Локальные акты в системе управления персоналом

Конкретные модели управления человеческими ресурсами в организации фиксируются в локальных нормативных актах, которые, согласно ст. 8 ТК РФ, могут приниматься работодателями в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Локальные нормативные акты как источники трудового права характеризуются следующими признаками:

• 1) являются нормативными подзаконными актами, поскольку принимаются в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями;
• 2) принимаются работодателем в пределах его компетенции единолично или с учетом мнения (по согласованию) с представителями работников (ст. 372 ТК РФ);
• 3) действуют в пределах организации.

В ст. 8 ТК РФ определены основополагающие правила действия локальных нормативных актов:

• • нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями;
• • локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению.

В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового нрава, коллективный договор, соглашения.

Порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов определен ст. 372 ТК РФ.

В соответствии со ст. 12 ТК РФ, локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие локального нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.

Локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи:

• • с истечением срока действия;
• • отменой (признанием утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом;
• • вступлением в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).

Обязательную силу для работников локальные акты приобретают после надлежащим образом проведенной процедуры ознакомления с их содержанием. Статья 21 ТК РФ закрепляет обязанность работодателя знакомить работников под подпись с вновь принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, а согласно ст. 68 ТК РФ, при приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника.

Поскольку функция управления персоналом в организации многоаспектна, ЛНПА, связанные с реализацией этой функции, регулируют различные по содержанию отношения: трудовые, социальные, управленческие, финансовые, производственно-хозяйственные и пр. Локальные нормативные акты, регламентирующие социально-трудовую сферу как отражение общественных отношений, которые они регулируют, имеют комплексный характер.

В трудовом законодательстве не ясно выражена позиция законодателя по вопросу обязательности или необязательности отдельных ЛНПА. Современное понимание специфики работодательской власти в сфере локального нормотворчества снимает этот вопрос с повестки дня. Если в качестве источника локального нормотворчества рассматривать не государственное дозволение, а саму природу хозяйской власти, вытекающую из социально-экономической автономии организации, то работодатель в гаком случае может вообще не пользоваться своей нормотворческой властью. То есть работодатель не обязан принимать локальные акты в сфере труда, имея возможность самостоятельно определять (в определенных пределах) перечень нормативных локальных актов, содержащих нормы трудового права. Эта позиция согласуется с общими нормами ТК РФ. Так, в соответствии со ст. 22 ТК РФ, работодатель имеет право принимать локальные нормативные акты. В ст. 8 и 22 ТК также не содержится оговорки об обязанности работодателя принимать ЛНПА.

Более того, для отдельных категорий работодателей (например, работодателей — субъектов малого предпринимательства, отнесенных в соответствии с законом к микропредприятиям) трудовым законодательством непосредственно устанавливается возможность отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, положения о премировании, графика сменности и др.). При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений такой работодатель должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами. Указанные трудовые договоры заключаются на основе типовой формы трудового договора, утверждаемой Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (ст. 309.2 ТК РФ)^[1].

В ТК РФ отсутствует отдельный перечень обязательных ЛНПА. Однако из содержания отдельных норм ТК РФ со всей очевидностью следует обязанность работодателя по принятию некоторых локальных актов, содержащих нормы трудового права. Отсутствие у работодателя таких ЛНПА является основанием для применения мер ответственности. Как определить перечень обязательных ЛНПА? В научной и практической литературе авторами представлены разные перечни обязательных локальных актов. Чаще всего в перечень обязательных актов включают:

• • штатное расписание (ч. 3 ст. 68 ТК РФ);
• • правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
• • должностные инструкции (ст. 22 ТК РФ — работодатель обязан знакомить работников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью);
• • положение об оплате груда (ч. 1 ст. 135 ТК РФ);
• • инструкции по охране труда (в соответствии со сг. 212 ТК РФ, обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда возлагаются на работодателя. Кроме прочего, работодатель обязан обеспечить разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда для работников);
• • положение о комитетах (комиссиях) по охране труда (в том случае, если по инициативе работодателя и (или) по инициативе работников создается комитет (комиссия) по охране труда, в соответствии со ст. 218 ТК РФ, на основе типового положения о комитете (комиссии) по охране труда, утверждаемого федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере труда, должен быть принят соответствующий ЛНПА);
• • положение о защите персональных данных работника (п. 8 ст. 88 ТК РФ).

