Пояснительная записка к бухгалтерской отчетности

Структура и назначение пояснительной записки к бухгалтерской отчетности

Пояснительная записка представляет собой наименее формализованный и наиболее объемный документ в годовой бухгалтерской отчетности, с которого опытный пользователь начинает изучение отчетности организации. В отличие от других форм отчетности, пояснительная записка не только расшифровывает количественные показатели деятельности предприятия, но и дает их качественные характеристики. В данном документе собраны воедино такие разные показатели как материалоемкость и фондоемкость производства, технические характеристики основных средств, статистика основных экономических показателей, изменение численности сотрудников и перспективы финансового состояния. Грамотно составленная пояснительная записка, является по существу готовым материалом для создания отчета перед акционерами.

Иными словами, составление пояснительной записки необходимо для получения наиболее полной и объективной картины о финансовом положении организации и ее перспективах. Именно пояснительная записка призвана раскрыть существенную информацию о налогоплательщике, которую нельзя увидеть в основных формах бухгалтерской и налоговой отчетности.

Бухгалтерская отчетность состоит из бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и убытках, отчета об изменениях капитала, отчета о движении денежных средств, приложения к бухгалтерскому балансу, пояснительной записки, а также аудиторского заключения, если организация подлежит обязательному аудиту. Данная отчетность является годовой. В то же время организация должна составлять так же и промежуточную бухгалтерскую отчетность за месяц, квартал нарастающим итогом с начала года. Промежуточная бухгалтерская отчетность состоит из бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках, если иное не установлено нормами законодательства или решениями учредителей. Таким образом, пояснительная записка в состав промежуточной отчетности не входит. Поэтому оформлять этот документ необходимо при составлении годовой отчетности. Сроки предоставления пояснительной записки совпадают со сроками предоставления годовой бухгалтерской отчетности.

Как правило, пояснительная записка составляется к годовому отчету. Но в случае необходимости раскрытия дополнительной информации для внутренних или внешних пользователей можно составлять пояснительную записку и к промежуточной отчетности. Это может быть сделано по требованию учредителей, в силу отдельных законодательных актов либо по инициативе организации (п. 49 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»).

Кто же должен составлять пояснительную записку в обязательном порядке? Об этом сказано в пункте 2 статьи 13 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту — Закон о бухгалтерском учете).

Составлять пояснительную записку должны все организации, кроме бюджетных; общественных организаций, не осуществляющих предпринимательскую деятельность и не имеющих кроме выбывшего имущества оборотов по продаже товаров (работ, услуг, п. 2 ст. 13 Закона о бухгалтерском учете); субъектов малого предпринимательства, не обязанных проводить аудиторскую проверку достоверности бухгалтерской отчетности в соответствии с законодательством РФ (п. 3 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденных приказом Минфина России от 22.07.2003 № 67н).Имеют право не вести бухгалтерский учет и не представлять пояснительную записку организации, применяющие упрощенную систему налогообложения. Это предусмотрено пунктом 3 статьи 4 Закона о бухгалтерском учете.

Если у вашей фирмы имеются дочерние и зависимые общества, то вы должны составить сводную отчетность и пояснительную записку к ней (п. 91 Положения о ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н).

Подписывается пояснительная записка руководителем и главным бухгалтером организации. В организациях, где бухгалтерский учет ведется на договорных началах специализированной организацией или бухгалтером-специалистом, бухгалтерская отчетность подписывается руководителем организации, руководителем специализированной организации либо специалистом, ведущим бухгалтерский учет.

Если фирма обязана проходить аудиторскую проверку бухгалтерской отчетности, но не составила пояснительную записку, в аудиторском заключении будет написано, что бухгалтерская отчетность составлена не в полном объеме. Что касается штрафов, то максимум, насколько могут оштрафовать фирму — это 50 рублей по статье 126 НК РФ. А главбуху может грозить штраф от 300 до 500 рублей по статье 15.6 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ).

В отличие от других форм бухгалтерской отчетности (№№ 1 — 6) шаблоны или какие-либо рекомендуемые формы пояснительной записки в нормативном порядке не утверждались. Она составляется в произвольной форме, но ряд положений по бухгалтерскому учету содержит требования о представлении в ней определенной информации.