Архив предприятия. 
Хранение документов

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.

Для ведения архива выделяется штатная должность «архивист» или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства и архивного дела.

Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

В задачи архива входят:

• — прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;
• — информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;
• — организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Лучше всего расположить архив в специально выделенном отдельном помещении.

В исключительных случаях архив может занимать часть помещения со стеллажами, шкафами или сейфами, в которых можно было бы обеспечить сохранность документов.

Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного хранения должны быть сохранены в организации:

• — до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;
• — до сдачи дел на государственное хранение;
• — до ликвидации организации.

Понятие об оптимальном сроке использования документов в делопроизводстве. Экспертная комиссия Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве — 3 года.

После истечения этого срока решается дальнейшая «судьба» документов:

• — передать ли их в архив предприятия;
• — уничтожить;
• — оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит из 3-х человек.

Примерный состав ЭК:

• — зам. директора
• — ведущий специалист
• — секретарь-референт.

Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли.

ЭК является совещательным органом.

Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Определение конкретных сроков хранения документов проводится по «Перечню документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений».

При использовании Перечня необходимо учитывать, что все организации, предприятия разделены на 2 группы.

К первой отнесены организации (министерства, комитеты, государственные органы, крупные предприятия) в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в государственные архивы.

Во вторую группу входят предприятия, организации вспомогательного обслуживающего характера, в деятельности которых не создаются документы постоянного хранения.

Наряду с перечнем можно использовать номенклатуру дел предприятия в которой указаны сроки хранения дел.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 мес., 1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет.

Документы относящиеся к категории документов долговременного хранения К документам долговременного хранения относятся, прежде всего, документы по личному составу, устав, договор, протоколы совета директоров.

В результате работы ЭК документы подразделяются на 2 группы:

• — документы, предназначенные для архивного хранения;
• — документы, подлежащие уничтожению.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

• — документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дел;
• — произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;
• — подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;
• — на наиболее важные документы (по л/с или содержащие КТ) составить внутренние описи дел;
• — переплести дело или прошить его;
• — дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела.

Документы, подлежащие уничтожению. Форма акта. Порядок уничтожения На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки дел с указанием количества дел, включенных в группу, например: «Переписка за 2007;2008 год» — 3 дела.

Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом и архивистом.

На каждое дело составляются описи в 4-х экземплярах:

• — 2 в архивные органы
• — 2 в учреждение в качестве учетного и справочного материала.

На всех экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии.

Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации.

Заведующий архивом сверяет наличие дела с описью, расписывается в приеме.

Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.

Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин типа «Crocodile» не менее, чем двумя работниками предприятия.

хранение ведомственный архив делопроизводство опись.