Преимущество электронного над бумажным документооборотом

Большинство предприятий признают достоинства электронного документооборота, который имеет следующие преимущества:

многокритериальный поиск документов;

контроль исполнения документов;

регистрация документов;

ввод резолюций к документам;

распределенная обработка документов в сети;

распределение прав доступа к различным документам и функциям системы;

ведение нескольких картотек документов;

работа с проектами документов;

распределение находящихся на исполнении документов по «папкам» в зависимости от стадии исполнения документа: поступившие, на исполнении, на контроле и другие;

формирование стандартных отчетов;

обмен документами по электронной почте;

списание документов в дело;

отслеживание перемещений бумажных оригиналов и копий документов, ведение реестров внутренней передачи документов;

ведение пользовательских списков должностных лиц, организаций, тематических рубрик, групп документов;

редактирование шаблонов выходных печатных форм. 2].

Введение

электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т. п.).

В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности.

Проблемы внедрения системы электронного документооборота

Существуют общие практически для любых организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Ниже перечислены основные из них:

Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

Фактор директора «советского типа» — нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.

Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.

Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).

Необходимость взаимодействовать с внешним «бумажным» миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа[4].