Состояние и пути совершенствования системы внутрихозяйственного контроля за денежными средствами в ОАО «Гомельский авторемонтный завод»

Контроль за сохранностью, движением, эффективностью использования денежных средств в ОАО «Гомельский авторемонтный завод».

Контроль — одна из необходимых составных частей управленческого процесса, в котором он выступает как элемент обратной связи, по его результатам производится корректировка ранее принятых решений и планов. Контроль дает возможность не только установить отклонения от правил, процедур, норм законодательства, но и определить причины этих отклонений, выявить должностных лиц, допустивших эти отклонения.

Контроль — объективно необходимое слагаемое хозяйственного механизма при любом способе производства.

За внутренний контроль отвечает само предприятие или один из его отделов. Иными словами речь идет о контроле внутри самой фирмы. Для этого создаются специальные контрольные органы (отделы или управления). Руководитель такого отдела может подчиняться только управляющему фирмой или собранию акционеров. Ю. А. Данилевский сравнивает фирму с кораблем, лоцманом которого выступает контролер, дающий советы капитану (т.е. управляющему), по какому маршруту плыть [35, с.10].

От эффективности внутреннего контроля зависит эффективность функционирования хозяйствующих субъектов (экономических единиц), а эффективность функционирования хозяйствующих субъектов в совокупности — одно из условий эффективности всего общественного производства. В современных условиях внутренний контроль как управленческая функция должен осуществляться на всех уровнях управления. Система внутреннего контроля должна ориентироваться на:

• — устойчивое положение организации на рынках;
• — признание организации субъектами рынка и общественностью;
• — своевременную адаптацию систем производства и управления организации к динамичной внешней среде [36, с.39].

Система внутреннего контроля — это политика и процедуры разработанные чтобы:

• — защитить активы,
• — обеспечить соответствие деятельности организации ее финансовой политике,
• — обеспечить достоверность данных, отраженных на бухгалтерских счетах.

Жесткая система внутреннего контроля над денежными средствами и ликвидными активами увеличивает вероятность того, что произведенные оценки денежных средств и их эквивалентов являются точной и надежной информацией для пользователей финансовых отчетов.

Охрана денежных средств является наиболее важным вопросом на многих предприятиях. Денежные средства легко скрыть и перевезти, на них нет знаков принадлежности, и они являются конвертируемыми. Риск кражи напрямую связан с тем, что отдельные лица имеют доступ к системе учета и могут получить разрешение на охрану денежных средств.

Внутренний контроль над денежными средствами должен выполнять следующие функции:

• — отдельное хранение и отдельный учет денежных средств;
• — учет всех операций, произведенных за наличный расчет;
• — хранение только необходимого остатка в кассе;
• — периодические проверочные подсчеты остатков в кассе;
• — физический контроль денежных средств.

Поступления денежных средств имеют много источников и различных контрольных операций во всех компаниях. Следующие процедуры применяются наиболее часто:

• 1 Распределение обязанностей по выплате денежных средств, записи операций, проведенных за наличный расчет и сверке кассовых остатков. Это распределение снижает вероятность кражи и сокрытия посредством поддельных записей.
• 2 Закрепление за каждым отдельным работником определенной ответственности за учет и регистрацию денежных средств, для обеспечения постоянного и непрерывного потока денежных средств с самого начала поступления их на банковские счета. Этот контроль требует незамедлительного подсчета, незамедлительной записи и своевременного депонирования всех полученных денежных средств.
• 3 Поддерживание непрерывного контроля за исполнением функций управления денежными средствами и ведения записей. Этот контроль включает повседневные и внезапные подсчеты денежных средств в кассе, внутренние ревизии и ежедневные отчеты о полученных денежных средствах, платежах и остатках.

Контроль за расходом денежных средств предусматривает:

• 1 Распределение обязанностей по ведению документации о денежных расходах, по выписыванию и подписыванию чеков (кассовых ордеров), по отправке чеков и ведению записей.
• 2 Оформление всех денежных расходов заранее пронумерованными чеками (расходными ордерами).
• 3 Если используются счета кассы, необходим контроль полномочий по ее использованию.
• 4 Расходные кассовые ордера выписываются только в том случае, если имеется адекватная документация, подтверждающая расход.
• 5 Надзор за денежными расходами и их оформлением.

