Исследование учета производственных запасов

Документальное оформление поступления сырья и материалов

Первоначальным этапом рассмотрим порядок документального оформления движения материалов в организации ОАО «Узденский». Для этого составим схему документооборота на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 Схема документооборота по учету движения материальных ресурсов в ОАО «Узденский».

Предприятие ОАО «Узденский» получает материалы от поставщиков, от подотчетных лиц, приобретающих их за наличный расчет, заказчиков, от своих подсобных и вспомогательных производств, от списания основных средств (металлолом, запасные части, строительные материалы) и других источников.

Как правило, на предприятии ОАО «Узденский» материалы поступают на склады, строительные площадки, приобъектные кладовые. Их принимают материально ответственные лица. Затем материалы отпускаются на производство продукции, на хозяйственные цели, на сторону (реализация) другим организациям и на другие цели. Движение материалов оформляется первичными документами, которые оформляются надлежащим образом.

Поступление материалов от поставщиков на предприятии ОАО «Узденский» производится на основании договоров поставки (Приложение Б) по предварительно представленным поставщику заявкам в письменной или устной форме. С иностранными поставщиками заключаются Контракты по международным образцам, к которому прилагается техническая спецификация запчастей. Поставка продукции производится поставщиком: иногородним покупателям — путем отгрузки железнодорожным или водным, автомобильным транспортом; одногородним получателям, как правило, автомобильным транспортом.

На данную заявку поставщик выписывает счет-фактуру, на основании которой производится оплата (если договором предусмотрен факт предоплаты за товар), к которой прилагается протокол согласования отпускных цен.

При предварительной оплате за приобретаемые производственные запасы покупатель сначала производит их оплату путем перечисления денежных средств платежными поручениями (Приложение В) либо платежными требованиями-поручениями, а затем поставщик отгружает ценности в адрес получателя.

Все произведенные оплаты отражаются в платежной выписке банка за каждый день.

При получении материалов со складов местных поставщиков экспедитор также представляет доверенность (ф. М-2 или М-2а). Выданные на предприятии доверенности регистрируются в книге учета выданных доверенностей. Материальные ценности экспедитор доставляет на склад организации и сдает заведующему (кладовщику). Здесь их тщательно проверяют на соответствие количества, ассортимента и качества данным, указанным в сопроводительных документах. В необходимых случаях проводятся лабораторные анализы, испытания и другие проверки.

Расчетные документы (платежные требования, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы по железной дороге, водным транспортом и другим направляются в отдел снабжения организации, работники на предприятии ОАО «Узденский» осуществляют:

• — регистрацию документов в журнале учета поступающих грузов по форме № М-1;
• — проверяют соответствие данных этих документов договору поставки, в частности, наименование материала, количество, цена, сроки поставки и др.;
• — делают в карточках или книге оперативного учета соответствующие записи о выполнении договора поставки;
• — акцептуют (т.е. дают согласие на оплату) расчетные документы поставщика или отказаться от акцепта;
• — передают документы в бухгалтерию.

Работник, регистрирующий документы на получение грузов, периодически на первое число каждого месяца сверяет с бухгалтерией организации данные о материалах в пути.

На предприятии ОАО «Узденский» снабжением материалами занимается отдел материально-технического снабжения (ОМТС). Заключаемые ОМТС с поставщиками договоры на поставку материалов предварительно, до подписания их начальником, должны быть проверены и завизированы главным бухгалтером, экономистом, и юрисконсультом. Подлинные договоры с приложениями хранится в бухгалтерии, а копии передаются в органы снабжения. Все заключенные с поставщиками договоры регистрируются бухгалтерией в хронологическом порядке в реестре, содержащем следующие показатели: номер по порядку, дата записи, дата и номер договора, поставщик, предмет договора, сумма договора, срок окончания договора, примечание. При регистрации в реестре на каждом экземпляре договора указывается порядковый номер, под которым записан договор в реестре. По договорам, которые заключает служба, оперативной части склада, даются копии, выписки из договоров или основные условия поставок.

При отсутствии расхождений поступившие материальные ценности на основании товарно-транспортной накладной (Приложение Г) или транспортной железнодорожной накладной при поступлении на склад материала с использованием железнодорожного транспорта, приходуются на склад путем составления приходного ордера формы М-4 (реестра поступления строительных материалов от поставщика).

При отсутствии каких-либо расхождений между документами и доставленными ценностями приходный ордер можно не выписывать, а оформлять приход проставлением штампа на сопроводительных документах поставщика (грузоотправителя), в оттиске которого содержатся основные данные приходного ордера. Здесь же материально ответственное лицо учиняет подпись оприходования груза.

Когда поступают однородные грузы от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, их можно приходовать общей массой в целом за день. Причем каждая отдельная приемка оформляется соответствующей квитанцией.

Иногда материальные ценности от поставщиков поступают прямо в цех. Они отражаются в учете как принятые на склад и переданные в цех.

Если количество или качество прибывших материалов не совпадает с данными сопроводительных документов, то принимает их комиссия по акту о приемке материалов формы М-7. Он также составляется при приемке материалов, поступивших без документов (неотфактурованные поставки). Акт составляется в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации (по согласованию с поставщиком).

Акт о приемке материалов (форма М-7) является первичным документом при приходовании ценностей, и приходный ордер не оформляется.

Кроме того, в организации ОАО «Узденский» материальные ценности могут также поступать от подотчетных лиц. При этом на израсходованные суммы по покупке за наличный расчет подотчетным лицом составляется Авансовый отчет. К авансовому отчету прилагаются оправдательные документы — квитанции, чеки, товарные накладные.

Производственные запасы со складов организации отпускаются в цехи для изготовления продукции (работ, услуг) и на различные хозяйственные нужды, а также на сторону для переработки или реализации как излишние и ненужные.

Для обеспечения сохранности ТМЦ с каждым материально-ответственным лицом заключается Договор о полной индивидуальной материальной ответственности. На складе предприятия на каждый вид ТМЦ составляется Карточка складского учета, а в конце каждого месяца составляется отчет по движению продукции и материалов за месяц.

Таким образом, по рассмотренным первичным документам на поступление материалов и оплату за поставленные материалы поставщиками на предприятии ОАО «Узденский» видно качественное и своевременное их оформление. Соблюдение данных требований к учетным документам дает основание считать постановку документооборота на предприятии правильным, что в последствии дает возможность своевременно и полно вести учет наличия ТМЦ на складе и при необходимости осуществить дополнительный заказ, а также своевременных расчетов с поставщиками во избежание начисления штрафов по просрочке платежей. Следует отметить также и недостаток, такой как полное составление документации вручную, что значительно затрудняет как учетный процесс, так и усложняет обработку и заполнение самих документов, что в нынешних условиях хозяйствования не приемлемо и неэффективно. Бухгалтерии организации ОАО «Узденский» следует порекомендовать незамедлительный перевод учетного процесса на автоматизированную форму с использованием вычислительной техники.