Анализ проблем представления и хранения данных

Ранее вся информация о состоянии техники и её количестве хранилась в электронных таблицах Microsoft Excel, что существенно затрудняло одновременную работу двум и более пользователям с данными, и тем самым отрицательно влияло на динамику работы сотрудников в условиях дефицита рабочего времени.

Недостатки автоматизации учета в MS Excel:

низкая производительность при работе с большими объемами данных;

недостаточная функциональность (нет средств представления отдельных записей по определенным фильтрам и критериям).

нет многопользовательского доступа;

нет гибких механизмов разграничения доступа к данным;

большие трудности с консолидацией (сложности сведения данных при подготовке отчётов).

В дальнейшем данные были помещены в базу данных Microsoft Access. Это значительно упростило работу с данными, так как MS Access имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, сортировку по разным полям, связь с внешними таблицами и базами данных.

С помощью MS Access было реализовано:

доступ более чем одного приложения к базе данных и автоматическое применение правил, хранящихся в базе данных;

сбор данных из многих источников данных для отчета или распечатывания, используя одно приложение (объединение информации из нескольких таблиц, чтобы она служила источником отчета);

добавление дополнительных таблиц в более позднее время;

создание разовых комплексных запросов (объединение информации из многих таблиц, размещенных в базе данных для разового анализа);

создание распечатываемых деловых отчетов, использующих большое количество разделов и уровней группирования.

Однако работа с MS Access ограничена возможностями оболочки по представлению данных и их обработке, что являет собой неудобство.

Конечной целью автоматизации учета офисной техники является система, которая будет отвечать основным требованиям:

• 1) Оперативность в получении информации для контроля и управления;
• 2) Создание единого информационного пространства в компании;
• 3) Оптимизация трудозатрат по вводу первичной информации и формированию отчетов;
• 4) Создание надежной и безопасной системы учета;
• 5) Удобство пользовательского интерфейса;
• 6) Повышение уровня безопасности;
• 7) Простота использования для пользователя;
• 8) Сортировка данных по различным столбцам таблиц;
• 9) Использование фильтров данных;
• 10) Генерация отчетов;