Внутренний контроль в организации осуществляется за денежными средствами, находящимися на расчетных, валютных счетах, а также в кассе предприятия.

Использование банковских счетов само по себе является важным способом контроля за денежными средствами, так как денежные средства физически защищены в здании банка, к тому же банком ведется отдельный учет денежных средств и осуществляется управление денежными средствами, вследствие чего риск кражи сведен к минимуму.

Обязательна сверка всех кассовых остатков на каждую отчетную дату, или на конец месяца. Наличие отдельного счета для каждого места хранения денежных средств, облегчает проведение сверки и дает возможность выделения ошибок. Процесс сверки включает следующие шаги:

• 1 Подсчет фактических остатков наличных средств в кассе производится лицом, не занимающимся ведением операций с наличными средствами, в присутствии кассира и должен подписываться с указанием даты всеми сторонами.
• 2 Сравнение остатка на бухгалтерских счетах с фактическим наличием. Любые расхождения должны быть указаны.

Также как и с кассовыми счетами, необходимо ведение отдельных счетов для отражения операций по каждому отдельному расчетному (валютному) счету, что облегчит процесс сверки и выделит ошибки. Процесс сверки должен включать:

• 1 Пересмотр сумм денежных средств, снятых с расчетного счета, не нашедших отражения в учете (это могут быть банковские сборы и комиссионные за проведение банковских операций).
• 2 Отражение их в учете.
• 3 Сравнение остатков на расчетном (валютном) счете по выписке банка с остатком по данным бухгалтерского учета.
• 4 Для таких операций как недоставленные переводы или чеки, при сверке необходим учет разницы во временных поясах.
• 5 На акте сверки по движению и остаткам денежных средств необходимо указать дату сверки и подписи работников бухгалтерии: банка и компании.

В компьютеризованных системах учета процедуры контроля обеспечивают ограничение доступа к программным файлам и файлам информации путем установки паролей, ключей доступа, регламентирования возможностей отдельных терминалов (рабочих мест). Важное значение имеют процедуры контроля, гарантирующие ведение обработки данных по операциям с использованием всей ранее введенной информации и полное восстановление файлов данных после сбоя в программе или поломки компьютера. При ручной обработке информации должны быть приняты меры по сохранению документов путем установления и контроля исполнения графика документооборота, правил работы с документами, их передачи в архив, определения ответственных должностных лиц.

Внутрихозяйственные проверки предполагают тщательный и непрерывный обзор выполнения предыдущих контрольных процедур, способствуют своевременному обнаружению ошибок, нацеливают сотрудников на квалифицированное исполнение своих обязанностей.

На предприятии проверки операций с денежными средствами проводит комиссия, назначенная приказом по предприятию. Согласно Уставу «Гомельского авторемонтного завода» для осуществления внутреннего контроля финансовой и хозяйственной деятельности предприятия.

Общее собрание акционеров ежегодно избирает ревизионную комиссию в составе 3 человек. Члены комиссии в присутствии кассира проверяют наличие полистным пересчетом всех денег, находящихся в кассе, квитанции на сданные для хранения ценности, ценные бумаги, бланки строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег.

Операции с денежными средствами проверяются также в ходе ревизий и проверок, назначаемых вышестоящей организацией и государственными органами. Так, в соответствии с предписанием Министерства транспорта и коммуникаций от 09.04.2009 № 07−06/12, планом-заданием от 08.04.2009, согласно приказу от 13.04.2009 № 202 комиссией произведена внезапная инвентаризация остатков денежных средств в кассе предприятия и инвентаризация бланков строгой отчетности по состоянию на 13.04.2009.

Проверка начинается, как правило, с инвентаризации кассы, которая должна проводиться внезапно.

