Литературное, нормативно-правовое и информационное обеспечение конроля

Ведение бухгалтерского учета, аудита, ревизии базируется на применении различных законодательных, нормативных и инструктивных документов, устанавливаемых как на республиканском уровне, так и на уровне министерств, ведомств с учетом специфики деятельности отраслей народного хозяйства.

И.Н. Белов [3], указывает, что контроль топлива в сельскохозяйственных организациях рекомендуется осуществлять в определенной последовательности, обеспечивающей логическую связь предыдущих и последующих контрольно-ревизионных работ.

Н.П. Дробышевский[8] считает, что приступая к проверке по движению топлива, аудитор должен установить, какая первичная документация по движению топлива используется в организации, соответствует ли она типовым формам первичной учетной документации. При этом аудитор должен знать, что в соответствии со ст. 9 закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

А.Яковлева [21], отмечает, что ни одна организация, как правило, не обходиться в своей деятельности без использования автотранспортных средств (собственных или арендованных). В связи с этим вопросы учета ГСМ являются особенно актуальными.

Одним важным моментом организации учета ГСМ является разработка рабочего плана счетов. Бухгалтерский учет наличия и движения в организации различных видов ГСМ осуществляется на субсчете 3 «Топливо» к счету 10 «Материалы».

Аналитический учет по данному счету ведется в разрезе материально-ответственных лиц, мест хранения и видов ГСМ. Поскольку для этого требуется ведение аналитических счетов, они должны быть включены в рабочий план счетов организации. В свою очередь, рабочий план счетов включается в ее учетную политику.

Как отмечает Н. Л. Попкова [17], совершенствование учета и контроля наличия и движения материалов может происходить в следующих направлениях:

• — упрощенное формирование операций по приходу и расходу топлива, При этом в целях экономии времени и бумаги при отсутствии между фактическим количеством поступившего топлива и указанных в документах поставщика следует шире применять для оприходования материальных ценностей определенный штамп, содержащей реквизиты приходного ордера. Факт приемки материалов удостоверяется подписью материально-ответственного лица на указанном штампе;
• -совершенствование карточки складского учета. Предусмотрев в карточке дополнительные графы, с ее помощью можно оформлять внутреннее перемещение материалов, материально-ответственное лицо, получив ценности расписывается в получении материалов в карточке складского учета отпустившего ценности, а отпустивший в карточке получателя. В связи с этим карточки становятся оправдательными документами.

По мнению Е. Шуремова [] наиболее ощутимый эффект от внедрения автоматизированной системы появляется в оптимизации нескольких наиболее важных участков, являющихся основными источниками потерь на производстве.

Таким образом, применение системы комплексной автоматизации управления за счет оптимизации объема запасов топлива, улучшения качества и время обслуживания работников, уменьшения потерь и злоупотребления позволяет ускорить оборачиваемость топлива и снизить общие издержки предприятия.

Нормативное обеспечение контроля следует разграничивать на нормативно правовые акты регулирующие бухгалтерский учет сохранности топлива и на нормативно правовые акты регулирующие ревизию сохранности товарно-материальных ценностей.

Из нормативных правовых актов регулирующих учет можно назвать:

— Закон «О бухгалтерском учете и отчетности» от 16 мая 2001 г., с изменениями и дополнениями.

«Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка имущества и обязательств.».

Также в данном законе оговаривается в каких случаях инвентаризация проводится обязательно, на какие счета относятся суммы излишков и недостач, выявленные при инвентаризации, и когда применяются нормы естественной убыли.

• — Об утверждении положения о коллективной (бригадной) материальной ответственности, примерного перечня работ, при выполнении которых может сводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность, примерного договора о коллективной (бригадной) материальной ответственности: постановление Министерства труда Республики Беларусь от 14 апреля 2000 г., № 54.
• — Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» утверждено постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 17апреля 2002 г., № 62.

