Модуль «Управление договорами»

Функциональность модуля «Управление договорами» предназначена для автоматизации бизнес-процедур, связанных с заключением, исполнением и учетом договоров и контрактов.

Рисунок 2 — управление договорами Может использоваться для автоматизации договорной деятельности во многих отраслях промышленности, транспорта, торговли и т. д. Даже если работа предприятия реализована не по договорной схеме, «условный» договор по контрагенту может служить в качестве отправной точки при планировании хозяйственной деятельности в сфере закупок, поставок и платежей, а также для контроля их исполнения.

Рисунок 3 — Реестр договоров Упрощается решение следующих задач:

• · Заключение договоров (конкретных и рамочных), связанных со снабжением и сбытом. Учет расчетов по договорам, в том числе векселями и ценными бумагами;
• · Конкретизация рамочных договоров путем периодического заключения дополнительных соглашений, уточняющих взаимоотношения сторон на определенный период;
• · Формирование календарных планов поставки товаров, услуг и платежей. Расчет штрафов за нарушение условий и сроков отгрузки и оплаты;
• · Организация транспортировки и формирование платежных документов. При этом выполняется расчет потребности в единицах подвижного состава и транспортных средствах, формируются счета на предоплату за товары/услуги по транспортировке. Возможна отгрузка товаров железнодорожным и автомобильным транспортом с формированием сопроводительных документов. При этом определяются приоритеты отгрузок, формируются распоряжения на отгрузку, разнарядки, накладные на отпуск;
• · Составление исковых заявлений по договорам на взыскание долга и уплату пени, а также регистрация решений суда по искам;
• · Формирование отчетности и проведение окончательных расчетов. На этом этапе, на основании товарно-сопроводительных документов, осуществляется учет выполнения наряд-заказов, формируются платёжно-расчетные документы для оплаты услуг по транспортировке, контролируется дебиторская и кредиторская задолженности, анализируется состояние взаиморасчетов. Для этого используются акты сверки взаиморасчетов, в которых фиксируются объемы отгруженных товаров и расходы на транспортировку в стоимостном выражении, суммы платежей, суммы оказанных услуг, наличие задолженности.

Отчеты:

• · Товарная часть отчета об исполнении договоров и финансовая часть с нарастающим итогом подобны товарно-финансовому отчету, но содержат информацию только об объемах взаимных отгрузок/поставок или только о размерах платежей. Эти отчеты также позволяют сравнить плановые и фактические показатели;
• · Отчеты об исполнении договоров, наряд-заказов и распоряжений на отгрузку по номенклатуре позволяют получить информацию об объемах поставленных/отгруженных за период материальных ценностей;
• · Отчеты по хронологии отгрузок и хронологии платежей предоставляют информацию о проведенных накладных и платежных документах по договору, соответственно. Документы в отчетах располагаются в хронологическом порядке. В отчете по хронологии отгрузок также приводятся данные о складских ордерах, сформированных по накладным;
• · Отчеты по исполнению наряд-заказов и исполнению распоряжений на отгрузку содержат информацию о наряд-заказах, распоряжениях на отгрузку и сформированных по ним накладных. Имеется возможность включения в отчет данных по всем или только по исполняемым документам, а также — по всем или только по проведенным накладным;
• · Реестры договоров, наряд-заказов и распоряжений на отгрузку;

Каждый договор является интерактивным. Перед выводом отчета на печать можно просмотреть и при необходимости откорректировать первичные документы, на основании которых эти данные были получены. Гибкая система настроек позволяет получать исчерпывающую информацию в различных разрезах, за любой период и с разными уровнями детализации. Каждый пользователь системы может создать свой набор настроек отчетов. При этом все настройки сохраняются в базе данных и могут быть применены в любой момент.