Процессы электронного технологического документа оборота

Утвержденные формы первичной учетной документации ОАО «РЖД» формируются по всем хозяйствам и сопровождают практически все технологические операции на железнодорожном транспорте. Анализ процессов формирования этих документов показал, что они формируются схожим образом.

Способ формирования каждого технологического документа основан на обобщенном процессе технологического документооборота, который отражает основные особенности формирования и сбора первичных учетных документов и приведен на рисунке 3.3.

Следует отметить, что в сложных случаях требуется более гибкое управление маршрутами документов и их оптимизация. Правила маршрутизации могут быть заданы/оптимизированы во внешнем приложении с использованием ветвлений и точек принятия решений. Для этого используется специализированный программный продукт, позволяющий проектировать и модифицировать маршруты документов (потоки операций) при помощи визуальных средств.

Необходимость отражать изменения состояния/статуса объекта (вагон, локомотив, путь и т. д.), участвующего в эксплуатационной работе, является начальным этапом в процессе создания первичного электронного документа.

Завершение технологической операции или появление первичного электронного документа, может потребовать создания следующего: например, создание ВУ-23 с кодом повреждения потребует создания формы ВУ-25. Таким образом, большинство форм первичной документации содержат данные, которые необходимо получать на основании информации, введенной в соответствующие информационные системы ОАО «РЖД», в том числе в системы автоматической регистрации объектов эксплуатационной деятельности и системы регистрации событий.

Обычно используются два метода дополнения введенных данных.

• 1. Получение необходимой информации в режиме реального времени в ответ на введенные данные.
• 2. Предварительная загрузка всех данных.

Задание формируется в электронном виде, в рамках системы ЭТД, отображается на мониторе и распечатывается в бумажном виде с клиентского места системы ЭТД. Формирование задания необходимо совмещать с уведомлением о наличии нового задания по электронной почте или другим способом уведомления (оповещения).

Исполнение работ осуществляется в порядке, утвержденном технологическими картами и формализованными бизнес-процессами. Перед началом сеанса работы в системе ЭТД каждый пользователь должен пройти авторизацию для определения его прав при работе с электронными документами.

Результаты выполнения работ в установленном порядке заносятся в соответствующую учётную форму, имеющую вид отдельного документа или записи в контрольном журнале установленного вида.

Завершение технологической операции, или появление первичного электронного документа может потребовать создания следующего электронного документа.

Поскольку многие производственные процессы на железнодорожном транспорте относятся к категории повышенной опасности, то часть событий требует немедленной реакции, в целях обеспечения безопасности движения.

В ряде случаев критически важно, чтобы информация о событии, как можно скорее, попала в информационные системы ОАО «РЖД» с тем, чтобы можно было принять необходимые меры по предотвращению последствий события. В связи с этим возникает временное ограничение. Например, информация о неисправном вагоне должна быть доступна диспетчеру не позднее чем через 1−3 мин. после оформления соответствующего документа работником вагонного хозяйства, чтобы неисправный вагон не мог быть отправлен в составе поезда, кроме случаев пересылки неисправного вагона к месту проведения ремонта с оформлением соответствующего первичного документа.