Разработка отчетов. 
Создание базы данных "Кадры предприятия"

Средства Access по разработке отчетов предназначены для конструирования макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных в виде выходного печатного документа. Перед началом конструирования отчета нужно спроектировать его макет, т. е. определить состав и содержание разделов отчета, размещение в нем значений, выводимых из полей таблиц (запросов) БД, и вычисляемых реквизитов, поля, по которым необходимо группировать данные. Для каждого уровня группировки определяются заголовки и примечания, вычисляемые итоговые значения. Кроме того, оформляются заголовки и подписи реквизитов отчета и определяется порядок вывода данных. Отчет можно создать с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов. Иногда удобно использовать мастер отчетов. Созданный мастером отчет всегда можно доработать в режиме конструктора.

А) Б) Рис. 11.

Создание простого отчета для одной таблицы на примере таблицы вычисление количества топлива. Выберем в окне БД объект Отчеты. Далее выберем Создание отчета в режиме конструктора/Создать. В окне Новый отчет выберем Мастер отчетов, в строке источника выберем таблицу Вычисление_Стаж. Нажмем ок. В окне Создание отчетов выберем поля для включения в отчет. В следующем окне Создание отчетов нужно определить уровни группировки. Далее необходимо указать сортировку для выводимых данных.

Далее определим вид макета: ступенчатый, ориентацию: альбомная и поставим галочку в окне настроить ширину полей для размещения на одной странице. В следующем окне определяем стиль заголовков (выберем полужирный) и далее определим заголовок отчета. В результате просмотра созданного отчета мы получим печатный документ, отображенный на рисунке.

В результате получим.

Рис. 12. Отчет готовый

Остальные отчеты создаются по той же схеме.

Создание кнопочной формы

Кнопочная форма даёт возможность удобного управления базой данных.

Создание такой формы осуществляется при помощи диспетчера кнопочных форм. Необходимо обратить внимание на то, что для возможности открытия запросов через базу данных нужно создать макросы «открыть запрос» .

• * Создание Макросов.
• * Перейти на вкладку «макросы» .
• * Нажмем кнопку создать.
• * В самой верхней строке укажем команду Открыт макрос.
• * В поле имя запроса укажем имя запроса, который должен быть открыт.
• * Закроем конструктор, назвав макрос именем запроса.

Далее выполним Сервис-служебные программы-Диспетчер кнопочных форм. Создав её, создадим страницы запросы, формы отчеты процесс создание показан ниже.

Рис. 13. Страница Запросы. Выбор команды для макроса

Рис. 14. Страница Формы. Изменение элемента кнопочной формы: открытие формы

Рис. 15. Страница Отчеты. Изменение элемента кнопочной формы: открытие отчета

Рис. 27. Ввод кнопочной формы при загрузке

Установим кнопочную форму стартовой: выполним Сервис-параметры запуска.