Системы делопроизводства, документооборота и корпоративные системы управления документами

Основными известными игроками этого рынка, являются следующие компании с соответствующими продуктами: Lotus (АйТи, Институт Развития Москвы, Интерпроком Лан, ИнтерТраст, КомпьютерЛэнд, КСК), Ланит (LanDocs), Оптима (Optima Workflow), Электронные Офисные Системы (Дело), 1С (1С:Документооборот) и ряд других поставщиков. Большинство перечисленных отечественных систем делопроизводства и документооборота предоставляют функции:

• — Обработка и хранение документов: регистрация;
• — Управление потоками работ (передача документов между исполнителями);
• — Контроль исполнительской дисциплины;
• — Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск;
• — Работа с взаимосвязанными документами;
• — Регламентация прав доступа;
• — Списание документов «в дело» ;
• — Интеграция с внешними системами электронной почты и ряд других.

Основными пользователями этих систем являются такие структурные подразделения организаций, как управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции и т. д. Безусловно, это важные пользователи, но они составляют 5−10% сотрудников организаций, которые нуждаются в повсеместно доступной общекорпоративной системе электронного управления документами. Системы делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства. Системы документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.

Если основным назначением систем делопроизводства является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий (например, «документ принят к исполнению», «документ передан на исполнение конкретному сотруднику», «на документ дан соответствующий ответ» и т. д.) в соответствии с принятыми правилами, то системы документооборота не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами.

Системы делопроизводства можно отнести к классу систем, ориентированных на бизнес-процессы (часто с элементами управления потоками работ). И этот бизнес-процесс, на который ориентированы эти системы, называется «традиционное отечественное делопроизводство». Это специфические вертикальные решения. В этом их достоинства и недостатки.

Основное достоинство отечественных систем делопроизводства и документооборота состоит в том, что лучшие из этих систем великолепно учитывают отечественную специфику и традиции работы с документами. В них заранее заложена соответствующая бизнес-логика работы.

С точки зрения пользователей систем этих трех типов можно сказать, что пользователями систем делопроизводства являются сотрудники ограниченного числа таких структурных подразделений организации, как управление делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы, экспедиции. Пользователями систем документооборота являются отдельные сотрудники многих подразделений (вовлеченных в какой-то общий бизнес-процесс). Пользователями корпоративных систем управления документами являются практически все сотрудники из всех подразделений организации.

Таким образом, иерархия понятий и технологий, по мере их расширения от частных к более общим, следующая:

• — Системы делопроизводства;
• — Системы документооборота;
• — Системы управления документами, включая корпоративные системы электронного управления документами.