Технико-экономическое обоснование. 
Проектные решения по создаваемой информационной системе

Основанием для проведения работ по обследованию и составлению данного ТЭО является письменное согласие руководителя ООО «Гусевский Хлеб-Плюс» Ионовой В. В. от 10 октября 2012 года.

Организация — заказчик: ООО «Гусевский Хлеб-Плюс».

Исполнитель: студентка КГТУ Примачёва Т.П.

Срок начала работ: 10 октября 2012 г.

Срок окончания работ: 10 ноября 2012 г.

Финансирование работ по предпроектному обследованию и составлению ТЭО осуществляется за счет собственных средств Исполнителя.

Перечень нормативно-технических документов, методических материалов, использованных при создании ТЭО:

ГОСТ 24.202 — «Система технической документации на АСУ. Требования к содержанию документа «Технико-экономическое обоснование создания АСУ».

Арунянц Г. Г., Рудинский И. Д. Разработка и внедрение КИС: Метод. указания по выполнению курсового проекта для студентов специальности 80 801.65 — Прикладная информатика (в экономике). — Калининград: КГТУ, 2009. — 59с.

Цели, критерии и ограничения создания АС

Цели создания АС:

• -внедрение и адаптация системы складского учета;
• -снижение временных затрат на прием и обработку заявок по складу;
• -повышение оперативности предоставления управленческих отчетов вышестоящему руководству.

Критериями оценки достижения целей является соответствие АС требованиям заказчика.

Характеристика объекта и существующей системы управления

Общество с ограниченной ответственностью «Гусевский Хлеб-Плюс» зарегистрировано 15 сентября 2008 г., созданное в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации, является коммерческой организацией.

Предприятие является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и неимущественные права, исполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Место нахождения Общества: 238 051, Калининградская область, город Гусев, улица Багратиона, дом № 3. ИНН: 3 902 069 292, ОКПО: 87 106 371, ОГРН: 1 083 914 001 896. Целями деятельности Общества являются расширение рынка товаров и услуг, удовлетворение общественных потребностей населения при высокой культуре обслуживания, а также извлечение прибыли.

Осуществляет следующие виды деятельности:

• -производство, переработка и реализация продуктов питания;
• -снабженческо-сбытовая, торгово-закупочная и посредническая деятельность;
• -розничная и оптовая торговля;
• -оказание сервисных услуг населению;
• -организация предприятий общественного питания собственной торговой сети;
• -другими видами деятельности не запрещенными законодательством и указанными в Уставе.

Характеристика организационной и функциональной структуры объекта

На данный момент численность ООО «Гусевский Хлеб-Плюс» составляет 26 человек.

АС будет охватывать деятельность следующих должностных лиц:

Заведующий складом — выполняет следующие задачи: анализирует и систематизирует клиентскую базу; своевременно предоставляет заявки на поставку товара по клиентской базе; разрабатывает критерии оплаты менеджеров отдела продаж; контролирует внешний вид, состояние рабочих мест и дисциплину; устанавливает и контролирует отпускные цены, разрабатывает ценовую политику.

Функциональными обязанностями кладовщика на данном предприятии являются:

• -составление заявок поставщикам по мере надобности,
• -приём и размещение поступивших МПЗ на складе,
• -контроль правильности оформления ТТН,
• -выдача необходимых для функционирования предприятия МПЗ со склада по заявке заведующий производством,
• -составление отчётов.
• -ведение архива документов,
• -составление заявок.

Заявки составляются на основе информации о расходе МПЗ за предыдущие периоды. В силу отсутствия ИС складского учёта нередки случаи нерационального использования средств организации (слишком большой либо слишком малый запас на складе необходимых МПЗ). Кроме того большое значение имеет опыт кладовщика.

Приём и размещение поступивших МПЗ на складе, контроль правильности оформления ТТН.