При временном отсутствии кассира помещение кассы опечатывается, и инвентаризация ее проводится по прибытии кассира. Если кассир отсутствует длительное время, на предприятии создается комиссия, проводится инвентаризация кассовой наличности и передача кассы другому материально ответственному лицу.

Инвентаризация кассы проводится в присутствии главного бухгалтера и кассира.

Кассовые операции на время инвентаризации кассы приостанавливаются. До начала инвентаризации кассы проверяющий должен выяснить: не хранятся ли в кассе деньги, принадлежащие другим организациям.

До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир должен составить кассовый отчет. В отчет включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе. Все частные расписки и другие документы, не предусмотренные правилами ведения кассовых операций, во внимание не принимаются и в отчет кассира не включаются.

До пересчета кассовой наличности кассиру предлагается подписать расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на денежные средства включены в отчет и сданы в бухгалтерию, все денежные средства, поступившие в кассу, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Это необходимо для предотвращения заявлений кассира после проверки кассы о наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет.

Тщательно проверяется правильность кассового отчета и выведения остатка наличных денег в кассе на момент инвентаризации. Остаток денег проверяется с учетом остатка по балансу на первое число месяца. При проверке кассового отчета и приложенных к нему приходных и расходных документов сопоставляются номера последних приходных и расходных кассовых ордеров, приложенных к отчету, с записями в журналах регистрации, чтобы убедиться в полноте учета последних кассовых операций.

Если будут обнаружены расхождения в сумме или нумерации ордеров, необходимо выяснить причины. После проверки кассового отчета проверяющий визирует отчет и все приложенные к нему приходные и расходные кассовые документы с указанием: «До инвентаризации … (дата)». Это необходимо для того, чтоб не допустить в дальнейшем никаких исправлений в кассовом отчете. Проверенный и завизированный ревизором отчет передается в бухгалтерию для выведения сальдо по счету «Касса» на момент инвентаризации кассовой наличности. После этого проводится проверка наличия денежных средств и других ценностей в кассе. Для этого кассир предъявляет имеющиеся в кассе деньги, денежные документы и другие ценности. Деньги и другие ценности пересчитывает кассир в присутствии проверяющего и главного бухгалтера или другого члена комиссии. Денежные средства пересчитываются по каждой купюре в отдельности. При наличии значительно количества купюр необходимо составить опись, в которой указываются достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

По чековой книжке на получение наличных денег сопоставляется номер последнего корешка чека с номером в отчете кассира.

После проверки денег и других ценностей, хранящихся в кассе, составляется акт инвентаризации кассы (приложение И). Кассир должен дать расписку в том, что все указанные в акте суммы денежных средств, документы и другие ценности приняты им на ответственное хранение. По всем установленным фактам отклонений фактического наличия денег в кассе от данных бухгалтерского учета кассир представляет инвентаризационной комиссии письменное объяснение.

На сумму недостачи денег в кассе составляется расходный кассовый ордер, устанавливается причина недостачи, и при установлении вины кассира недостача относится на его счет.

Выявленные в кассе излишки денежных средств подлежат оприходованию с отнесением их на финансовые результаты деятельности предприятия. Это отражается в бухгалтерском учете составлением приходного кассового ордера. Одновременно устанавливается причина излишков и недостач денег в кассе.

Согласно Типовому плану счетов бухгалтерского учета и Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета [38] выявленные при инвентаризации излишки денежных средств и денежных документов в кассе подлежат оприходованию (принимаются к учету) и отражаются в составе внереализационных доходов.

В бухгалтерском учете фактические излишки денежных средств приходуются следующей записью:

Дт 50−1 «Касса организации».

Кт 92−1 «Внереализационные доходы».

В случае выявления недостачи денежных средств записи производятся по дебету сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Кт 50−1 «Касса организации».

Если недостача денежных средств допущена по вине материально ответственного лица — кассира, то ее сумма списывается в учете проводкой:

Дт 73−2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Возмещение суммы недостачи может производиться из заработной платы кассира, что отражается следующей записью:

Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Кт 73−2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Если недостача возмещается в кассу организации, то в бухгалтерском учете выполняется запись:

Дт 50−1 «Касса организации».

