Учет материалов в ооо «ландыш»

Документальное оформление учета материалов

В приложении к приказу № 73 «Об учетной политике ООО „Ландыш“ на 2011 г.» не представлен порядок документооборота относительно учета материалов. Бухгалтер и другие лица, ответственные за движение материалов, действуют по обычаям документооборота, а также согласно внутренним распоряжениям.

Движение материально-производственных запасов в организации происходит при осуществлении хозяйственных операций по их поступлению, перемещению, отпуску в производство и реализации. Правильное и своевременное документальное оформление упомянутых операций позволяет предупредить различные нарушения, повышает дисциплинированность материально ответственных работников.

Оприходование материалов различных квалификационных групп в ООО «Ландыш» производится в соответствии с требованиями законодательства, на основании следующих первичных документов:

• — доверенность (приложение А);
• — акт о приемке материалов (приложение Б);
• — товарная накладная (приложение В);
• — счет-фактура (приложение Г);
• — приходный ордер (форма — М4) (приложение Д) и др.

Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать все подписи лиц, совершивших ту или иную операцию, и коды соответствующих объектов учета. Контролировать соблюдение правил оформления движения материальных ресурсов должен главный бухгалтер.

Контроль за выполнением плана материально-технического обеспечения по договорам, своевременностью поступления материалов возложен на отдел снабжения. С этой целью в ней ведутся ведомости оперативного учета выполнения договоров поставки, в которых отмечают выполнение условий договора о поставке по ассортименту материалов, их количеству, цене, срокам отгрузки и т. д. Контроль за организацией этого учета осуществляет бухгалтерия.

Поставщик одновременно с отгрузкой продукции высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы — платежное требование, в 2-х экземплярах — один непосредственно покупателю, другой — через банк, товарно-транспортную накладную и т. д. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов поступают ответственному исполнителю в отдел снабжения, где проверяют правильность их оформления и после этого передают в бухгалтерию. Там же производят проверку соответствия ассортимента, объема, срока поставки, цены, качества материалов договорным условиям.

Также, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. Для этих целей ведут журнал учета поступающих грузов, где указывают регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке запроса на розыск груза. В примечании делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта. Проверенные платежные требования (приложение Е) передают из отдела снабжения в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций — экспедитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает непосредственно у поставщика прибывшие материалы по количеству мест и массе. Если возникают сомнения в сохранности груза, экспедитор вправе потребовать от транспортной организации его проверку. В случае обнаружения недостачи мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляется коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад организации и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материалов данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляются однострочными или многострочными приходными ордерами. Однострочный приходный ордер составляют только на определенный вид материала, в многострочный записывают все принятые материалы независимо от количества.

Если перевозка материалов осуществляется автомобильным транспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную (формы ТТН) представлено в приложение Д, которую составляет грузоотправитель в 4-х экземплярах. Первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя, второй — для оприходования материалов получателем, третий предназначен для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку, четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу.

Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя при отсутствии расхождений количества поступивших грузов с данными накладной. Порядок документооборота при установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, течь жидких материалов и т. д.) не описан во внутренних положениях ООО «Ландыш». В данном случае приемка осуществляется комиссией. Вместо приходного ордера по результатам приемки оформляется акт о приемке материалов по форме № М-7 [14]. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых с приложенными документами передается в бухгалтерию, а другой в юридический отдел для направления претензионного письма поставщику. Данный акт составляется также для оформления приемки материалов, поступивших без документов. В 2011 году таких случаев выявлено не было. Создаются в программе автоматизации учета «Приходные ордера», которые на бумажном носителе представляют собой типовую межотраслевую форму № М-4 [14], при условии отсутствия расхождений между данными поставщика и фактическими данными. Данный документ отражает поступление материалов в программе автоматизации только, а оперативном (управленческом) учете организации. Бухгалтерией на основании полученных первичных документов к приходным ордерам составляются документы поступления, в которых содержатся бухгалтерские записи. В рамках применяемой программы автоматизации учета данные документы называются — «Поступление товаров и услуг». Автоматически на основании предыдущего документа заполняется документ «Счет-фактура». Схема документооборота при поступлении материалов приведена на рисунке 2.

Материалы.

соответствуют Оперативный Бухгалтерский.

сопроводительным учет учет.

документам.

Материалы не.

соответствуют.

сопроводительным.

документам.

Рисунок 2 — Порядок документооборота при поступлении материалов в ООО «Ландыш»

Если подотчетные лица приобретают материалы за наличные деньги, то товарный счет и акт (справка), подтверждающие стоимость приобретенных материалов составляются подотчетным лицом с участием других должностных лиц предприятия. В этих документах излагается содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, количества, наименования и цены материалов. Подотчетное лицо отражает в акте также данные паспорта продавца товара. Акт прилагается к авансовому отчету подотчетного лица.

Запасы, не принадлежащие организации, но находящиеся на ее территории, учитываются на за балансовых счетах: 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» и 003 «Материалы, принятые в переработку».

В ООО «Ландыш» отпуск материалов осуществляется без оформления специальных документов. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются в актах или отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно работником предприятия, ответственным за приемку, хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителем организации акт служит основанием для списания соответствующих материалов.

В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию организации по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах: первый сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, а второй остается на складе.

На ООО «Ландыш» не согласованны с главным бухгалтером списки лиц, которым предоставлено право получать со складов материалы, что противоречит требованиям пункта 96 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ [6].

Бухгалтерские документы, составляемые в ООО «Ландыш» и необходимые для оформления списания в соответствии с требованиями нормативно-правовой базы материалов, в разрезе классификационных групп представлены в таблице 2.

Таблица 2 — Документальное оформление операций списания материалов в ООО «Ландыш».