Синтетический и аналитический учет расчетов по оплате труда

Синтетический учет расчетов с персоналом (состоящим и не состоящим в списочном составе организации) по оплате труда (по всем видам заработной платы, премиям, пособиям, пенсиям работающим пенсионерам и другим выплатам), а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации осуществляется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Этот счет, как правило, пассивный. По кредиту счета отражают начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, пенсий и других аналогичных сумм, а также доходов от участия в организации, а по дебету — удержания из начисленной суммы оплаты труда и доходов, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда и доходов. Сальдо этого счета, как правило, кредитовое и показывает задолженность организации перед рабочими и служащими по заработной плате и другим указанным платежам.

Согласно допущению временной определенности (п. 6 ПБУ 1/98) заработная плата признается расходом предприятия не тогда, когда она выплачивается, а тогда, когда у предприятия возникает необходимость ее выплатить. А такая необходимость возникает каждый час работы сотрудника этого предприятия.

Как следует из инструкции, обязательства по расчетам с персоналом по оплате труда возникают, обобщенно, в четырех случаях:

1. Обязательства по заработной плате и по премиям, которые можно выплачивать за счет себестоимости:

Дебет счета 20 «Основное производство» (оплата труда производственных рабочих);

Дебет счета 23 «Вспомогательные производства» (оплата труда рабочим вспомогательных производств);

Дебет счета 25 «Общепроизводственные расходы» (оплата труда цехового персонала);

Дебет счета 29 «Обслуживающие производства и хозяйства» (оплата труда работников обслуживающих производств и хозяйств);

Дебет других счетов издержек (28,44, 45, 91, 97);

Кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (на всю сумму начисленной оплаты труда).

В этом случае доходы сотрудников предприятия формируются за счет его себестоимости. Отсюда доходы на этом счете накапливаются по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» .

Если же речь идет о премии, которая выплачивается за счет собственных источников и не включается прямо в себестоимость, то в этом случае составляется запись:

Дебет 91.2 «Прочие расходы» .

Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» .

Начисление оплаты труда по операциям, связанным с заготовлением и приобретением производственных запасов, оборудования к установке и осуществлением капитальных вложений, отражают по дебету счетов 07, 08, 10, 11,15 и кредиту счета 70.

2. Обязательства, связанные с оплатой отпусков и оплатой за выслугу лет, резервируются согласно допущению непрерывности деятельности (п. 6 ПБУ 1/98). Это предполагает, что в течение отчетного периода производятся отчисления в резерв на оплату отпусков работникам и в резерв вознаграждений за выслугу лет. Это означает, что ежемесячно на предприятии начисляются резервы, ибо и отпуска и доплаты за выслугу лет производятся одни раз в год, и, следовательно, эти расходы предприятия должны быть равномерно распределены по всему отчетному периоду.

Начисление в резерв оформляется путем дебетования тех же счетов затрат, как и предыдущем случае. При этом на исчисление суммы резервов кредитуется счет 96 «Резервы предстоящих расходов». Это позволяет равномерно распределить все эти расходы по отчетным периодам всего отчетного года. И когда сотрудник предприятия отправляется в отпуск или ему выплачивают надбавку за выслугу лет, бухгалтер составляет запись:

Дебет 96 «Резервы предстоящих расходов» .

Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» .

Если резерва не хватает, что может случиться в сезон отпусков, то бухгалтер обычно дебетует счета затрат, за счет которых и формировался резерв. Однако это неверно, ибо основная цель этой бухгалтерской процедуры сводится к тому, чтобы равномерно распределить эти расходы по отчетным периодам. Поэтому более правильным будет на недостающую разность дебетовать счет 97 «Расходы будущих периодов» и уже в следующие отчетные периоды покрывать за счет созданного резерва.

3. Обязательства по социальным выплатам (пособия по временной нетрудоспособности и др.) организация выплачивает за счет третьих лиц, как правило, самих органов социального обеспечения. Это позволяет кредитовать счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и дебетовать счет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» .

Начисленные суммы премий, материальной помощи, пособий, оплаты труда по работам, производимым за счет средств целевого финансирования и в процессе получения внереализационных или операционных доходов, отражают по дебету счетов 91 «Прочие доходы и расходы», 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)», 86 «Целевое финансирование» и кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

4. Обязательства, возникающие из права сотрудника на участие в капитале предприятия, отражаются записью:

Дебет 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» .