Оговаривается содержимое учетной политики организации: принятые способы ведения бухгалтерского учета, план счетов бухгалтерского учета организации, применение организацией форм первичных документов и регистров бухгалтерского учета, если они отличаются от типовых и др.

— Положение о приемке товаров по количеству и качеству: утверждено Постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 26 апреля 1996 г., № 285.

Регулирует отношения по приобретению товара, созданию условий для его сохранности, своевременной и правильной приемки по количеству и качеству.

Оговариваются обязанности покупателя при осуществлении приемки товара:

«…правильно и своевременно произвести приемку товара, обеспечивающую сохранность и предотвращающую возможность образования недостачи, хищения и порчи этого товара, а также смешение его с другим однородным товаром…».

Освещены условия приемки товаров по количеству и качеству:

«…в случае выявления недостачи товара или его ненадлежащего качества, при необходимости составления двухстороннего акта, вызов представителя продавца является обязательным…».

• — Инструкция по бухгалтерскому учету «Доходы организаций»: утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26 дек. 2003 г., № 181 с изменениями и дополнениями.
• — Инструкция по бухгалтерскому учету «Расходы организаций»: утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 26 дек. 2003 г., № 182 с изменениями и дополнениями.
• — Трудовой кодекс, принят Палатой представителей 8 июня 1999 года.

ст. 402. Порядок возмещения ущерба, причиненного нанимателю.

ст. 403. Случаи ограниченной материальной ответственности.

ст. 404. Случаи полной материальной ответственности.

ст. 405. Письменные договоры о полной материальной ответственности. «…Письменные договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены нанимателем с работниками, достигнувшими 18 лет, выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей… переданных им ценностей…».

ст. 406. Коллективная материальная ответственность.

— Кодекс Республики Беларусь Об административных правонарушениях, принят Палатой представителей 17 декабря 2002 года.

ст. 210. Хищение путем злоупотребления служебными полномочиями: «…наказываются штрафом, или лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, или исправительными работами на срок до 2 лет, или арестом на срок до 6 месяцев, или ограничением свободы на срок до 4 лет, или лишением свободы на тот же срок…».

ст. 211. Присвоение либо растрата.

ст. 218. Умышленное уничтожение либо повреждение имущества.

— Уголовный кодекс, принят Палатой представителей 2 июня 1999 года.

ст. 10.5. Мелкое хищение: «…влечет наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин или административный арест…».

ст. 10.7. Причинение имущественного ущерба: «…влечет наложение штрафа в размере от 20 до 50 базовых величин…».

ст. 10.9. Умышленное уничтожение либо повреждение имущества: «…влечет наложение штрафа в размере от 20 до 50 базовых величин…».

Из нормативных правовых актов регулирующих ревизию можно назвать:

— О некоторых мерах по совершенствованию координации деятельности контролирующих органов и порядка применения ими экономических санкций: указ Президента Республики Беларусь от 6 декабря 2001 г., № 117.

В указе рассмотрен порядок организации и проведения проверок финансово-хозяйственной деятельности и применения экономических санкций (чем руководствуются работники контролирующих органов, что изучают, как проверяют, права и ответственность работников, как составляется акт и т. д.).

— Инструкция о порядке организации и проведения ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности в организациях, предприятиях и учреждениях потребительской кооперации Республики Беларусь: утв. постановлением правления Белкоопсоюза от 12 апр. 2002 г.№ 177. Согласно п. 17 данной инструкции:

«…При проверке состояния сохранности имущества потребительской кооперации устанавливается: наличие договоров о полной материальной ответственности с материально-ответственными лицами, условия хранения и обеспечения сохранности имущества, принимаемые меры по взысканию недостач…».

— Инструкция о порядке проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств в организациях, предприятиях и учреждениях потребительской кооперации Белкоопсоюза (Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств от 5 дек. 1995 г., № 54) с разъяснениями от 18 мая 1999 г., № 126.

В инструкции отражены общие правила проведения инвентаризации, особенности инвентаризации товарно-материальных ценностей, составление сличительных ведомостей по инвентаризации, порядок оформления результатов инвентаризации.

