Синтетический и аналитический учет расчетов по оплате труда

При организации учета оплаты труда и отражении соответствующих операций на счетах бухгалтерского учета необходимо разделять выплаты, включаемые в себестоимость продукции (работ, услуг), и выплаты, возмещаемые из других источников.

В себестоимость продукции включаются затраты на оплату труда работников, занятых в производственной сфере — изготовлением продукции, выполнением работ — или обслуживающих производство. В организации могут производиться выплаты, которые не включаются в себестоимость продукции (работ, услуг), а возмещаются за счет фонда социального страхования, нераспределенной прибыли, целевого финансирования и т. п. Выплаты из этих источников носят компенсационный или поощрительный характер. К ним относят пособия по временной нетрудоспособности, выплачиваемые из фонда социального страхования; премии, выплачиваемые за счет резервного фонда и целевых поступлений; материальную помощь; оплату работникам отпусков, дополнительно предоставляемых по коллективному договору, и т. п.

Синтетический учет расчетов по оплате труда организации ведут на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», в развитие которого могут открывать соответствующие субсчета. По кредиту счета 70 отражают суммы начисленной оплаты труда, премий, пособий по временной нетрудоспособности, по дебету выплаты работникам, суммы удержанного налога, своевременно не возвращенные подотчетными лицами авансы, суммы за причиненный материальный ущерб, брак, в погашение задолженности по выданным займам, по исполнительным документам в пользу различных юридических и физических лиц.

Бухгалтерские записи на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» представлены в таблице 1.1.

Таблица 1.1 Корреспонденция счетов по учету расчетов с персоналом по оплате труда.

Организация может создавать резервы на оплату отпусков, выплату вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы за год.

Резерв предстоящей оплаты отпусков (включая единый социальный налог) работников организация формирует в целях равномерного включения расходов по оплате отпусков в себестоимость продукции. Для расчета отчислений в резерв используются сведения о годовом фонде заработной платы и сумме планируемых отпускных. Отчисления в резерв рассчитываются в процентах к начисленной оплате труда. При уходе работников в отпуск резерв уменьшается на сумму начисленной им оплаты. По не использованным до конца года отпускам резерв переходит на следующий год.

Учет формирования и использования резерва ведут на счете 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчет «Резерв предстоящей оплаты отпусков». По кредиту счета 96 отражается создание резерва, по дебету — его использование; остаток может быть только кредитовым.

Резервы на выплату вознаграждения за выслугу лет и по итогам работы за год организация создает исходя из размера предполагаемых в предстоящем периоде выплат и отчислений по этим вознаграждениям единого социального налога. Отчисления производятся ежемесячно. Сформированные резервы используются полностью в том месяце, в котором выплачивается вознаграждение работникам организации. Резервы учитываются на счете 96 «Резервы предстоящих расходов», субсчета «Резерв на выплату вознаграждений за выслугу лет» и «Резерв на выплату вознаграждений по итогам работы за год». Эти резервы используются в отчетном году полностью.

Формирование резервов на оплату отпусков, выплату вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы за год необходимо предусмотреть в распорядительном документе об учетной политике организации на предстоящий год.

Бухгалтерские записи по учету формируемых резервов представлены в таблице 1.2.

Таблица 1.2. Корреспонденция счетов по учету резервов предстоящих расходов

Для обобщения данных по каждому работнику, цеху, отделу и организации в целом о начисленной оплате труда, произведенных удержаниях, вычетах и выплатах, состоянии расчетов по заработной плате бухгалтерия ведет следующие учетные регистры.

Лицевой счет представляет собой регистр аналитического учета и заполняется на каждого работника организации. В нем отражаются расчеты по оплате труда и другим начислениям в пользу работника. Лицевой счет открывается на основе приказа (распоряжения) о приеме на работу. В лицевом счете указываются фамилия, имя, отчество работника, число детей, структурное подразделение, куда он принят, его табельный номер и другие сведения. По окончании месяца в лицевом счете приводятся сведения о начисленных суммах по видам оплат, об удержаниях и вычетах, о суммах к выплате или задолженности работника перед организацией. Лицевой счет открывается на год. По окончании года лицевой счет закрывается, и на следующий год открывается новый.

При заполнении лицевых счетов используются первичные документы:

• — наряды на сдельную работу, рапорты о выработке, листки о простое и др.;
• — накопительные карточки по заработной плате для расчета сдельной оплаты труда;
• — табели учета использования рабочего времени (для расчета повременной заработной платы и окладов), доплат за ночные часы и сверхурочного времени;
• — листки нетрудоспособности;
• — решения судебных органов на удержания по исполнительным листам;
• — заявления работников о перечислениях из заработной платы на благотворительные цели;
• — налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц.

На основании данных лицевых счетов заполняется расчетная или расчетно-платежная ведомость; определяется средний заработок; начисляются пенсии. Срок хранения лицевых счетов — 75 лет.

