Организация внутреннего контроля в ООО «КИМ и компания»

Внутренний контроль в ООО «КИМ и компания» — это система мер, организованных директором и главным бухгалтером осуществляемых на предприятии с целью наиболее эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении хозяйственных операций. Внутренний контроль определяет законность этих операций и их экономическую целесообразность для предприятия.

Целями организации системы внутреннего контроля в ООО «КИМ и компания» являются:

• 1) осуществление упорядоченной и эффективной деятельности предприятия;
• 2) обеспечение соблюдения политики руководства каждым работником предприятия;
• 3) обеспечение сохранности имущества предприятия.

Для достижения вышеперечисленных целей необходимым условием является согласованность системы бухгалтерского учета и системы внутреннего контроля, так как система двойной записи, лежащая в основе любой системы бухгалтерского учета, определяет порядок регистрации хозяйственных операций и обеспечивает надлежащий контроль.

Для достижения целей организации системы внутреннего контроля необходимо решение отдельных задач. Руководство ООО «КИМ и компания» обеспечивает организацию и поддержание на должном уровне такой системы внутреннею контроля, которая являлась бы достаточной для того, чтобы:

• — в бухгалтерскую (финансовую) отчетность было включено все, что должно быть в нее включено, и не включено ничего из того, что не должно быть в нее включено, а то, что включено в отчетность, было бы правильно определено, классифицировано, оценено и зарегистрировано;
• — бухгалтерская (финансовая) отчетность давала верное и объективное представление о предприятии в целом;
• — компьютерные программы, контролирующие функционирование учетной системы, включающие формирование первичных документов, их анализ и разноску по счетам, не могли быть сфальсифицированы;
• — средства предприятия не могли быть незаконно присвоены или неэффективно использованы;
• — все отклонения от планов своевременно выявлялись, анализировались, а виновные несли ответственность;
• — внутренняя отчетность оперативно передавалась лицам, уполномоченным принимать управленческие решения, для ее оптимального использования.

Система внутреннего контроля в ООО «КИМ и компания» не отвечает должным требованиям, и характеризуется рядом недостатков на отдельных участках системы бухгалтерского учета.

Так на учет денежных средств характеризуется рядом нарушений:

• — договор о полной материальной ответственности кассира Степанковой О. В. оформлен с нарушением установленных правил;
• — журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов ведется не надлежащим образом;
• — в расходных кассовых ордерах не указаны паспортные данные, лица получившего денежные средства.
• — при закрытии платежных ведомостей реестр депонированных сумм не составляется и депонированные суммы не сдаются в банк.

Общим в методике проверки операций по банковским счетам является сплошная проверка соответствия сумм списания и поступлений по выпискам из лицевых счетов банка с суммами указанными в первичных документах. Все выписки из счетов банка должны быть подшиты в хронологической последовательности по каждому счету отдельно. Каждую последующую выписку следует проверить с точки зрения хронологии, т. е. последовательности дат, соответствующих сумм исходящего сальдо остатка на конец дня по предыдущей выписке и входящего сальдо остатка на начало дня в следующей по хронологии выписке.

Внутренний контроль за выплатой депонированных сумм ослаблен отсутствием на предприятии журнала учета депонентов.

В связи с вышеизложенным рекомендуется:

• 1. Заключить договор с кассиром о полной материальной ответственности.
• 2. Издать приказ о порядке и сроках проведения ежемесячной ревизии кассы.
• 3. Обязательно ввести учет по депонированной заработной плате;
• 4. Ужесточить контроль за хранением наличных денежных средств в кассе (чтобы денежные средства не превышали лимит кассы).

В результате проведения внутреннего контроля расчетов по налогам и сборам за 2004 г. в ООО «КИМ и компания» отсутствуют книга покупок и книга продаж, занижен налог на добавленную стоимость с авансов полученных и наконец нарушена методология бухгалтерского учета при списании расходов на продажу.