Знание нормативных актов является неотъемлемой частью любой проверки, помогает ревизору при сборе информации, при ее обработке, обобщении и использовании.

Под информацией, в сфере информационного обеспечения контроля, понимается совокупность знаний, необходимых и достаточных для того, чтобы обеспечить полную сохранность собственности, осуществить анализ причин и обстоятельств, вызвавших растраты и хищения, проводить мероприятия с целью предотвращения недостач.

Информационное обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей сельского хозяйства многопланово.

Существуют довольно разнообразные источники получения необходимой ревизору информации.

Документы являются важнейшим средством оперативного контроля за действиями лиц, которым доверены материальные ценности. Рационально организованная документация дает возможность не только выявить, но и предупредить злоупотребления, нарушения и бесхозяйственность в деле сохранности собственности организации.

Данные бухгалтерского учета используются с одной стороны, для контроля за обеспечением сохранности числящихся в подотчете материально-ответственных лиц путем сравнения фактических остатков ценностей с данными бухгалтерского учета, и, с другой стороны, для контроля за погашением задолженности по недостачам и хищениям товарно-материальных ценностей.

При проведении проверки ревизор обращает внимание на плановую информацию. К плановой информации относятся: расчет планово-экономического развития организации, план проведения инвентаризаций, план работы контрольно-ревизионного отдела.

В учетной политике организации оговорены принятые способы ведения бухгалтерского учета, план счетов бухгалтерского учета организации, применение организацией форм первичных документов и регистров бухгалтерского учета, если они отличаются от типовых и другое. Раскрыты вопросы касающиеся сохранности товарно-материальных ценностей: «…естественную убыль товаров в пути начислять по установленным нормам и списывать в пределах фактической недостачи на расходы на реализацию по покупным (продажным) ценам при отсутствии злоупотреблений со стороны материально ответственных лиц… естественную убыль товаров при хранении и реализации, определяемую по расчету при инвентаризации, списывать в пределах фактической недостачи товаров на издержки обращения…».

Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственно-финансовой деятельности организации.

В товарно-денежных отчетах материально-ответственных лиц имеются показатели о поступлении топлива, об остатках топлива и его лимитах. Эти сведения позволяют принимать действенные меры для осуществления контроля за работой материально-ответственных лиц.

Важные сведения, касающиеся обеспечения сохранности собственности, могут быть получены из материалов проведенных инвентаризаций по недостачам и хищениям: задолженности, дела по которой не переданы в судебно-следственные органы; задолженности, дела по которым находятся в судебно-следственных органах и другие. Ревизор проверяет наличие и правильность составления таких документов, как распоряжение на проведение инвентаризации, инвентаризационная опись товаров, сличительная ведомость результатов инвентаризации топлива.

При ревизии обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей ревизор проверяет личные дела работников, а также наличие и правильность составления договоров о полной индивидуальной материальной ответственности и договоров о коллективной (бригадной) материальной ответственности.

Также ревизор в своей работе использует такую дополнительную информацию, как оперативные сведения по недостачам, сведения о проведенных инвентаризациях и контрольных проверках, сведения о движении краж, срочные донесения о крупных недостачах.

Разносторонняя информация о состоянии обеспечения сохранности собственности содержится в актах комплексных ревизий.

Бухгалтерская отчетность содержит показатели, которые позволяют оценить состояние сохранности собственности как на определенную дату, так и проанализировать изменение её в динамике.

Контрольно-ревизионные и бухгалтерские службы должны максимально эффективно использовать всю имеющуюся информацию для полного обеспечения сохранности собственности.

Таким образом, в настоящее время практически перед каждой организацией остро стоят проблемы совершенствования и рационализации бухгалтерского учета, своевременный учет поступления ценностей и выбытия позволит осуществить контроль не только за наличием и использованием, но и учесть влияние их на формирование себестоимости продукции.