Подходы. 
Внедрение внутрифирменного стандарта

Описываемый подход к созданию системы документационного обеспечения управления в Компании и предлагаемая классификация документов по типам и видам позволяет последовательно и осознано создавать комплект согласованных регламентирующих документов, фиксирующих организационную и административную структуру Компании и содержащих описания внутрифирменных стандартов деятельности, включая должностные обязанности сотрудников и правила выполнения бизнес-процессов.

Используемый подход позволяет строго соблюдать актуальность комплекта документов, четко представлять место вновь создаваемых документов в общем пакете, что обеспечивает быстрый поиск нужной информации и отслеживание внесений изменений во все взаимосвязанные документы.

Основой регламентации деятельности Компании является «Положение об аппарате управления», в котором фиксируется организационная структура Компании, административная подчиненность субъектов управления и должностных лиц.

Регламентирующие документы подразделяются на три типа Журнал Знаки препинания, 2008. ФИРМЕННЫЙ СТАНДАРТ. ОПРЕДЕЛЕНИЕ (http://www.znaki-pr.ru/index):

• · распорядительные документы;
• · организационные документы;
• · нормативные документы

Организационная структура, определенная в «Положении об аппарате управления» конкретизируется в организационных документах «Положения о департаментах», которые разрабатываются для профитных подразделений (подразделения приносящие прибыль и непосредственно осуществляющие бизнес-процессы) и в «Положениях об управлениях и службах», которые разрабатываются для обеспечивающих подразделениях (Управление делами, бухгалтерия, отдел кадров и т. д.).

Следующим уровнем иерархии организационных документов являются «Положения об отделах и группах», которые регламентируют организационное и административное взаимодействие субъектов управления внутри подразделений.

Подробно функциональные обязанности должностных лиц и сотрудников регламентируют «Должностные инструкции» и «Описания рабочих мест» (Job descriptions). Документы этого уровня максимально детализируют организационную структуру Компании до уровня конкретных рабочих мест.

Конкретные направления и предмет деятельности профитных подразделений регламентируются в нормативных документах «Положения о направлении деятельности», а для обеспечивающих подразделений в «Положениях о функциях управления» .

Конкретные бизнес-процессы, выполняющиеся профитными подразделениями (в случае, если предварительный анализ указывает необходимость их официальной регламентации) регламентируются специально разрабатываемыми «Инструкциями по регламентации бизнес-процесса» .

Деятельность обеспечивающих подразделений регламентируется «Инструкциями по регламентации функций управления» .

Кроме собственно нормативных документов в работе как профитных, так и обеспечивающих подразделений могут использоваться другие материалы и руководства, обозначенные на схеме 1, как «Методические рекомендации по выполнению процедур». Эти материалы носят рекомендательно-справочных характер, и контроль соблюдения изложенных в них принципов осуществляется непосредственно на рабочем месте.

Документы распорядительного типа создаются в виде Приказов единоличного руководителя компании, в виде распоряжений вице-президентов, выполнение которых обязательно в рамках подчиненных им непосредственно субъектов управления, а также в виде Указаний, которые могут отдаваться как руководителем Компании, так и вице-президентами в отношении зависимых или дочерних структур, непосредственно не подчиненных руководству компании. Кроме того, к распорядительным документам относятся решения коллегиальных органов, работающих в рамках Компании.

Другими типами документов являются финансовые, коммерческие, информационно-справочные, планово-учетные и кадровые документы, общие принципы работы с которыми (документирование, документооборот и делопроизводство) регламентируются в соответствующих инструкциях о регламентации функций управления, разрабатываемых, как правило, в управлении делами компании. Порядок их использования регламентируется в инструкциях, относящихся к конкретным бизнес-процессам и функциям управления в обеспечивающих подразделениях.

В качестве иллюстраций предлагаемого подхода к разработке комплекта организационных и нормативных документов в Приложениях приводятся образцы документов, реально внедренных в Компаниях, официально регламентирующих принятые стандарты деятельности.