Современное состояние систем обеспечения управления персоналом на примере реально действующей компании

Описание компании.

ГК «Спортмастер» является лидером среди компаний, занимающимися ретейлом спортивного товара и оборудования, а так же имеет успешную сеть магазинов одежды для повседневной жизни — O’stin. В компании работает более 22 000 сотрудников в четырех странах мира (Россия, