Контроль исполнения документов

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:

• * постановку документа на контроль;
• * проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
• * проверку и регулирование хода исполнения;
• * учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения — обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших — с даты поступления.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки — принятием нового акта, индивидуальные — руководителем, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится |из резолюции в контрольную карточку.

При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.

| Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

> формирование картотеки контролируемых документов;

> направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;

> выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;

> напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

> получение информации о ходе и результатах исполнения;

> запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

> регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

> сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

> снятие документов с контроля по указанию руководителей;

> формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке:

• * заданий последующих лет — не реже одного раза в год;
• * заданий последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц;
• * заданий, поручений текущего месяца — каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т. е. не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться службой ДОУ и доводиться до сведения руководителя предприятия в целях повышения исполнительской дисциплины.

План работ по совершенствованию делопроизводства Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, т. к. значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники. К одной из функций, выполняемой секретарем-референтом, относится методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия и его филиалах.

Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.

Совершенствование делопроизводства на предприятии можно проводить по примерному плану:

• 1. Документирование
• 1.1. Определение основных видов документов предприятия, необходимых и достаточных для его работы. Сокращение и выведение из оборота устаревших видов документов.
• 1.2. Изучение и анализ составления и оформления документов предприятия (правила оформления, стиль изложения, логическое построение текстов).
• 1.3. Доработка основных видов документов по рекомендациям ГОСТ 6.38−96.
• 1.4. Разработка фирменных бланков двух видов (бланка для писем, факсов и внутренних документов).
• 1.5. Составление файла образцов основных видов документов предприятия с трафаретными текстами.
• 1.6. Обучение сотрудников предприятия правилам оформления документов с использованием файла образцов.
• 2. Организация работы с документами
• 2.1. Изучение и анализ технологии работы с документами.
• 2.2. Изучение практики формирования и оформления дел, порядка их использования. 2.3. Составление номенклатуры дел.
• 2.4. Назначение ответственных за формирование и ведение дел в структурных подразделениях.
• 2.5. Изучение порядка регистрации документов и подготовка предложений по его совершенствованию с использованием ПК.
• 2.6.

  Введение

  ежегодной обработки документов предприятия для последующей передачи части их в архив, а другой — на уничтожение.

• 2.7. Внедрение средств оргтехники (ПК, факсов, ксероксов, нумераторов и т. п.).
• 2.8. Внедрение современных инфотехнологий на базе электронной техники (компьютерного делопроизводства, электронной почты).
• 2.9. Составление инструкции по документационному обеспечению предприятия.
• 2.10. Обучение сотрудников предприятия навыкам рациональной работы с документами и современным инфотехнологиям.

Секретарь-референт может внести посильный вклад в решение какой-либо проблемы, стоящей перед руководителем. Некоторые секретари считают свою должность слишком незначительной, чтобы оказывать влияние на процесс принятия решения, тем самым ограничивая рамки своей работы и карьеры одновременно. Но с поиском и подбором информации по какому-либо вопросу приходится сталкиваться большинству секретарей. Руководители могут спросить у секретаря что угодно, исходя из укоренившегося представления, что секретарь «должен знать все!». Естественно, что подобное невозможно. Конкретизировав эти требования, можно установить наиболее общие информационные рамки для секретаря.

Секретарю необходимо:

• — знать основные направления работы руководителя и фирмы;
• — знать, где можно найти информацию и хранить информационные источники;
• — предвидеть потребность руководителя в той или иной информации;
• — выработать у руководителя уверенность в вашей способности найти необходимые данные.