Оформление реквизитов документа

Организационно-распорядительные документы составляются и оформляются на основании требований СТБ 6.38−95 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов».

Реквизит — это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени.

Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями, назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т. д.

Так, например, реквизиты «наименование вышестоящей организации», «наименование учреждения, организации или предприятия», «наименование подразделения» показывают положение документа в пространстве. Положение документа во времени определяется его датой.

Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит — это реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит — это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

Специальные правила, касающиеся оформления определенных видов документов, могут предусматривать в них наличие и других реквизитов, характерных только для данного вида документов. Для этого в инструкциях и иных нормативных актах об организации делопроизводства делаются оговорки о том, что для специальных видов документов устанавливаются дополнительные обязательные реквизиты, например, заверительные подписи на удостоверяемых копиях документов и др.

Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа (рис.1). Формуляр-образец содержит все реквизиты, входящие в конкретные документы. Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов отражает наиболее часто применяемую их последовательность.

При оформлении организационно-распорядительных документов, в соответствии с СТБ 6.38−2004, используется следующий состав реквизитов:

• 1 — Государственный герб Республики Беларусь;
• 2 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 3 — код организации: код ОКОГУ по [1] для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП по [2] для других организаций;
• 4 — код документа по [3];
• 5 — наименование вышестоящей организации;
• 6 — наименование организации;
• 7 — наименование структурного подразделения;
• 8 — почтовый адрес отправителя;
• 9 — коммуникационные и коммерческие данные;
• 10 — название вида документа;
• 11 — дата;
• 12 — регистрационный индекс;
• 13 — ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;
• 14 — место составления или издания;
• 15 — гриф ограничения доступа;
• 16 — адресат;
• 17 — гриф утверждения;
• 18 — резолюция;
• 19 — заголовок к тексту;
• 20 — отметка о контроле;
• 21 — текст;
• 22 — отметка о наличии приложения;
• 23 — подпись;
• 24 — гриф приложения;
• 25 — гриф согласования;
• 26 — визы;
• 27 — печать;
• 28 — отметка об исполнителе;
• 29 — отметка о заверении копии;
• 30 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• 31 — отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);
• 32 — отметка о переносе данных на машинный носитель.

Государственный Герб Республики Беларусь — это официальный отличительный знак, эмблема организации. Он изображается на бланках документов органов государственной власти, министерств, ведомств, органов суда, прокуратуры, арбитража. Круг подведомственных организаций, которые имеют право изображать герб на своем бланке, определяет каждое министерство. Изображение помещается на верхнем поле документа. Диаметр изображения — не более 20 мм. документ реквизит Эмблема организации — это условное или символическое изображение, отражающее основное направление ее деятельности. Помещается на бланке организации. ГОСТ 6.38−90 указывает, что в качестве эмблемы организации должен использоваться товарный знак, зарегистрированный в установленном порядке. Изображение эмблемы располагается на верхнем поле документа или, чаде, на левом поле бланка документа. Эмблема помогает различить документ, но ее изображение не заменяет название организации.

Наименование вышестоящей организации; наименование организации; наименование структурного подразделения — эти реквизиты относятся к автору документа. Автором служебного документа выступают учреждения, организации, предприятия. Наименование вышестоящей организации указывается только на документах, имеющих ведомственное подчинение.

Наименование структурного подразделения указывается только тогда, когда документ издается структурными подразделениями организации. Все наименования даются в именительном падеже в строгом соответствии с наименованиями, установленными соответствующими правовыми актами (если имеется сокращенное название, то указывается при угловом расположении).