Статья 159 ТК РФ определяет, что работникам гарантируется применение систем нормирования труда, определяемых работодателем с учетом мнения представительного органа работников или устанавливаемых коллективным договором, поэтому такой ЛНПА гоже можно назвать обязательным.

Очевидно, определяя пределы локального регулирования труда, законодатель использовал частноправовой принцип «разрешено все, что прямо не запрещено законом». В ТК, как видим, ничтожное количество прямых предписаний, обязывающих работодателя принимать локальные акты по тем или иным вопросам правового регулирования труда. Между тем не следует забывать и о том, что отсутствие локального регулирования, например по нормированию труда, размывает объем трудовой функции работника; игнорирование работодателем принятия положения о премировании лишает работников права на получение заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы и т. п. Недостаточность локального регулирования создаст слишком широкую свободу усмотрения для работодателя, и это чаще всего влечет за собой всевозможные нарушения одного из важнейших отраслевых принципов трудового права — обеспечение права каждого работника на справедливые условия труда.

Еще один тезис в пользу максимально полного «укомплектования» организации локальными актами в области регулирования труда персонала — нормы локальных актов по различным вопросам управления персоналом существенно упорядочивают управленческие процессы, позволяют сделать эти процессы и процедуры ясными, прозрачными, что существенно снижает риск возникновения конфликтов с работниками и трудовых споров.

Краткая характеристика основных (обязательных) локальных нормативных актов в системе управления персоналом

Штатное расписание. В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом. Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций. В частности, оно:

• • закрепляет организационную структуру компании (ее структурные подразделения);
• • определяет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
• • позволяет проследить систему оплаты труда работников структурных подразделений;
• • устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
• • облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии.

По поводу обязательности штатного расписания в трудовом законодательстве четкого ответа нет. В Трудовом кодексе РФ штатнос расписание упоминается в ст. 15, содержащей определение трудовых отношений, и в ст. 57, согласно которой обязательным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы, однако обязанность работодателя по оформлению штатного расписания в ТК РФ не предусмотрена. Соответственно, работодатель, пользуясь свободой нормотворчества в организации, может самостоятельно решать вопрос о необходимости введения штатного расписания. При этом следует обратить внимание на то, что, как правило, правоприменительные органы — трудовая инспекция, налоговые органы, ФСС РФ и ПФР при проведении проверок запрашивают штатное расписание и порой его отсутствие расценивают как нарушение законодательства о труде^[2].

Штатное расписание может оформляться путем заполнения унифицированной формы № Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», или работодатель вправе разработать форму штатного расписания самостоятельно^[3]. Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Штатное расписание может изменяться по инициативе работодателя в любое время, когда потребуется изменить организационную структуру. Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно либо утвердив новое штатное расписание с новым регистрационным номером, либо приказом внести изменения в действующее штатное расписание.

Должностная инструкция — эго организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности. Она составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового договора (в том числе при переводе на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности).

Основной целью разработки должностной инструкции является:

• • создание организационно-правовой основы деятельности должностных лиц предприятия;
• • повышение ответственности должностных лиц за результаты их деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;
• • повышение объективности при аттестации, присвоении специальных званий и квалификационных разрядов работнику, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.

Грамотно составленная должностная инструкция даст четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры. Должностные инструкции служат основой для аттестации персонала, помогают равномерно распределять обязанности между сотрудниками с похожими должностями, избегать дублирования обязанностей. Должностная инструкция, подписанная работником, позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности. При наличии должностных инструкций трудовые споры часто разрешаются внутри организации без привлечения государственных органов. Инструкции позволяют работодателю доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно¹'.

Должностная инструкция разрабатывается в соответствии со штатным расписанием предприятия, внутренними локальными нормативными актами, соблюдением требований ТК РФ и иных нормативных правовых актов. Основой для подготовки должностной инструкции должны стать нормативные акты, содержащие описание должностей и квалификационные характеристики работников — квалификационные справочники и профессиональные стандарты.

