Классификация и систематизация документов. 
Формирование дел

делопроизводственный документирование информационный документ В целях правильного формирования и учета дел, обеспечивающих быстрый поиск, сохранность и учет документов в филиале, составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в подразделениях, с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке (смотрите Приложение № 13).

Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного.

Номенклатура дел подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с ответственным за делопроизводство в филиале и утверждается начальником филиала.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года, уточняется, утверждается руководителем подразделения и представляется ответственному за делопроизводство в филиале на согласование.

На основании номенклатуры дел подразделений ответственный за делопроизводство в филиале составляет сводную номенклатуру дел, которая утверждается руководством филиала (смотрите Приложение№ 14).

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. В номенклатуру дел включается вся документация, как создаваемая самим филиалом, так и получаемая от других организаций и лиц, отражающая деятельность филиала.

Не включаются в номенклатуру печатные, рекламно-информационные издания (сборники, справочники, газеты, журналы, плакаты, проспекты, благодарственные и поздравительные письма, пригласительные билеты и т. д.).

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из условного обозначения подразделения и порядкового номера дела по номенклатуре.

Например: 55−01−03, где 55 — индекс филиала, 01 — индекс службы или отдела, 03 — порядковый номер дела.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разное», «общая переписка» и т. п.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Использование терминов «материалы» и «документальные материалы» неправомерно, так как они не предусмотрены государственным терминологическим стандартом. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т. д.), а также уточняющих данных о содержании документов, корреспондентах, датах, указание подлинности и копийности и т. д.

В начале располагаются заголовки дел, содержащие организационно — распорядительную документацию вышестоящих органов управления, затем заголовки дел с распорядительными документами самого филиала (приказы, решения, протоколы).

За этой группой дел следуют дела с плановыми или отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.

Внутри каждой из этих групп дела располагают по степени их важности. Например, вначале — годовые планы, затем — квартальные и после них месячные. Аналогично систематизируют и дела с отчетными документами.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в дело. Например: документы по эксплуатации подводных переходов (мероприятия, справки, переписка и т. д.).

Дела с перепиской располагают в следующем порядке: вначале — переписка с директивными и вышестоящими органами, затем с неподчиненными организациями и в конце — с подведомственными организациями (филиалами).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

Например: переписка с филиалами ООО «Газпром трансгаз Москва» о транспортировке газа.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются.

Например: переписка по отчуждению домов операторов.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например: переписка по поверке приборов с Орловским ЦСМ.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющее содержание заголовка дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 проставляются сроки хранения и номера статей в соответствии с типовым или ведомственным перечнями.

Сроки хранения документов, постоянные или временные (1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет и т. д.), устанавливаются в зависимости от значимости документов.

Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности, т. е. с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т. е. больший.

Например, если в деле находятся документы со сроками хранения 1 год, 3 года и 5 лет, все дело хранится 5 лет.

Отметка «ЭК», добавленная к сроку хранения, означает, что по истечении установленного срока должна быть проведена экспертиза ценности документов дела с целью определения их научно-исторической ценности и принятия решения о дальнейшем хранении или уничтожении.

Отметка «ДМН» («до минования надобности») означает, что срок хранения определяется при проведении экспертизы ценности документов дела, но не может быть менее одного года.

Временные (не постоянные) сроки хранения могут содержать примечания, согласно которым дело должно храниться в течение установленного срока при условии окончания расчетов, завершения ревизии, истечения срока действия договора и т. д.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела.

Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2005 г., исчисляется с 1 января 2006 г.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о переходящих делах, заведении дел, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию или подразделение, о выделении дел к уничтожению.

Если в течение года возникает необходимость заведения дела, непредусмотренного в номенклатуре дел, то оно вносится дополнительно. Для этого в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

• 1. помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;
• 2. резолюции, оформленные на отдельных листах (бланках), формировать в дела вместе с документами, к которым они относятся;
• 3. помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют переходящие и личные дела);
• 4. включать в дело по одному экземпляру каждого документа; не подшивать черновики;
• 5. помещать приложения с основными документами, независимо от даты их утверждения или составления; приложения большого объема оформлять отдельно, о чем в документе сделать отметку;
• 6. раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;
• 7. подшивать в дело не более 250 листов (4 см).

Дела должны оформляться в соответствии с существующими правилами. На обложку выносится ряд данных, дающих представление о принадлежности документов к организации (структурному подразделению), их составе и содержании, сроке хранения. На обложке каждого заводимого дела помещается название организации полное и/или сокращенное.

Например: филиал ООО «Газпром трансгаз Москва» Орловское ЛПУМГ.

Под ним пишется название структурного подразделения: учетно-контрольная группа.

При изменении наименования подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое подразделение на обложке указывается новое наименование подразделения (правопреемника), а прежнее наименование заключается в скобки.

Под названием структурного подразделения указывается индекс дела по номенклатуре.

Например: Дело № 55−01−01.

Далее помещается заголовок дела, который переносится на обложку из номенклатуры без изменений.

Крайние даты дела — год (ы) заведения и окончания дела — указываются арабскими цифрами. Если в дело включены документы (приложения и т. п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строки делается соответствующая запись: «В деле имеются документы за… год (ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дела, содержащего годовые планы или отчеты, так как они содержатся в заголовке дела.

На обложке указывается количество листов в деле и срок хранения дела. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». Все данные выносятся на обложку в самом начале его заведения.

Различные категории документов имеют свою специфику систематизации, так распорядительные документы группируются в дела по видам с учетом авторской принадлежности и хронологии с относящимися к ним приложениями (приказы, распоряжения ООО «Газпром трансгаз Москва» и т. д.).

Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака, в хронологическом порядке и по номерам (протоколы совещаний у начальника филиала, протоколы профсоюзного собрания и т. д.).

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Положения, инструкции, правила, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Плановые и отчетные документы группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки и др. документы группируются отдельно от проектов.

Переписка систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении или продолжении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года. На документах, помещаемых в дела текущего года и их ЭРК делаются отметки о месте нахождения связанных документов в делах предыдущего года (индекс дела, номера страниц), кроме того запрещается делать отметки на документах в делах предыдущих лет и в их ЭРК.

Поступающие документы служб и отделов: планы, отчеты, акты, сводки, справки и другие — группируются в самостоятельные дела по каждой службе или по видам документов (одного названия) по всем службам: списки работников, нуждающихся в улучшении жилищных условий и т. п.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

По окончании года на обложках дел вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Если дела сформированы по разновидностям документов (приказы, протоколы, личные дела и др.), заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, то составляется внутренняя опись.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документа, датах, заголовках и номерах листов дела (смотрите Приложение№ 15).

Документы, составляющие дело постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке металлические скрепки из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет) хранение допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеруются.