — прописью, тиын — цифрами (причем первая цифра получаемой суммы денег всегда пишется с прописной буквы).

При выдаче денег по доверенности в расходном кассовом ордере дополнительно указывают Ф.И.О. лица, которому доверено получение денег, а саму доверенность прикрепляют к расходному кассовому ордеру. Если доверенность выдана на получение суммы заработной платы, отраженной в платежной ведомости, то напротив этой суммы в ведомости расписывается доверенное лицо, а доверенность прикрепляется к платежной ведомости.

Приходные и расходные кассовые ордера выписываются кассиром четко и ясно. Исправление ошибок, подчистки, помарки и корректировка в данных документах не допускается. В случае обнаружения ошибок документ необходимо переписать или ошибку аккуратно перечеркнуть, записать рядом правильное значение, заверить исправление подписью и проставить дату исправления. Исправления в обозначении суммы денег не допускается. Если это будет сделано, то РКО или ПКО с исправленной суммой считается недействительным.

После совершения операций правильно оформленные ордера подписываются кассиром.

Для регистрации приходных и расходных кассовых документов применяют «Журнал регистрации приходных и расходных документов» (ф. № КО — 3). Журнал открывается отдельно на приходные и отдельно на расходные документы.

Оформленные приходные и расходные кассовые документы заносятся в Кассовую книгу (Ф. № КО — 4). Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера. Отрывная часть листа кассовой книги с приложением кассовых документов подшивается, и его итоги вносятся в журнал-ордер № 1, открытый на этот счет. Неотрывная часть листа кассовой книги остается в книге и является контрольным документом. Заполненные листы кассовой книги являются отчетами кассира. Отчет кассира составляется ежедневно. При небольшом обороте денежных средств допускается составление отчета кассира 1 раз в 3, 5, 10 дней.

Корреспонденция счетов типовых операций по учету денег в кассу организации.

На конец месяца в регистрах бухгалтерского учета выводят остаток денежных средств на 1 число следующего месяца. Сумма остатка должна соответствовать остатку по отчету кассира.

Ревизию хранящихся, а кассе денежных средств проводят не реже 1 раза в квартал. (Это положение должно быть отражено в учетной политике организации). Ее проводит комиссия, назначаемая руководителем организации. Результаты ревизии оформляются Актом инвентаризации наличия денежных средств (ф. № ИНВ-15). Излишки денежных средств, обнаруженные в кассе, приходуются, а недостачи взыскиваются с кассира. При любом несоответствии наличия денег в кассе с суммой по учетным документам с кассира берется объяснительная записка по этому поводу, где кассир обязан объяснить причины выявленного несоответствия. Объяснительная записка прилагается к акту инвентаризации денежных средств.