Первичный учет. 
Учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии ОАО птицефабрика "Калининская"

Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Птицефабрика „Калининская“» подразделяются на три вида.

1. Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии организации до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.

К таким документам относятся: приказ руководителя (приложение 1), служебное задание, командировочное удостоверение (приложение 2), расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер (приложение.

3).

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку (форма №Т-9). В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении (форма №Т-10а) и выписывается командировочное удостоверение (форма №Т-10).

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (№КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

2. Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении ТМЦ, оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки (приложение 4) и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица счет, накладная (приложение 5), акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру (приложение 6), счет-фактура (приложение 7). Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа — кассовый чек и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

наименование организации-продавца;

идентификационный номер (ИНН) заводской номер ККМ;

порядковый номер чека;

дата и время покупки;

стоимость (цену) покупки;

признак фискального режима.

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты:

наименование документа;

дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозяйственные товары» и т. п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);

должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счёте-фактуре должны быть указаны:

порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;

наименование продавца в соответствии с учредительными документами;

идентификационный номер продавца (ИНН);

наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;

идентификационный номер покупателя (ИНН);

наименование товара (работы, услуги);

стоимость (цена) товара (работ, услуг);

налоговая ставка;

сумма налога на добавленную стоимость;

страна происхождения товара;

Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации (Приложение 7).

3. Третий вид — итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания (форма №Т-10а), в бухгалтерию — авансовый отчет (приложение 8) об истраченных суммах полученных денежных средств.

На оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

После проведения хозяйственно — операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.