Данный процесс происходит следующим образом:

Экспедитор поставщика предоставляет кладовщику сопроводительную документацию. Разнорабочий транспортирует поступившие МПЗ. Кладовщик проверяет соответствие количества продукции, указанной в ТТН и фактически потупившей продукции. В случае несоответствий ТТН исправляется, на ней ставятся подписи кладовщика и экспедитора. Впоследствии, со следующей поставкой, экспедитор передаёт кладовщику исправленную ТТН. Выдача необходимых для функционирования предприятия МПЗ со склада по заявке зав. Производством. Происходит аналогично предыдущему процессу, с разницей в том, что выдаёт со склада кладовщик, а принимает зав. производством.

Кладовщик раз в месяц должен составить отчёт в офис по поступившим МПЗ и по выданным. В офисе эти данные сверяются со счет — фактурами поставщиков и заносятся в 1С. Для складирования текущих документов используются шкафы, расположенные в административных помещениях кафе. В шкафах хранятся в папках входящие и исходящие документы оперативного использования. Через год документы убираются на склад, где они хранятся на стеллажах еще два года. Через три года с момента поступления документа в организацию он сдается в архив (расположен в центральном офисе). Найти документ в архиве практически невозможно. Большую сложность доставляет и оперативная обработка документации.

Внутренние и внешние связи ООО «Гусевский Хлеб-Плюс»:

Управление продажами (схема технологического процесса представлена в Приложении В):

• 1.1 Прием заказа от клиента. Входные данные — информация клиента о продукции. Результат — сформированный заказ клиента. Исполнитель — продавец. Периодичность — до 20 заказов в день.
• 1.2 Прием оплаты заказа. Входные данные — зарегистрированный заказ. Результат — входящее платежное поручение. Исполнитель — Продавец. Периодичность — при каждом поступлении оплаты от покупателя.
• 1.3 Формирование партий товаров для отправки. Входные данные — зарегистрированный заказ. Результат — сформированная партия. Исполнитель — кладовщик. Периодичность — еженедельно.
• 1.4 Отправка товара заказчику. Входные данные — сопроводительные документы на продукцию, путевой лист. Результат — факт доставки товара заказчику. Исполнитель — водитель. Периодичность — еженедельно.

Перечень и анализ недостатков в организации обработки данных и управления объектом.

Выявлены следующие недостатки:

Значительные временные затраты на прием и обработку данных до 15% от рабочего времени;

Ввиду морально устаревшей системы учета за движением продукции (ведение и хранение документов в бумажном виде) возникает вероятность потери продукции, ошибки при приеме бракованной продукции, а так же хищения на складе;

Оценка производственных потерь, обусловленных выявленными недостатками;

Неэффективное использование рабочего времени;

Устаревшие методики приема и обработки заказов снижают эффективность работы сотрудников отдела продаж. Потери до 25% от рабочего времени;

Низкая оперативность предоставления управленческих отчетов вышестоящему руководству. Фактическое время составления отчетности 1 час, что составляет до 10% потерь от рабочего времени.

Функции и задачи создаваемой АИС

Целью создания AИC является автоматизация деятельности в ООО «Гусевский Хлеб-Плюс». Автоматизации подлежат функции, выполняемые в рамках деятельности в сфере продаж, которые представлены на рисунке 2.

Для достижения поставленных целей (п. 1) необходимо автоматизировать следующие функции (таблица 5).

Требования к характеристикам автоматизируемых функций:

Время на прием заказа не должно превышать 5 минут.

Формы счета, акта на предоставленные услуги, путевого листа, а также формы управленческой отчетности утверждаются заказчиком.

Длительность формирования управленческой отчетности не должна превышать 20 минут.

Ожидаемые результаты создания АИС:

Повышение оперативности предоставления управленческих отчетов вышестоящему руководству 40%.

Уменьшение вероятности потери информации на 10%.

Сокращение расходов на бумажный документооборот 15%.

Выводы и предложения

Ожидаемые результаты создания АИС соответствуют целям и критериям ее создания.

Таблица 5 — Автоматизируемые функции.

Рис. 2 — Схема технологического процесса управления продажами