О понятиях «документ» и «служебный документ»

Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т. е. общение с другими людьми посредством определённых знаков или символов. Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и т. п. простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Возникновение осмысленной речи и языка ознаменовало появление первой информационной технологии в истории человеческого общества.

Между тем по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, т. е. в хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации, передачи информации были несовершенны. Трудно было сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах ещё не были отделены от субъекта, который обладал ими.

С появлением письменности человечество перешло к основным информационным технологиям. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать её на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т. е. документ.

Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Латинское слово «documentum» произошло от «doceo» — «учу» или «извещаю», что означает «свидетельство», «доказательство».

В России термин «документ» был переведён Петром Первым именно как «письменное свидетельство». На всём протяжении 18 столетия в определении понятия «документ» выделялось прежде всего его правовое значение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага».

К настоящему времени у понятия «документ» есть информационное предназначение, ряд функций, а также он выступает как материальный носитель.

В соответствии с ГОСТ Р 51 141 — 98 Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ:

• 1. Деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь.
• 2. Удостоверение, официальная бумага, свидетельствующая о личности предъявителя.
• 3. Письменное свидетельство о каких-нибудь исторических событиях, фактах.

Определение служебный документ разграничивает две сферы общественной практики: административно-управленческую, где используются служебные документы, и научно-техническую, где применяется техническая или научная документация.

Служебные документы обладают следующими обязательными качествами:

• ? достоверность и объективность;
• ? точность, исключающая двоякое понимание текста;
• ? максимальная краткость, лаконизм формулировок;
• ? безупречность в юридическом отношении;
• ? стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения;
• ? нейтральный тон изложения;
• ? соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.

Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Все документы классифицируют по группам (видам) на основе различных признаков (содержания, формы составления и других), что повышает эффективность работы со всей документацией.