В «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденном Постановлением Министерства груда РФ от 21.08.1998 № 37, содержатся квалификационные характеристики массовых должностей, общих для всех отраслей экономики. С учетом же специфики отдельных отраслей разработаны характеристики по должностям, присущим только им. Соответствующие характеристики утверждены федеральными органами исполнительной власти по согласованию с Министерством труда и социальной защиты. Кроме того, рекомендуется (а в случаях, предусмотренных нормативными актами, обязательно) использовать соответствующий профессиональный стандарт, содержащий характеристику квалификации, необходимой работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности.^[4]

Профессиональным стандартом устанавливается характеристика квалификации, необходимой работнику для осуществления определенного вида профессиональной деятельности, в том числе выполнения определенной трудовой функции (ч. 2 ст. 195.1 ТК). Если ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, профессиональные стандарты в части указанных требований обязательны для применения работодателями.

Согласно положениям ст. 195.3 ТК, характеристики квалификации, которые содержатся в профессиональных стандартах и обязательность применения которых не установлена Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, применяются работодателями в качестве основы для определения требований к квалификации работников с учетом особенностей выполняемых работниками трудовых функций, обусловленных применяемыми технологиями и принятой организацией производства и груда.

Должностная инструкция на определенную должность составляется на базе типовых квалификационных характеристик, но, поскольку любое предприятие имеет свою специфику в направлении деятельности или в объеме работ, она может дополняться положениями, соответствующими потребностям конкретного работодателя.

Структура должностной инструкции включает в себя следующие обязательные разделы:

• 1. Общие положения.
• 2. Права.
• 3. Должностные обязанности.
• 4. Ответственность.

На практике можно использовать два варианта составления должностной инструкции. Каждый из этих вариантов будет порождать разные правовые последствия в случае изменения первоначального варианта содержания должностной инструкции. Итак, должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ (локальный нормативный акт).

Эта позиция подтверждается разъяснениями Федеральной службы по труду и занятости (Письмо от 31.10.2007 № 4412−6)^[5], согласно которым работодатель может самостоятельно решать, как оформить должностную инструкцию и вносить в нее изменения, поскольку порядок составления такой инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован.

Оформление должностной инструкции в виде приложения к трудовому договору будет свидетельствовать о том, что она является его неотъемлемой частью. Из этого следует, что если в дальнейшем у работодателя возникнет необходимость внести в нее изменения, то они могут быть внесены только по соглашению сторон трудового договора, в порядке ст. 72 ТК РФ. Это объясняется тем, что раз должностная инструкция составляет единое целое с трудовым договором, то ее изменение осуществляется в таком же порядке, как и изменение самого трудового договора. Для этого работодателю необходимо будет заключить соглашение сторон, которое должно быть составлено в письменной форме (ст. 72 ТК РФ).

Если же должностная инструкция не будет приложением к трудовому договору, то внесение в нее изменений может производиться без согласия работника, но при соблюдении ряда условий.

Если внесение изменений в должностную инструкцию связано с изменением обязательных условий трудового договора, должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений в новых условиях, вносятся изменения в должностную инструкцию.

Если внесение изменений нс влечет за собой необходимости изменения обязательных условий трудового договора, работодателю достаточно утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Согласия работника в данном случае не требуется.

Правила внутреннего трудового распорядка — локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Правила внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР) каждая организация разрабатывает самостоятельно, с учетом специфики и особенностей работы. В качестве модельного образца для составления ПВТР можно использовать Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденные Постановлением Госкомтруда СССР от 20.07.1984 № 213^[6] (данный документ применяется в части, нс противоречащей Трудовому кодексу РФ, вступившему в силу с 01.02.2002). ПВТР входят в состав организационно-распорядительной документации, и на них распространяются требования к оформлению документов, установленные ГОСТ Р 6.30−2003.