Кт 73−2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

При отсутствии конкретного виновного лица сумма недостачи денежных средств, ранее отраженная по дебету счета 94, включается в состав внереализационных расходов организации и списывается следующей проводкой:

Дт 92−2 «Внереализационные расходы».

Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Таким образом, инвентаризация является одним из способов контроля за сохранностью денежных средств в кассе, она способствует своевременному выявлению злоупотреблений, а, следовательно, и более эффективной работе субъекта хозяйствования.

Закончив инвентаризацию кассовой наличности, контролер тщательно проверяет соблюдение во всем объеме правил ведения кассовых операций.

Прежде чем приступить непосредственно к проверке кассовых документов и записей, устанавливают, ведется ли в организации журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, предусмотренный порядком ведения кассовых операций. Затем проверяют ведение кассовой книги, которая должна быть пронумерована и опечатана сургучной печатью, а количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера.

При проверке приема наличных денег, полученных в учреждении банка, сверяют записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах, корешках чеков и выписках банка. При установлении фактов неоприходования по кассе полученных в банке наличных денег следует составить промежуточный акт, для привлечения в установленном порядке к ответственности виновных лиц и взыскания с них причиненного хозяйству материального ущерба.

При проверке расходных кассовых документов общим требованием является определение правильности списания и законности расходования наличных денег по кассе предприятия.

Проверку соблюдения условий хранения и сохранности денежных средств начинают с ознакомления со структурой предприятия (приложение К) и ее штатным расписанием. Эти документы позволяют сформировать список работников, выполняющих функции кассира. На основании полученных данных проверяется наличие приказов о приеме граждан на данную должность. При этом такой работник должен ознакомиться с приказом о приеме на должность кассира под роспись.

После этого знакомятся с должностной инструкцией кассира. Это связано с проверкой вопросов разделения полномочий. Не рекомендуется совмещать должность кассира и учет операций, непосредственно связанных с начислением сумм к выплате денежных средств через кассу организаций (например, расчетов по заработной плате, расчетов с подотчетными лицами). Кассир должен быть ознакомлен с Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами под роспись.

С кассиром должен быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Один экземпляр такого договора находится у работника (кассира, который является материально-ответственным лицом), а другой — в организации.

Проверка кассовых операций в иностранной валюте проводится аналогично кассовым операциям в национальной валюте. Необходимо учитывать, что независимо от количества используемых организацией в расчетах иностранных валют по кассовым операциям в иностранной валюте ведется одна кассовая книга. При этом используются типовые формы ПКО и РКО, в которых должны указываться курс валюты на дату совершения хозяйственной операции и номинал валюты прописью.

В ходе проверки кассовых операций в ОАО «АРЗ» комиссией произведена инвентаризация остатков наличной иностранной валюты в кассе предприятия у материально-ответственного лица — кассира. В результате инвентаризации излишек или недостачи не установлено.

При выборочной проверке кассовых отчетов в иностранной валюте (USD) превышения установленного банком лимита остатка денежных средств не выявлено.

Порядок учинения записей в кассовую книгу аналогичен порядку, установленному для рублевой кассы: они производятся кассиром в день получения или выдачи наличной иностранной валюты отдельно по каждому ПКО и РКО. Кассовую книгу следует заполнять в день оформления приходных кассовых ордеров по факту приема наличной валюты.

Организации могут иметь в своей кассе наличную иностранную валюту в пределах лимитов, установленных уполномоченными банками.

Лимит устанавливается в номинале иностранной валюты, а при работе с несколькими видами наличной иностранной валюты — в номинале каждой иностранной валюты или в эквиваленте одного вида иностранной валюты по согласованию с клиентом. При работе с несколькими видами валют превышение лимита рассчитывается как сумма выявленных превышений лимитов по каждой иностранной валюте относительно установленного лимита по ее виду.