Кредит 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» .

Названные обязательства уменьшаются за счет налоговых, страховых (возмещение вреда, алименты) и других удержаний из заработной платы, которая выплачивается или деньгами, или товарами. При этом во всех случаях счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» дебетуется:

если обязательства гасятся деньгами, то кредитуется или счет 50 «Касса» или счет 51 «Расчетные счета», когда зарплата выплачивается или через банк или через кредитные карточки.

если обязательства гасятся товарами, то делаются записи:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» .

Кредит 90.1 «Выручка» и.

Дебет 90.2 «Себестоимость продаж» .

Кредит 41 «Товары» или 43 «Готовая продукция» .

если обязательства не погашаются, так как сотрудник по субъективным причинам не получил заработную плату, то всю невыплаченную в течение трех дней заработную плату и другие причитающиеся сотруднику деньги необходимо депонировать, для чего делается запись:

Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» .

Кредит 76.4 «Расчеты по депонированным суммам» .

Депонированные суммы должны быть выплачены по первому требованию работника.

Учет расчетов с депонентами ведут в книге учета депонированной заработной платы, заполняемой по данным реестра невиданной заработной платы. Книгу открывают на год. Для каждого депонента в ней отводят отдельную строку, в которой указывают табельный номер депонента, его фамилию, имя, отчество, депонированную сумму и отметки о ее выдаче. Суммы, оставшиеся на конец года невыплаченными, переносят в новую книгу, открываемую также на год.

Последующую выплату депонированной заработной платы осуществляют по расходному кассовому ордеру и отражают по дебету счета 76 и кредиту счета 50 «Касса».

По итогам года предприятие, как правило, выплачивает премию, так называемую тринадцатую зарплату. Ее можно оформить по-разному: как материальную помощь или как премию, в зависимости от этого различается размер налога с этой зарплаты. Материальная помощь не уменьшает облагаемую налогом прибыль. Вместе с тем с нее не надо платить ЕСН и взносы в Пенсионный фонд.

Материальная помощь и премии облагаются взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Материальную помощь лучше выдать в следующих случаях:

• — если фирма рассчитывает ЕСН по максимальной ставке (35,6 процента);
• — если у фирмы нет облагаемой налогом прибыли.

В первом случае придется заплатить больше налога на прибыль. Однако фирма сэкономит на ЕСН. В итоге общая сумма налогов будет меньше, чем при выплате премии. Рассмотрим пример:

Пример.

ООО «Торговый дом „Трэйд-Бизнес“» выплачивает сотрудникам тринадцатую зарплату в размере 100 000 руб. Прибыль фирмы (без учета дополнительного вознаграждения) равна 500 000 руб. ООО «Торговый дом „Трэйд-Бизнес“» платит ЕСН по максимальной ставке (35,6%).

Рассмотрим, что выгоднее: выплатить материальную помощь или премию.

Материальная помощь.

Если «Трэйд-Бизнес» заплатит работникам материальную помощь, то налог на прибыль будет равен:

500 000 руб. x 24% = 120 000 руб.

ЕСН с мат. помощи платить не надо.

Премия Если фирма выдаст сотрудникам премию, то придется заплатить такие налоги:

• — ЕСН и взносы в Пенсионный фонд:
  • 100 000 руб. x 35,6% = 35 600 руб.;
• — налог на прибыль:
• (500 000 руб. — 100 000 руб. — 35 600 руб.) x 24% = 87 456 руб.

Всего в бюджет «Трэйд-Бизнес» перечислит 123 056 руб. (35 600 + 87 456).

Таким образом, фирме выгоднее выдать сотрудникам материальную помощь. При этом «Трэйд-Бизнес» сэкономит на налогах 3056 руб. (123 056 — 120 000).

Если у фирмы нет облагаемой налогом прибыли, то также лучше выдать материальную помощь. Платить ЕСН с нее не надо, а налог на прибыль уменьшать все равно не нужно.

Премию выгодно платить тем фирмам, которые применяют регрессивную ставку по ЕСН.

Аналитический учет оплаты труда в организации ведется по каждому работнику с использованием лицевых счетов рабочих и служащих (ф. № Т-54 и Т-54а).