2 Взаимодействие с подрядчиками при организации мероприятий

В России процесс становления ивента идет более интенсивно, благодаря опыту США и стран Европы, однако с присущими российскому обществу особенностями. Поскольку ивент-деятельность в России формируется в условиях неопределенности (нет четкого понимания организационных технологий, целей), то подражательное поведение агентов ивентполя с точки зрения экономии ресурсов является наиболее удобным и оправданным.

Рынок ивент-услуг в России на сегодняшний день не очень цивилизован, и его довольно трудно структурировать, и тем более невозможно измерить его с помощью строгих критериев, будь то объем рынка, обороты и т. д. При этом этот рынок остается одним из наиболее динамично развивающихся. Число компаний, оказывающих услуги по органи зации мероприятий, постоянно увеличивается.

По оценкам экспертов, только на московском рынке в настоящий момент работают более 1 000 ивент-компаний [2. С. 6]. Однако информация об участниках рынка остается довольно скудной. На ивент-рынке действуют агентства, оказывающие услуги по организации событий, основными из которых являются: маркетинговые (выставки, презентации, открытия и т. п.), праздничные (юбилей, свадьбы, корпоративные и массовые городские праздники) и деловые (конференции, встречи и т. д.).

Что касается стоимости ивент-услуг, то на нашем рынке цены только относительно нормируемые, поскольку на них оказывает влияние множество факторов: сегмент рынка, местонахождение фирмы, сезон и др. Любая стоимость проекта складывается из собственно стоимости — 40−45% (себестоимость), 40% - развитие проекта, 5−7% - доходная часть и 10% - непредвиденные расходы.

Несмотря на все вышеизложенное, мы можем говорить о намечающейся позитивной тенденции формирования профессионального сообщества, внутренней консолидации. Постепенно заполняются информационные пробелы в деятельности ивент-менеджеров: развиваются информационные ресурсы для менеджеров, работающих в этой сфере; появляются издания, посвященные ивент-отрасли, интернет-ресурсы; проходят отраслевые праздники (День ивент-менеджера). Данная тенденция, безусловно, способствует тому, что рынок постепенно становится более цивилизованным.

Ивент-менеджмент — это атмосфера праздника, индивидуальные условия отдыха и незабываемые впечатления. Главная особенность ивент-менеджмента — множество ярких и неповторимых моментов.

Главная особенность ивент-менеджмента — множество ярких неповторимых моментов. Это перспективный и динамично развивающийся вид туризма.

Что бы такое мероприятие прошло успешно можно предложить следующие этапы взаимодействия:

• 1. Оценить свои ресурсы и потребности.
• 2. Определить бюджет.
• 3. Отобрать потенциальных поставщиков.
• 4. Отослать ценовой запрос.
• 5. Рассмотреть предложения и выбрать поставщиков.
• 6. Обсудить окончательную стоимость и подписать контракты.
• 7. Проконтролировать выполнение контрактов.
• 8. Работать только с лучшими [3].

При организации мероприятия возникает немаловажная проблема — это взаимодействие с подрядчиками. Подрядчики являются теми, кто реализует в жизнь задумки организаторов мероприятия, которые в свою очередь обещало воплотить фантазию заказчика в реальность. Между подрядчиком и организатором складываются свои отношения.

В ходе подготовки мероприятия в роли поставщиков и партнеров могут выступать:

К обязанностям ивент-менеджера можно отнести:

• — организация производственного процесса и контроль за своевременным и качественным исполнением работ;
• — координация работ субподрядчиков и поставщиков;
• — приемка выполненных субподрядчиками работ, составление соответствующих актов приемки работ;
• — проверка проектно-сметной документации и счетов;
• — наем персонала, организация и контроль за его работой.

Для реализации всех условий event-менеджеры, прежде чем подписать договор с подрядчиками о предоставлении услуг, формулируют требования к арендуемой площадке. В случае event-мероприятия большого формата данные требования оформляются в виде документа — заявки на предложение.

Общие принципы заключения юридически обязывающих документов (договоров). Ключевые элементы договора:

• — идентификация сторон;
• — предмет договора и описание действий обязательных к выполнению;
• — сведения о вознаграждении и методе его выплаты;
• — согласие сторон с условиями соглашения [10].

Другие условия договора: штрафные санкции, дополнительные условия договора, дополняющие основные, форс-мажорные обстоятельства.

Виды договоров при проведении мероприятий (трудовой договор, о возмездном предоставлении услуг, авторский договор, договор о поставках, арендный договор и т. д.).

Выводы по 1 главе Таким образом, ивент-менеджмент является новым направлением. Без него не было бы всей атмосферы праздника. Как раз ивент-менеджмент и привносит те основные события, которые и привлекают массы туристов. Однако, несмотря на свою новизну, зачатки ивент-менеджмента были ещё с древних времён. И с каждым днём ивент-менеджмент развивается всё больше и больше.