Ревизия операций по расчетному счету и другим счетам в банках осуществляется по данным выписок из лицевых счетов и приложенных к ним оправдательных документов, а также записей в учетных регистрах (журналордер № 1 и ведомость № 1 (01), журналордер № 2 и ведомость № 2 (01), журналордер № 2/1 и ведомость № 2/1 (01), журналордер № 3 и др.) по счетам 51 «Расчетный счет», 52 «Валютный счет» и 55 «Специальные счета в банках» [39, c.177].

Вначале проверяют остатки денежных средств, отраженных в выписках банка по соответствующим счетам (51, 52, 55 и др.) с остатками средств по данным учета. Однако такое равенство остатков еще не гарантирует тождественности оборотов по выпискам банков и балансовому счету, поскольку при обработке выписок могут быть допущены умышленные их искажения. Поэтому необходимо проверить соответствие оборотов по дебету и кредиту счетов по выпискам банков за каждый проверяемый месяц данным оборотов согласно учетным регистрам. При этом полноту банковских выписок устанавливают по их постраничной нумерации и переносу остатков средств на счета. Остаток денежных средств на конец периода в предыдущей выписке банка по соответствующему счету должен равняться их остатку на начало периода в следующей выписке. Достоверность выписок определяют путем проверки всех их реквизитов. При установлении в выписке неоговоренных исправлений и подчисток проводят встречную проверку данных выписки с записями в первом экземпляре лицевого счета, находящегося в банке.

Выявленные в результате проверки суммы, ошибочно отнесенные в кредит или в дебет расчетного, валютного или других счетов и обнаруженные при проверке выписок банка с этих счетов, отражаются в бухгалтерском учете следующей записью:

Дт 76/3 «Расчеты по претензиям».

Кт 51, 52, 55.

На суммы ошибочно поступивших платежей в учете составляется обратная проводка.

Также проверяется, все ли проведенные через банк операции являются достоверными и подтверждены соответствующими подлинными документами. При возникновении сомнений в подлинности документов (отсутствие банковского штампа, исправление перечисленных сумм или наименования получателя денег и даты совершения операции) необходимо провести встречную проверку платежных документов, хранящихся в делах предприятия, с платежными документами в банке либо у контрагента по операции. Одновременно проверяется правильность корреспонденции счетов и записей в учетных регистрах.

Операции, связанные с использованием аккредитивов, начинают со сверки остатков сумм оборотов по выпискам банка с записями в регистрах бухгалтерского учета. Одновременно выясняются причины, обусловившие применение аккредитивной формы расчетов. В дальнейшем проверяется полнота и своевременность использования и возврата остатков аккредитивов, а также полнота оприходования товарно-материальных ценностей, поступивших от поставщиков в результате этой операции.

Контроль операций на валютном счете осуществляется аналогично контролю, проводимому по расчетному счету. Кроме того, проверяются своевременность и полнота обязательной продажи валютной выручки. При этом следует учесть, что субъекты хозяйствования могут осуществлять на территории Республики Беларусь скупку, обмен, продажу валюты только по лицензии Национального банка в установленном законом порядке.

Все выявленные нарушения отражаются в соответствующем разделе акта ревизии, внутрихозяйственной или аудиторской проверки со ссылками на прилагаемые к акту ведомости, таблицы и другие данные, свидетельствующие о допущенных нарушениях.

Качество проверки зависит не только от уровня ее организации и правильности проведения, но и от оформления обобщающих материалов: основного акта комплексной либо тематической ревизии, частного (промежуточного) акта ревизии, справок, накопительных ведомостей, приказов, издаваемых по результатам рассмотрения ревизий и проверок. На основании этих документов принимаются меры к ликвидации недостатков и нарушений; разрабатываются мероприятия по устранению причин и условий, способствовавших выявленным нарушениям; привлекаются к дисциплинарной, материальной и уголовной ответственности виновные должностные и материально ответственные лица. Содержание и качество оформления этих документов позволяют также судить об уровне проведенной проверяющими работы, их квалификации и компетентности.