Теоретические основы нормативно-правового регулирования в области документооборота

Понятие о документировании и носителях информации

Делопроизводство — сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью орга низации. Организация документооборота включает все опера ции по приему, передаче, составлению, согласованию, офор млению, удостоверению и отправке документов. Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер.

Документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установ ленным правилам».

Необходимость фиксировать информацию появилась у лю дей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т. д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом доку менты, созданные каким-либо способом письма — рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с ис пользованием графики, рисунка, фотографии, звукои видеоза писи и на специальном материале (бумаге, кинои фотопленке, магнитной ленте, диске и др.).

Древнейшей техникой документирования было текстовое ру кописное письмо. В конце XX в. с изобретением пишущей ма шинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение XX в. канцелярская пи шущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появле ния более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980;е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обес печение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых ин формационных технологий не исключает составления докумен тов на бумажной основе и их обязательного оформления в соот ветствии с установленными правилами.

Документирование в аппарате управления может осуществ ляться на естественном языке (рукопись, машинопись, теле грамма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носи телей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладаю щим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно ру кописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Так, Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения ин формации в информационные ресурсы. Документирование ин формации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию дело производства, стандартизацию документов и их массивов, безо пасность Российской Федерации».

Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государ ственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельно сти учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:

• — прием и первичная обработка документов;
• — их предварительное рассмотрение и распределение;
• — регистрация документов;
• — контроль исполнения документов;
• — информационно-справочная работа;
• — исполнение документов;
• — их отправка;
• — систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.