Рекомендации по совершенствованию организационно-распорядительной деятельности Открытого акционерного общества «Завод бурового оборудования»

Изучив и проанализировав организационно-распорядительную документацию ОАО «Завод бурового оборудования» можно сказать, что особых нарушений в этой области не выявлено. Но есть множество мелких недочётов.

В организации разработана очень подробная инструкция по делопроизводству, но не все документы оформляются согласно этой инструкции. Это связано с тем, что раньше процесс документирования в организации отслеживался специальным отделом, сотрудники которого вели контроль всей документации. Все должны были придерживаться установленных стандартов. Но отдел был сокращён и ответственность за оформление документов переложили на секретаря. В её должностной инструкции не прописаны чёткие требования по выполнению этой работы. Организация большая и одному человеку контролировать правильность оформления документов трудно. В организации введена программа «1С: Документооборот 8», но воспользоваться ею в полной мере они не могут из-за отсутствия квалифицированного сотрудника.

Для улучшения работы организации можно дать следующие рекомендации:

• — направлять сотрудников ответственных за оформление документов на специальные обучающие курсы по делопроизводству;
• — проводить экзамен на проверку знаний персонала в области оформления документов;
• — в каждом отделе организации выбрать ответственного за оформление документов, в связи с этим внести изменения в его должностную инструкцию;
• — своевременно вносить изменения в Инструкцию по делопроизводству ОАО «Завод бурового оборудования»;
• — периодически проводить внутренние проверки по отдельно взятому отделу за надлежащим оформлением документов.

Для того чтобы отправить сотрудника ответственного за оформление документов на обучающие курсы по делопроизводству, организации необходимо произвести расчет во сколько это обойдётся по стоимости и выгодно ли это будет.

Например, курсы по делопроизводству в Москве:

• — срок обучения 2 месяца;
• — форма обучения очная;
• — стоимость курсов 20 000 тысяч рублей;
• — суточные (питание и проезд) — 800 рублей;
• — проживание (минимум) в сутки — 1000 рублей;
• — билет (в обе стороны) — 6000 рублей;

Итого: 134 000 тысячи рублей.

Рассчитав полную стоимость, можно сделать следующий вывод, даже такой большой организации как ОАО «Завод бурового оборудования» это будет стоить дорого. Поэтому выгоднее будет организации приглашать преподавателей и проводить семинары по курсу делопроизводства, для повышения квалификации сотрудников на месте.

Проводить экзамен на проверку знаний персонала в области оформления документов можно на основании приказа «О проведении экзамена» пример приказа приведён на рисунке 3.1.

Открытое акционерное общество.

«Завод бурового оборудования».

ПРИКАЗ Оренбург.

«08» февраля 2013 года.

О проведении экзамена № 1.

Для проведения проверки знаний и навыков у сотрудников в области оформления документов, приказываю:

• 1. Создать экзаменационную комиссию в составе:
  • — председатель комиссии: заместитель генерального директора — Иванов А.В.
  • — члены комиссии: начальник ОРП — Дранишникова О.Ю.
  • — секретарь комиссии: заместитель начальника ОРП Попов И.С.
• 2. Провести 11.02. 2013 г. проверку знаний в оформлении и составлении документов.
• 3. Результаты проверки навыков и знаний оформить протоколом.
• 4. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на первого заместителя генерального директора Зеленина А.П.

Заместитель генерального директора М. П. Баранов Выбрав в каждом отделе организации ответственного за оформление документов, необходимо внести изменения в его должностную инструкцию. Например: должностная инструкция «Инспектора отдела по работе с персоналом», внести дополнительный пункт № 5 (Организовать контроль оформления документов в соответствии с Инструкцией по делопроизводству ОАО «Завод бурового оборудования») в раздел «Обязанности», фрагмент должностной инструкции рисунок 3.2.

ОАО «Завод бурового оборудования».

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ УТВЕРЖДАЮ Инспектора отдела по работе с персоналом Генеральный директор А. К. Медведев.

№ 25 «14 «апреля 2013 г.

Должностная инструкция.

• 1. Информация о документе
• 2. Общие требования
• 2.1. Общие положения
• 2.1.1 Область применения данной Должностной инструкции
• 2.1.2 Цели должности
• 2.1.3 Порядок назначения на должность
• 2.1.4 Непосредственный руководитель работника
• 2.1.5 Сведения о замещении работника в период его временного отсутствия
• 2.1.6 Профессиональные требования
• 2.1.7 Обязанности

Инспектор по работе с персоналом обязан:

• 1. Организовать учёт личного состава предприятия, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учётной документации.
• 2. Организовать деятельность в соответствии с ДП 3.3.2 «Управление кадровым учётом».
• 3. Оформлять и сдавать дела в архив в соответствии с ИН 3.1−01−04/01 Инструкцией по делопроизводству предприятия.
• 4. Организовать деятельность в соответствии с ДП3.3.1 «Управление рекрументом, отбором и наймом».
• 5. Организовать контроль оформления документов в соответствии с Инструкцией по делопроизводству.

Изучая процесс документирования в организации, был выявлен недостаток, касающийся Инструкции по делопроизводству ОАО «Завод бурового оборудования. Во многих отделах пользуются распечатанными инструкциями, хотя инструкция есть и в электронном виде. В инструкцию в электронном виде своевременно вносятся изменения, сотрудники распечатывают себе фрагменты с изменениями, но не вкладывают их в инструкцию, в связи с этим получается, так что они теряются, кто-то может пропустить какое либо изменение и т. д.

Периодические внутренние проверки по отдельно взятому отделу за надлежащим оформлением документов тоже нужно проводить на основании приказа «О проведении внутренней проверки отдела» пример приказа приведён на рисунке 3.3.

Открытое акционерное общество.

«Завод бурового оборудования».

ПРИКАЗ г. Оренбург.

«10» мая 2013 года.

О проведении внутренней проверки отдела кадров № 34.

Для проведения внутренней проверки отдела кадров в области оформления документов, приказываю:

• 1. Создать комиссию в составе:
  • — председатель комиссии: заместитель генерального директора — Иванов А.В.
  • — члены комиссии: начальник ОРП — Дранишникова О.Ю.
  • — секретарь комиссии: заместитель начальника ОРП Попов И.С.
• 2. Провести 12.02. 2013 г. проверку по оформлению документов.
• 3. Результаты проверки оформить протоколом.
• 4. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на первого заместителя генерального директора Зеленина А.П.