Сводные таблицы. 
Понятия Microsoft Excel

Сводная таблица является интерактивным инструментом анализа данных. Она позволяет получать динамические представления данных, объединять большие массивы, переупорядочивать их, подводить итоги по различным полям. Отображая разные страницы, можно осуществить фильтрацию данных, детализировать информацию, автоматически подвести общие или промежуточные итоги.

Фактически сводные таблицы совмещают средства фильтрации и итоговых вычислений. Создание сводных таблиц выполняются с помощью Мастера сводных таблиц, команда Данные Сводная таблица. Работа мастера выполняется по шагам:

Первый шаг — выбор типа источника данных и вида результата (рис. 9);

Если исходные данные расположены на одном листе установите переключатель В списке или базе данных Microsoft Excel.

Если исходные данные расположены на разных листах, или в разных рабочих книгах установите переключатель В нескольких диапазонах консолидации.

Рис 9. 1 шаг Мастера сводных таблиц

Второй шаг — указание диапазона ячеек для построения сводной таблицы (рис. 10).

Рис 10. 2 шаг Мастера сводных таблиц

Третий шаг — формирование макета (структуры) сводной таблицы — кнопка Макет.

Макет сводной таблицы включает области (рис. 11):

Страница — для размещения полей фильтрации записей, отображаемых в сводной таблице.

Строка, Столбец — для размещения полей группирования.

Данные — для размещения полей итогов.

Рис. 11. Просмотр макета сводных таблиц

Для построения макета сводной таблицы необходимо:

В область Страница поместить поле, в котором нужно производить фильтрацию записей.

В области Строка и Столбец поместить поля, которые должны быть представлены в сводной таблице. В областях Страница, Строка и Столбец каждое поле может помещаться только один раз.

В область Данные помещают поля, по которым при создании сводной таблицы будут производиться вычисления с помощью одной из функций:

Сумма (по умолчанию);

Количество значений;

Среднее;

Максимум и др.

Для выбора конкретной функции следует дважды щелкнуть по нужному полю (рис. 12).

Для подведения итогов по одному и тому же полю с помощью нескольких функций это поле нужно поместить в область Данные несколько раз.

Рис. 12. Выбор поля подведения итогов

По завершении формирования макета сводной таблицы закрываем окно кнопкой ОК и возвращаемся в окно третьего шага для выбора места расположения сводной таблицы:

новый лист;

существующий лист.

Кнопка Готово завершает процесс создания сводной таблицы.

После создания сводной таблицы автоматически открывается панель инструментов Сводные таблицы (Рис. 13).

Рис. 13. Панель инструментов Сводные таблицы

Кнопка Сводная таблица вызывает меню команд:

Формат отчета — для выбора одного из 10 автоформатов для отчета сводной таблицы.

Сводная диаграмма — для построения диаграммы по сводной таблице.

Мастер — для перехода к 3-му шагу построения сводной таблицы, который обеспечивает изменение макета и выбор места размещения сводной таблицы.

Обновить данные — обновление данных сводной таблицы при изменении информации источника.

Выделить — выделить отдельные части сводной таблицы: заголовки, данные или сводную таблицу целиком.

Сводная таблица остается динамически связанной с данными, на основании которых она была построена. Это в частности, означает, что для любого значения, приведенного в сводной таблице можно выяснить, как оно было получено. Для этого надо дважды щелкнуть на соответствующей ячейке таблицы. При этом автоматически создается новый рабочий лист, содержащий выборку записей, использованных при вычислении данного значения. Динамическая связь с исходными данными проявляется и в том, что при изменении данных не требуется заново формировать сводную таблицу. Для этого служит команда Обновить данные. На основании сводных таблиц можно строить диаграммы, наглядно отображающие представленные в них итоговые данные.

Для построения сводной диаграммы необходимо:

Установить курсор в область сводной таблицы.

На панели инструментов Сводные таблицы раскрыть список Сводная таблица и выбрать команду Сводная диаграмма.

В рабочей книге автоматически будет создан новый лист, на который будет помещена сводная диаграмма.

Информация о полях базы данных отображается на диаграмме точно так же, как и в сводной таблице, _ с раскрывающимися кнопками. Используя их, можно изменить правила фильтрации или отключить отображение некоторых значений.