Нормативные документы работы с кассовой наличностью

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

Банки, с которыми заключен договор обслуживания (п. 41 Порядка), проводят проверки кассовой дисциплины, а в случае поступления от банка информации о нарушениях кассовой дисциплины, проверку проводит налоговая инспекция. Банки проверяют правильность заполнения кассовых документов, их наличие, порядок и сроки сдачи наличных денег, а так же соблюдение лимита остатка денежных средств в кассе.

Предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях до 5 дней), включая день получения денег в банке.

Особое внимание проверяющие уделяют правильности ведения кассовой книги, приходных кассовых ордеров и расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов. Необходимо помнить, что в кассовую книгу можно вносить исправления, заверив их подписью кассира и главного бухгалтера организации (п. 23 Порядка), можно исправить авансовый отчет (п. 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34 н). А вот внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается, не говоря уже о подчистках и помарках (п. 5 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»; п. 19 Порядка).

Так же руководителю необходимо проводить инвентаризации денежных средств в кассе. Для проведения инвентаризаций и ревизий кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия. В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе, например, не реже чем один раз в месяц или ежеквартально. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

Недостача денежных средств в кассе обычно выявляется самим кассиром (работником, выполняющим функции кассира) или его непосредственным руководителем либо в ходе инвентаризации или ревизии кассы.

Акт ревизии наличных денежных средств необходимо оформлять независимо от результатов проверки (даже при отсутствии каких-либо расхождений с учетными данными). Но если комиссия выявила недостачу или излишек ценностей в кассе, то в акте следует также указать сумму недостачи (излишка) и взять с материально ответственного лица письменное объяснение причин ее (его) возникновения. Если кассир отказывается давать какие-либо объяснения, данный факт отражается в соответствующем акте.

Затем материалы ревизии кассы передаются на рассмотрение руководителю организации (иному уполномоченному лицу), который должен принять решение по u1088 результатам ревизии. Кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.