Документальное оформление материалов ревизии расчетов с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками

По результатам ревизии (проверки), в ходе которой выявлены нарушения актов законодательства в сфере экономики, составляется акт. Результаты ревизии (проверки), в ходе которой не выявлено нарушений актов законодательства, оформляются справкой.

Акты и справки подписываются проводившим ревизию (проверку) должностным лицом (руководителем ревизионной комиссии), членами ревизионной комиссии, руководителем проверяемого субъекта предпринимательской деятельности, главным бухгалтером (выполняющим функции главного (старшего) бухгалтера) проверяемого субъекта, а при необходимости — другими участниками проверки (ревизии).

В случае отказа уполномоченного представителя субъекта предпринимательской деятельности от подписания акта ревизии (проверки) в нем делается соответствующая запись. Представитель субъекта предпринимательской деятельности вправе письменно изложить мотивы отказа от подписания акта.

При наличии возражений по акту ревизии (проверки) подписывающие его должностные лица субъекта предпринимательской деятельности делают об этом оговорку перед своей подписью и не позднее 5 рабочих дней со дня подписания акта представляют в письменном виде возражения по его содержанию в контролирующий орган, назначивший ревизию (проверку).

Проверяющий вправе потребовать представить также письменные объяснения должностных лиц проверяемого субъекта и лиц, непосредственно виновных в установленных ревизией (проверкой) нарушениях. Данные объяснения и замечания прилагаются к акту ревизии (проверки) и являются неотъемлемой его частью.

Обоснованность доводов, изложенных в возражениях, проверяется работником, проводившим ревизию (проверку), и по ним составляется письменное заключение, с которым должны быть ознакомлены соответствующие должностные лица проверяемого юридического лица.

В случае, если выявленное нарушение или злоупотребление может быть сокрыто или по выявленным фактам необходимо принять неотложные меры по их устранению и привлечению к ответственности виновных лиц, проверяющим до окончания ревизии (проверки) составляется отдельный промежуточный акт.

Промежуточный акт подписывается проверяющим (руководителем ревизионной комиссии), соответствующими должностными лицами проверяемого субъекта, а также лицами, причастными к выявленным нарушениям, от которых в обязательном порядке истребуются письменные объяснения.

Один экземпляр акта передается руководителю проверяемого субъекта. Факты, изложенные в промежуточном акте, включаются в общий акт ревизии (проверки).

В акте ревизии (проверки) должны быть указаны:

ь основание назначения ревизии (проверки), дата и номер приказа (распоряжения) о ее проведении, должность, фамилия, имя и отчество лица, составившего акт ревизии (проверки);

ь даты начала и завершения проверки или ревизии (в случае перерывов указывается их период), а также место составления акта ревизии (проверки);

ь должности и фамилии работников проверяемого субъекта, обязанных подписывать акт ревизии (проверки), с обязательным указанием периода их работы на занимаемых должностях, а также иных лиц, привлекаемых к ревизии (проверке);

ь наименование и местонахождение проверяемого субъекта предпринимательской деятельности;

ь наличие книги учета проверок (ревизий), а также информация о произведенной в ней записи о данной проверке (ревизии);

ь кем и когда были проведены предыдущие ревизии (проверки), какие принимались меры по выявленным фактам нарушения актов законодательства;

ь какие финансово-хозяйственные операции (документы), каким методом и за какой период проверены;

ь место, время и характер совершенного экономического правонарушения, акты законодательства, требования которых нарушены, установленная актом законодательства ответственность за данный вид нарушения;

ь факты несоблюдения установленного порядка составления и исполнения смет и финансовых планов;

ь факты сокрытия или несвоевременного перечисления причитающихся бюджету платежей и других сумм, прочих нарушений финансовой дисциплины, неправильного ведения бухгалтерского учета и составления отчетности, невыполнения требований по осуществлению внутрихозяйственного учета и контроля;

ь установленные в ходе ревизии (проверки) недостачи денежных средств и материальных ценностей, потери от переплаты работникам, поставщикам и подрядчикам по счетам и расчетам, прочим дебиторам;

ь размер причиненного ущерба и другие последствия выявленных нарушений;

ь должности и фамилии лиц, по вине которых допущены соответствующие нарушения, а также сведения о том, какие именно действия (бездействие) этих должностных лиц повлекли нарушения в деятельности субъекта предпринимательской деятельности;

ь иные сведения, необходимые для рассмотрения материалов о совершенном правонарушении.

В акте ревизии (проверки) должны быть соблюдены объективность, ясность и точность изложения выявленных фактов. Не допускается включение в акт ревизии (проверки) различного рода не подтвержденных документально предположений и данных о деятельности проверяемого субъекта.

При проведении ревизии (проверки) уполномоченные должностные лица контролирующих органов обязаны выяснить все существенные для принятия обоснованного решения факты и обстоятельства.

Однородные нарушения могут отражаться в ведомостях (таблицах), прилагаемых к каждому экземпляру акта ревизии (проверки), в которых указываются все необходимые данные по каждому факту нарушения: суммы ущерба; период, на протяжении которого совершалось нарушение; даты и номера документов; виновные лица и др. В акте могут приводиться обобщенные итоговые данные и примеры.

В необходимых случаях к акту могут быть приложены копии или выписки из различных документов, а также справки и расчеты, составленные на основании проверенных документов, заверенные в установленном порядке.

Результаты ревизии (проверки) излагаются в акте на основе:

ь проверенных данных и фактов, вытекающих из имеющихся у проверяемых субъектов документов и материалов, проведенных встречных проверок;

ь фактических проверок действительности совершенных операций;

ь итогов взвешивания и обмера сырья и материалов по данным произведенных в ходе ревизии (проверки) инвентаризаций;

ь проведения контрольных обмеров, контрольных запусков сырья и материалов в производство, контрольных анализов сырья, материалов и готовой продукции;

ь данных проверки качества продукции, соблюдения технических условий и технологических режимов производства, соответствия продукции государственным стандартам, а также других данных, вытекающих из заключений специальных экспертиз.

По окончании ревизии (проверки) орган, проводивший ревизию (проверку), обязан проинформировать вышестоящий орган государственного управления, собственника (уполномоченное им лицо) проверенного субъекта предпринимательской деятельности о выявленных фактах нарушений законодательства с указанием обстоятельств и причин их возникновения и с внесением предложений по их устранению и предотвращению.

При выявлении фактов причинения ущерба, недостач и хищений денежных средств и материальных ценностей, должностного подлога и других нарушений законодательства, влекущих уголовную ответственность, немедленно ставится в известность лицо, назначившее ревизию (проверку). Материалы таких ревизий (проверок) передаются в 10-дневный срок правоохранительным органам в оригиналах. К материалам проверок (ревизий) должны быть приложены подлинники бухгалтерских, финансовых, производственно-хозяйственных документов и регистров оперативного и бухгалтерского учета, в том числе хранившиеся на магнитных носителях информации в виде электронных документов, свидетельствующие о совершении (сокрытии) нарушений законодательства. Материалы ревизии (проверки) направляются в правоохранительные органы с сопроводительным письмом, в котором указываются: наименование проверяемого субъекта, его юридический адрес, характер выявленных нарушений, какие требования нормативных правовых актов не соблюдены, фамилии и должности лиц, виновных в нарушениях, с приложением документов, регламентирующих их должностные обязанности. В случае привлечения контролирующими органами субъекта предпринимательской деятельности и его руководителя, виновных в нарушениях законодательства, к экономической и иной ответственности к акту прилагаются соответствующие документы.