Деловая речь и ее грамматические особенности

При составлении служебных документов используется деловая речь, которая является разновидностью литературной письменной речи. Деловая речь служит средством для удостоверения прав и полномочий, для закрепления взаимных обязательств и вытекающих из них последствий.

Деловую речь отличают, прежде всего, ясность, точность, краткость, систематичность.

Ясность — простой, понятный язык без злоупотребления иностранными словами, жаргоном.

Точность — приведенные факты отражают действительное положение вещей, а содержание документов точно выражает мысли автора, не вызывая иного толкования отдельных слов и фраз.

Краткость — полнота содержания документа, а также ясность и точность изложения достигнуты без лишних слов, фраз и повторений.

Систематичность — логическая последовательность изложения документов.

Деловая речь имеет соответствующую терминологию, различную для разных отраслей народного хозяйства, формирующую официально-деловой стиль. В коммерческой практике термином официально-деловой стиль принято называть язык служебных, в первую очередь организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, протоколы, акты и др.). Язык коммерческих документов в сравнении с другими имеет резкое сужение диапазона используемых речевых средств: высокую степень повторяемости отдельных языковых форм на определенных участках текстов документа.

Необходимыми качествами делового стиля служебных документов являются полнота и своевременность, лаконизм формулировок, предельно четкое отражение сведений, имеющих правовую силу.

Деловая речь формируется с учетом требований этики делового общения (этикета). Деловой этикет требует, чтобы документы были достоверными, объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценка ситуации особенно необходима в документации, отражающей конфликтные моменты в сфере деловых отношений. Если, например, готовится отказ в просьбе, он должен быть доброжелательным с убедительным объяснением, с возможным продолжением деловых отношений.

Нормой делового этикета является нейтральный тон изложения документов. Личный субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются синонимические средства языка, прежде всего, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (имена существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия).

Недопустимо использование разговорных, просторечных, жаргонных, диалектных и других слов и фразеологических оборотов. Однако это не означает, что стиль изложения в официальном документе должен быть всегда объективно нейтральным. Так не бывает. В документе может быть выражена просьба или благодарность, может быть предъявлено требование (иногда в категорической форме) и т. д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуации и фактов.

В деловой речи следует учитывать лексическую сочетаемость слов (служебное письмо составляется (не пишется) или направляется (не посылается), выговор — объявляется, порицание — выносится, оклад — устанавливается и т. д.).

Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется готовыми формулами, трафаретами, штампами. Примером таких штампов являются конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии) и т. п. Подобные выражения (независимо от того, осознает это говорящий или нет) нередко начинают выполнять функцию терминов, отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации.

В деловой речи следует употреблять наиболее точные, простые, общеупотребительные коренные русские слова. Не следует увлекаться иностранными словами, обитающими в коммерческой терминологии (менеджмент, маркетинг, конъюнктура, коносамент, консигнация, клиринг, дистрибьютор и др.). Эти и другие термины хороши тогда, когда они известны и понятны адресату. При этом составитель письма обязан грамотно написать каждое употребляемое им иностранное слово. В сомнительных случаях необходимо пользоваться орфографическим словарем.

В деловой речи и тем более в служебной переписке не рекомендуется употреблять малопонятные слова старославянского происхождения и отжившие канцелярские слова, заимствованные из лексикона прежнего бюрократического аппарата и частной коммерческой практики.

Например: сей, посему, надлежит, учинить, таковой, коих и др. Их следует заменять на слова современного стиля — этот, поэтому, следует, произвести, такой, которых. Большое внимание следует уделять правильному сочетанию слов в предложении, так как может получиться бессмыслица, например: «Незаконное хищение государственной собственности» — очевидно, что законного хищения не может быть; «Организован обмен имеющимся опытом», разумеется, что если опыта нет, то нечем и обмениваться.

Употребление отглагольных существительных (обнаружение, непредоставление, составление и др.) затемняет смысл речи. Поэтому отглагольные существительные необходимо заменять глаголами, например: «В случае обнаружения при доставке товара недостачи возникает необходимость составления приемного акта». После замены отглагольных существительных на глагол получим более четкую фразу: «Если при доставке товара обнаружена недостача, необходимо составить приемный акт» .

В деловой речи недопустимы восклицательные и вопросительные предложения с выражением иронии, шутки и иных эмоций.