За отсутствие книги покупок и продаж операциями в ООО «КИМ и компания» несет риск применения штрафных санкций согласно статье 120 НК РФ за грубое нарушение налогового учета доходов и расходов и объектов налогообложения в размере 15 000,00 руб.

Занижение налога на добавленную стоимость, подлежащий уплате в бюджет ведет к возникновению риска применения штрафных санкций в соответствии с пунктом 1 статьи 122 Налогового Кодекса РФ за неуплату или неполную уплату сумм налога в результате занижения налоговой базы, иного неправильного исчисления налога в виде штрафа в размере 20 процентов от неуплаченных сумм налога, а так же пени, в случае неуплаты причитающихся сумм налога, в соответствии со статьей 75 Налогового Кодекса РФ.

За нарушение методологии бухгалтерского учета при списании расходов на продажу операциями в ООО «КИМ и компания» возникает риск применения штрафных санкций в соответствии с п. 1 статьи 120 Налогового Кодекса РФ за грубое нарушение правил учета расходов, выразившееся в неправильном отражении на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, в виде штрафа в размере пяти тысяч рублей.

Таким образом операциями в ООО «КИМ и компания» необходимо произвести пересчет налога на добавленную стоимость, отразить в бухгалтерском учете корректировочные записи, представить дополнительные налоговые декларации, сделать исправительные записи в бухгалтерском учете, в дальнейшем списание расходов на продажу отражать следующей записью: Д 90 «Продажи» К 44 «Расходы на продажу» и оформить книгу покупок и книгу продаж в соответствии с требованиями законодательства.

Выявленные при оценке системы внутреннего контроля сильные стороны (контроль осуществляется по всем тестируемым направлениям, операции реальны, соответствующим образом санкционированы и отражены в учете) и слабые стороны контроля (не определены приказом круг подотчетных лиц, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, срок представления отчетов и др.) принимаются во внимание при детальной проверке расчетов с подотчетными лицами.

При учете расчетов с подотчетными лицами нарушения системы внутреннего контроля носят систематический характер например:

Неверное отражение поступление денег в кассу:

1) 03.06.2004 г. отражена запись:

Д-т 50 К-т 71 — 60.000,00 руб. — заработная плата за февраль, март от Ступиной Т. А. (ПО № 15 от 03.06.2004 г.).

05.06.2004 г. отражена запись:

Д-т 50 К-т 71 — 49.000,00 руб. — заработная плата за март, апрель от Ступиной Т. А. (ПО № 16 от 05.06.2004 г.).

В результате на 01.07.2004 г. сформировалось кредитовое сальдо по счету 71/Ступина в сумме 109.000,00 руб.

По данным бухгалтерского учета поступления с расчетного счета на выдачу заработной платы отсутствует.

2) Приобретенные подотчетными лицами ООО «КИМ и компания» картриджи учитываются в составе расходов на продажу, минуя счета учета материалов, например:

согласно авансовому отчету № 22 от 12.06.04 г. отчиталась Ступина Т. А. за приобретенный картридж. В бухгалтерском учете сделана запись:

Д44 К71−968,60 руб.

— согласно авансовому отчету № 6 от 21.02.04 г. отчиталась Ступина Т. А. за приобретенные канцтовары. В бухгалтерском учете сделаны записи:

Д-т44 К-т 71−449,60 руб.

— согласно авансовому отчету № 19 от 17.06.02 г. отчитался Томиловских А. Ю. за приобретенный аккумулятор. В бухгалтерском учете сделана запись:

д-т44 К-т 71−1.910,00 руб.

Таким образом нарушаются методологические принципы ведения бухгалтерского учета. Искажена база по налогу на прибыль на 3.328,20 руб.

Таким образом, ООО «КИМ и компания» несет риск отсутствия полноты отражения достоверной информации на счетах бухгалтерского учета, а ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель организации. Необходимо Приобретенные организацией картриджи, канцелярские товары, бланки учитывать на счете 10 «Материалы», с последующим списанием на издержки производства и обращения и привести в соответствие данные бухгалтерского учета.

