Обмен гербарным материалом

Основной преобладающий сейчас тип обмена — прямой двухсторонний между заинтересованными учреждениями. Для того чтобы получить именно те материалы, которые наиболее интересны, нужно подбирать подходящих партнёров по обмену и договариваться с ними о характере посылаемых материалов. Чем крупнее гербарий, тем более широким географическим и таксономическим ассортиментом дублетов он обладает.

Как правило, образцы в обмен посылаются немонтированными; это удобнее для обеих сторон. Если дублеты извлечены из уже включенных в основной фонд материалов, их, конечно, можно послать и в монтированном виде.

При посылке за границу следует давать текст на латинском или английском языке. Нужно ориентироваться на то, чтобы образцами мог воспользоваться не только лишь их непосредственный получатель, но и гораздо более широкий круг исследователей как сейчас, так и в будущем. Поэтому малораспространенными языками для этикетажа лучше не пользоваться совсем даже в том случае, если сегодняшнему получателю язык понятен.

Значительные гербарии обычно не рассылают своих дублетов прежде, нежели первые экземпляры будут инсерированы в собственный фонд. Тем самым сотрудникам и гостям своего гербария обеспечивается возможность изучить эти материалы раньше, чем дублетные экземпляры будут получены в других гербариях. Однако нужно иметь в виду, что обнаружение новых научных фактов в гербарных материалах зависит прежде всего от специальных познаний тех, кто эти материалы просматривает. Множество интереснейших новых видов было обнаружено и описано на основании изучения образцов, которые до этого десятилетиями находились буквально у всех на виду — в самых известных и широко используемых гербариях, но не были надлежащим образом поняты.

В зависимости от объема партии растения посылаются либо бандеролью (до 2 кг весом), либо «пакетом» (1 кг весом), либо посылкой (до 10 кг весом). Упаковка должна быть достаточно жесткой, чтобы предохранить растения от поломки. Полезно завернуть материал в непромокаемую бумагу или пленку. Укладывать листы в ящик россыпью, без перевязки, недопустимо. Одновременно адресату посылается извещение об отсылке материала, с указанием числа листов.

Отсылку материалов в обмен нужно регистрировать в специальной книге поступлений, либо отдельно. Кроме регистрации в книгах, следует параллельно вести учёт обмена в особой картотеке, в которой для каждого обменного партнёра заведена специальная карта: на одной стороне записывается отсылка материалов этому партнёру, а на другой — получение от него.