В ПВТР обязательно нужно отразить сроки выплаты заработной платы в соответствии со ст. 136 ТК РФ. Если в организации есть сотрудники, работающие с ненормированным рабочим днем, в Правила следует включить перечень должностей с ненормированным рабочим днем и оговорить условия, при которых работа осуществляется за пределами нормальной продолжительности рабочего времени.

Работники должны быть ознакомлены с ПВТР под подпись при приеме на работу (а если Правила принимаются вновь, то в процессе работы). Сотрудников необходимо знакомить также и со всеми изменениями, вносимыми в этот документ. ПВТР должны быть доступны для прочтения в любое время.

Положение об оплате труда прямо не предусмотрено как обязательный ЛНА, в отличие от тех же ПВТР. Однако, согласно ст. 135 ТК РФ, заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда.

Системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Положение об оплате труда принимается работодателем с учетом мнения представительного органа работников.

Кроме Положения об оплате труда, в организации могут разрабатываться и другие локальные акты, регулирующие особенности оплаты труда, например, Положение о премировании. Кроме того, согласно ст. 136 ТК РФ, работодатель обязан утвердить с учетом мнения представительного органа работников форму расчетного листка, в котором работнику сообщается: о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период; о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику; о размерах и об основаниях произведенных удержаний; об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Форма расчетного листка может быть приложением к Положению об оплате труда.

Положение о защите персональных данных — это локальный нормативный акт, в котором, в соответствии со ст. 85−90 гл. 14 ТК РФ, установлены требования к порядку обработки персональных данных работника, гарантии их защиты, правила хранения и использования персональных данных, права работника по защите персональных данных и ответственность работодателя за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника.

Согласно гг 8 ст. 88 ТК РФ, работники и их представители должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также их права и обязанности в этой области. В п. 10 той же статьи говорится о том, что работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.

Локальное регулирование порядка защиты персональных данных в конкретной организации не исчерпывается только Положением о защите персональных данных работников. В соответствии с требованиями законодательства о персональных данных, в организации должны быть утверждены и другие документы в этой сфере. К их числу относятся:

• • положение (инструкция) о мерах защиты ПД;
• • список должностей работников, уполномоченных на обработку ПД или имеющих доступ к ПД (согласно ст. ММ ТК, разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций)',
• • обязательство о неразглашении персональных данных работников;
• • журнал учета внутреннего доступа к персональным данным;
• • журнал учета выдачи персональных данных работников организациям и государственным органам;
• • журнал проверок наличия документов, содержащих персональные данные работника.

Поскольку, согласно ст. 88 ТК РФ, передача персональных данных работника в пределах одной организации, у одного индивидуального предпринимателя осуществляется в соответствии с локальным нормативным актом, в Положении о персональных данных работников необходимо описать этот порядок.

С Положением о защите персональных данных работники должны быть ознакомлены под подпись (ст. 88 ТК РФ).

• [1] См.: О типовой форме трудовою договора, заключаемого между работником и работодателем — субъектом малого предпринимательства, который относится к микропредприятиям: постановление Правительства РФот 27.08.2016 № 858 // СЗ РФ. 2016. № 36. Ст. 5414.
• [2] См. п. 91 Методических указаний о порядке назначения, проведениядокументальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных Постановлением ФСС РФ от 07.04.2008 № 81, п. 51 Методическихуказаний о порядке назначения, проведения документальных выездныхпроверок страхователей по обязательному социальному страхованию отнесчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний ипринятия мер по их результатам, утвержденных Постановлением ФСС РФот 07.04.2008 № 82. См. пн. 11, 20, 28.2, 29.2, 29.3, 30.4, 32 Методическихрекомендаций, но организации и проведению документальной проверкидостоверности представленных страхователями индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке (вознаграждении), доходе застрахованных лиц в системе государственного пенсионного страхования, утвержденных Постановлением Правления ПФ РФ от 30.01.2002 № 11п.
• [3] С 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиесяв альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, неявляются обязательными к применению.
• [4] Захаркина О. И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ. М.: Омега-Л, 2007 // СПС «КонсультантПлюс».
• [5] 1 О О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников: письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412−6 // СПС «Консультант-Плюс».
• [6] 14 Бюллетень Госкомтруда СССР. 1984. № 11.