При проведении внутреннего контроля на ООО «КИМ и компания», особенно при реализации продукции, аналитический учет главный бухгалтер организовал таким образом, чтобы получить данные о фактических затратах по каждому виду реализуемых изделий. Для этого на каждый вид продукции открывают карточки (книги), в которых в течение месяца собирают данные обо всех затратах связанных с продажей. Записи в них служат основанием для определения о фактических расходах продукции, подлежащих списанию в дебет готовой продукции.

Расходы, связанные с производством и продажей продукции, товаров, работ и услуг, учитываются на счете 20, 25, 26 и 44. К ним относятся: расходы на затаривание и упаковку изделий на складах готовой продукции; расходы по доставке продукции на станцию отправления, погрузке в вагоны, суда, автомобили и другие транспортные средства; расходы на рекламу; расходы на представительские расходы и другие аналогичные по назначению расходы.

При внутреннем контроле подвергалось оценке:

• 1) правильность включения затрат в состав расходов на продажу;
• 2) соблюдение установленных нормативов расходов на рекламу (при превышении установленных нормативов расходов на рекламу налогооблагаемая прибыль должна быть увеличена на сумму превышения);
• 3) соблюдение основных положений по учету тары на предприятиях, а именно правильное и своевременное документальное отражение операций по заготовлению, поступлению и отпуску тары на складах, в цехах, участках и других местах ее хранения;
• 4) правильность ведения аналитического учета по счету 44 «Расходы на продажу» и 20 «Основное производство» ;
• 5) правильность составления бухгалтерских проводок по операциям с тарой;
• 6) правильность отражения в бухгалтерском учете товарообменных операций или операций, осуществляемых на бартерной основе;
• 7) соответствие записей синтетического и аналитического учета записям в главной книге (при журнально-ордерной форме учета) и балансе.

В учетной политике ООО «КИМ и компания» нет самостоятельного раздела «Учетная политика в целях налогообложения», в которой должен быть отражен момент признания выручки от реализации продукции, работ, услуг.

При оценке системы внутреннего контроля было обращено внимание на взаимосогласованность договоров — поставок с программой выпуска готовой продукции. Источниками информации являются показатели оперативного учета отдела реализации, договора с покупателями, программы выпуска готовых изделий, накопительная ведомость учета выпуска.

Наличие такой информации позволяет сопоставить в оперативном учете отдела реализации количество поставляемой продукции покупателям в ассортиментном разрезе с планом выпуска продукции.

В процессе контроля особо изучен цикл ритмичности выпуска и поставок мебели и комплектующих. Для этих целей используются разработанные ООО «КИМ и компания» планы и графики. В процессе проведения оценки системы внутреннего контроля планы и графики согласуются со сроками отгрузки продукции.

Своевременная отгрузка готовой продукции — это в большей степени гарантия своевременного получения платежей от покупателей. Контроль за выполнением этого показателя организуется на ООО «КИМ и компания» отделом по материально-техническому снабжению и сбыту продукции, который занимается заключением договоров, ведет учет и оперативный контроль за их выполнением, а финансовый отдел следит за оплатой.

При оперативном контроле дается оценка выполнения плана продажи продукции за каждый день, выявляются причины, обусловившие отклонения от плановых заданий, рассчитываются резервы увеличения объема продажи и разрабатываются мероприятия по их использованию.

Оперативный контроль осуществлялся путем сравнения фактических данных, содержащихся в накладных и плановых. При этом была установлена не только степень выполнения плана производства продукции, но и причины, оказавшие влияние на отклонения от него, для устранения недостатков выявляются конкретные виновники, допустившие это отклонение. Оперативный контроль за объемом выпуска продукции был проведен с использованием в основном натуральных показателей, поскольку на стоимость выпущенной продукции влияет ряд независящих факторов, например, цена сырья.

