Хранение документов.
Бухгалтерский учет в бюджетных организациях
В общем архиве хранятся дела законченных отчетных периодов (лет). В местном архиве хранятся дела по законченным операциям текущего отчетного периода (года). Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): Необходимость хранения учетных документов предписывается основными нормативными… Читать ещё >
Хранение документов. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Проведенные (исполненные) учетные документы хранятся в архиве. Организация хранения документов должна обеспечивать:
- 1) целостность документов в течение установленного законом срока;
- 2) возможность использования документов для всякого рода справок.
Необходимость хранения учетных документов предписывается основными нормативными актами, регламентирующими организацию учета:
- — Федеральным законом «О бухгалтерском учете» (ч. 1 ст. 29): «Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года»;
- — Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 17): «…организации… обязаны обеспечивать сохранность архивных документов… в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации…»;
- — НК РФ (подп. 8 п. 1 ст. 23): «Налогоплательщики обязаны… в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов…».
Порядок хранения документов регламентируется Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации».
Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
Архивы в зависимости от объема и характера хранимого в них материала делятся на центральный (общий) и местный (текущий).
В общем архиве хранятся дела законченных отчетных периодов (лет). В местном архиве хранятся дела по законченным операциям текущего отчетного периода (года).
Документы, использованные для бухгалтерских записей, передаются на хранение. Документы хранятся строго определенный промежуток времени, устанавливаемый соответствующими инструкциями, после чего уничтожаются.
Сроки хранения каждого вида документов определены:
- • 1 год;
- • 5 лет;
- • 75 лет;
- • постоянно;
- • до минования надобности;
- • до замены новым (новыми).
Сроки хранения отдельных видов документов представлены в табл. 2.1.[1]
Таблица 2.1
Сроки хранения бухгалтерских документов1
Номер статьи. | Вид документа. | Срок хранения документа. | Примечания. |
Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.): |
|
Номер статьи. | Вид документа. | Срок хранения документа. | Примечания. |
а) сводная годовая (консолидированная). | Пост.**. | ||
б) годовая. | Пост. | ||
в) квартальная. | 5 л. (1). | ||
г) месячная. | 1 г. (2). | ||
Бюджетная отчетность (балансы, отчеты, справки, пояснительные записки): |
| ||
а) годовая. | Пост.**. | ||
б) квартальная. | 5 л. (1). | ||
в) месячная. | 1 г. (2). | ||
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы; пояснительные записки к ним. | Пост.**. |
** …При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
Изъятие документа из хранения может производиться только по необходимости с составлением соответствующих документов. При этом на месте хранившегося документа остается расписка по факту изъятия документа (кем, когда и для чего изъят).
- [1] Статьи 351—353 раздела 4 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местногосамоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказомМинкультуры России от 25.08.2010 № 558.