Изменение записей на титульном листе

Для изменения данных трудовой книжки о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек предусмотрен следующий порядок. Прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. При этом зачеркнутая запись должна легко читаться. Важно помнить, что никакие изменения ни в коем случае нельзя делать только со слов владельца трудовой книжки.

Какие же документы служат основанием для внесения изменений? Инструкция называет паспорт, свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества и другие документы. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

Хотелось бы обратить внимание на то, что при изменении анкетных данных работника ссылку нужно делать как на соответствующее свидетельство, так и на паспорт. Недостаточно будет указать один из этих документов. Дело в том, что по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка.

Довольно часто в трудовой книжке приходится дополнять сведения об образовании, профессии, специальности. Например, гражданин поступил на работу сразу после школы (среднее общее образование), а впоследствии получил среднее профессиональное образование. При этом в соответствии с пунктом 2.4 Инструкции старые сведения в трудовой книжке не зачеркиваются, а просто дополняются через запятую новой информацией. А если данные об образовании, профессии, специальности в трудовой книжке отсутствуют, то просто заполняются пустые строки.

Например, в строке «Образование» у работника было указано среднее профессиональное образование, а в строке «Профессия, специальность» значилось «строитель». Он окончил технический университет и предъявил в отдел кадров диплом инженера. На основании диплома в этой же строке через запятую нужно указать «высшее профессиональное», а в строке «Профессия, специальность» в соответствии с новым дипломом через запятую написать «инженер».

Инструкция не требует делать в трудовой книжке ссылку на документ об образовании, дополняя ранее внесенные сведения. Некоторые специалисты считают, что такая ссылка необходима, а располагаться она должна на внутренней стороне обложки трудовой книжки, по аналогии с записью об изменении анкетных данных. Тем не менее, если законодательство этой ссылки не предусматривает, то ее отсутствие не будет считаться нарушением. К тому же отразить все изменения образования, профессии и специальности на обложке не всегда возможно из-за небольшого размера бланка трудовой книжки.

Тем не менее, практике известны многочисленные случаи, когда работники кадровых служб используют для фиксации информации о получении работником новой профессии, повышении квалификации, о трудовом стаже работника, фактах ознакомления с записями в трудовой книжке и других целей различные дополнительные вклейки на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Подобный опыт должен быть исключен, поскольку он не соответствует Правилам: никакие дополнительные страницы или сведения не могут быть внесены в официальный бланк трудовой книжки, в том числе и для внутреннего использования в рамках данной организации. Колобова С. В., Абалдуев В. А. Трудовая книжка: комментарии к нормативным правовым актам //Трудовое право. 2004. № 10.

В случае выявления неправильной или неточной записи на титульном листе трудовой книжки вносить исправления в титульный лист трудовой книжки может только тот работодатель, который впервые оформлял данную трудовую книжку для работника. В случае если эта организация ликвидирована, то внести исправления может ее правопреемник. Если же правопреемника нет, необходимо взять соответствующие документы о том, что такой организации больше не существует, например, из местного архивного фонда. Оттуда же нужно взять справку о том, что конкретный сотрудник действительно работал в данной организации. На практике здесь есть несколько сложных моментов. К сожалению, не все организации при ликвидации сдают документы по личному составу в архив, некоторые просто бесследно исчезают. В таком случае человеку необходимо обратиться в суд, где с помощью данных об отчислениях в фонды, на основании свидетельских показаний будет вынесено решение о внесении исправлений в титульный лист трудовой книжки. Тогда исправления будет вносить действующий работодатель на основании решения суда.