Вся произведенная продукция отражается в бухгалтерском учете ООО «КИМ и компания». В случае, если продукция не оформляется приемосдаточными документами цеха или склада предприятия и не отражается в бухгалтерском учете, возникает неучтенная продукция. Она может быть в виде готовых изделий, определяемых в натуральном и стоимостном выражении, когда выпущенная продукция приходуется по складу полностью, но в заниженной оценке.

Поскольку неучтенная продукция не отражается в бухгалтерских документах, во многих случаях наличие ее определяется на основании документации, отражающей технологические процессы производства этой продукции (например, документы на выплату заработной платы), а также документов, подтверждающих вывоз готовой продукции с предприятия (счета-фактуры, накладные). Документы, подтверждающие выпуск и реализацию неучтенной продукции, в частности являются:

• 1) наличие неучтенных излишков сырья и материалов;
• 2) факты выплаты заработной платы рабочим за излишнее против учтенного количества выпущенной продукции, пропуска на вывоз готовой продукции.

Система внутреннего контроля показала тот факт, что присутствуют случаи выпуска и продажи неучтенной продукции.

В ООО «КИМ и компания» нет случаев занижения цен при оприходовании продукции на складе с целью последующего изъятия через торговую сеть части выручки от продажи этой продукции. Информация проводилась путем сопоставления данных цеховых документов, подтверждающих наименование и сорт произведенной продукции, с документами на оприходование этой продукции на складах или на отпуск ее торговым организациям.

В ходе оценки системы внутреннего контроля учета расчетов с поставщиками носят систематический характер, к примеру:

• 1. В бухгалтерском учете не был отражены переводы долга с ЗАО «Автосервис» на сумму 50 000,00 руб. и с ООО «Ремизтехсервис» на сумму 114 110,00 руб. В данных соглашениях должником ООО «КИМ и компания» .
• 2. Другой ситуацией в ходе проверки установлено отражение перевода долга на счете 60 при отсутствии таковой задолженности. С такими организациями как ЗАО «Декра плюс» на сумму 260 000,00 руб., ООО «Айрон 2000» на сумму 790 592,00 руб., ООО «Декра» на сумму 107 500,00 руб. и так далее.
• 3. Не отражены акты зачета взаимной задолженности.

Акт о проведении зачета взаимных требований между ООО «КИМ и компания» и ЗАО «Уралэкспокабель» от 01.02.2004 г. на сумму 33.846,50 руб., в т. ч. НДС -5.163,03 руб., в бухгалтерском учете Общества не отражен.

По данному акту Общество погашает задолженность ЗАО «Уралэкспокабель» по договору займа б/н и без даты на сумму 33.846,50 руб. без НДС, ЗАО «Уралэкспокабель» погашает задолженность ООО «КИМ и компания» по договору аренды № 1 от 01.10.2003 г. на сумму 33.846,50, в т. ч. НДС -5.163,03 руб.

Акт о проведении зачета взаимных требований между ООО «КИМ и компания» и ЗАО «Уралэкспокабель» от 18.01.2004 г. на сумму 91.530,48 руб., в т. ч. НДС -13 962,28 руб., в бухгалтерском учете Общества не отражен.

По данному акту Общество погашает задолженность ЗАО «Уралэкспокабель» по договору займа б/н и без даты на сумму 91.530,48 руб. без НДС, ЗАО «Уралэкспокабель» погашает задолженность Общества по договору аренды № 1 от 01.10.2003 г. на сумму 91.530,48 руб., в т. ч. НДС -13 962,28 руб.

Таким образом, на счетах бухгалтерского учета не отражаются, что приводит к искажению дебиторско — кредиторской задолженности, а также налога на добавленную стоимость. Общество несет риск неправомерного заключения договора по отсутствующей задолженности перед контрагентами. У организации возникнет риск о применении штрафных санкций в соответствии с пунктом 1 статьи 122 Налогового Кодекса РФ за неполную уплату НДС в результате занижения налоговой базы в виде штрафа в размере 18% от неуплаченных сумм налога, а также пени, в случае неуплаты причитающихся сумм налога, в соответствии со статьей 75 Налогового Кодекса РФ.