Личное дело и его содержание

Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работниках организации (предприятия). Личные дела могут заводиться на всех работников, но чаще всего — на руководителей и ведущих специалистов (при этом на всех сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2).

Организация (предприятие) вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

• · внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
• · заявление о приеме не работу;
• · анкета или личный листок по учету кадров;
• · автобиография;
• · копии документов об образовании, присуждении стипендий, присвоении ученых званий;
• · копии документов об утверждении в должности;
• · характеристики или рекомендательные письма;
• · трудовой контракт (договор);
• · копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;
• · дополнение к личному листку по учету кадров;
• · справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

В личное дело могут быть включены такие документы, как списки изобретений, научных трудов и др. Необходимо иметь в виду, что при приеме на работу запрещается требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.

Личное дело заводят после издания приказа о приеме не работу. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшиваются в папку-скоросшиватель. На ее обложке указывают полностью фамилию, имя и отчество сотрудника.

Личные дела сотрудников организации (предприятия) хранятся у инспектора по кадрам или секретаря в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносят только лица, ответственные за их ведение.

Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.