В расчетной ведомости отражаются расчеты по оплате труда с персоналом подразделения или организации в целом. Расчетная ведомость представляет собой журнал, состоящий из основных и вкладных листов. Количество вкладных листов зависит от срока, на который рассчитан журнал (квартал, полугодие, год). На основных листах указываются фамилия, инициалы каждого работника; приводятся справочные данные (категория персонала, профессия или должность, тарифный разряд, тарифная ставка или оклад), а также за первый месяц квартала, полугодия или года показываются количество дней (рабочих, выходных и праздничных) и часов, суммы начисленной заработной платы из фонда оплаты труда и других источников, пособий по временной нетрудоспособности и сколько всего начислено, удержания (налог на доходы физических лиц, по исполнительным листам и т. д.), сумма к выплате или задолженности работника перед организацией. На вкладных листах приводятся данные об отработанном времени, начислениях, удержаниях и о сумме к выплате или задолженность за последующие месяцы периода (квартала, полугодия, года), на который открывается расчетная ведомость. Эта ведомость заполняется по данным лицевых счетов.

Платежная ведомость заполняется на основе данных расчетной ведомости и используется для выплаты заработной платы. В платежной ведомости указываются табельные номера, фамилии, инициалы работников и суммы к получению. По окончании платежного периода в платежной ведомости указывают суммы выданной и депонированной заработной платы.

Лицевой счет, расчетная и платежная ведомости применяются в крупных организациях. В небольших организациях рекомендуется формировать расчетно-платежную ведомость, где будут показаны начисление и выплата заработной платы. По начислению и удержанию приводятся сведения за текущий месяц и с начала года, что исключает необходимость ведения лицевых счетов работников. Заполняется расчетно-платежная ведомость непосредственно по данным первичных документов учета выработки (нарядов на сдельную работу, рапортов о выработке, ведомостей учета выполненных работ и др.), табелей учета использования рабочего времени, листков на доплату, листков нетрудоспособности и т. п.

Сводная ведомость по расчетам с персоналом по оплате труда обобщает данные всех расчетно-платежных (расчетных) ведомостей, составленных за отчетный месяц в организации, и используется при отражении на счетах бухгалтерского учета начисленной оплаты' труда, премий, пособий, удержаний, перечислений и выплат.

Данные сводной ведомости сопоставляются с записями в Главной книге по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», и таким образом происходит сверка синтетического и аналитического учета расчетов по оплате труда.

Деньги на выплату заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, премий и других выплат получают в банке. Для получения заработной платы в банк представляются следующие документы: чек; платежные поручения на перечисление в бюджет налоговых платежей; платежные поручения в пользу различных организаций и лиц, а также на суммы, удержанные из заработной платы работников по исполнительным листам.

Организации, имеющие выручку, могут по согласованию с банком расходовать ее на оплату труда.

При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форму расчетного листка утверждает работодатель с учетом мнения представительного органа работников.

Заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным или трудовым договором. Место и сроки выплаты заработной платы в неденежной форме также определяются коллективным или трудовым договором.

Заработная плата выплачивается не реже, чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным или трудовым договором, непосредственно работнику, за исключением случаев, когда иной способ выплаты предусматривается законом или трудовым договором. Для отдельных категорий работников федеральным законом могут быть установлены иные сроки выплаты заработной платы. При совпадении дня выплаты с выходным (нерабочим) или праздничным днем заработная плата выплачивается накануне этого дня.

Отпуск оплачивается не позднее чем за три дня до его начала. При прекращении трудового договора все суммы, причитающиеся работнику от работодателя, выплачиваются в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

Заработная плата, пособия и премии, как сказано выше, выплачиваются по расчетно-платежной или платежной ведомости. При получении денег в кассе работник расписывается в ведомости. Лицу, не являющемуся штатным сотрудником, деньги выдаются по предъявлении документа, удостоверяющего личность получателя. Если деньги выдаются по расходному кассовому ордеру, то в нем указываются наименование и номер документа, дата его выдачи, наименование организации, его выдавшей. ;

По истечении срока выдачи кассир в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилий лиц, не получивших заработную плату, в графе «Расписка в получении» делает отметку «Депонировано». В ведомости прописью указывают выданную и депонированную суммы. На сумму выданной по ведомости заработной платы бухгалтером выписывается расходный кассовый ордер, регистрируется в книге регистрации, передается в кассу и отражается в кассовой книге.

Не выплаченная в срок заработная плата депонируется, а деньги сдаются в банк на расчетный счет организации. Из банка их получают при обращении работника в бухгалтерию. Работник имеет право на получение депонированной заработной платы в течение трех лет.

По истечении этого срока невостребованные суммы относятся на прочие доходы организации.

Не выданные по платежной (расчетно-платежной) ведомости суммы кассир заносит в реестр невыданной заработной платы и передает его бухгалтеру. В бухгалтерии учет расчетов с депонентами ведут в книге учета депонированной заработной платы. В ней для каждого депонента отводят отдельную строку, в которой проставляются фамилия, имя, отчество и депонированная сумма, отмечается ее выдача (дата и сумма). В книге ежемесячно подсчитывается общая депонированная сумма и сумма выданная, выводится остаток. Выдача депонентских сумм оформляется расходным кассовым ордером.

Учет расчетов с депонентами ведется на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам». По кредиту счета 76 отражается зачисление на депонент невыданной суммы, по дебету — ее выдача.

Бухгалтерские записи по депонированию невыплаченных сумм представлены в таблице 1.3.

Таблица 1.3. Корреспонденция счетов по учету депонированной заработной платы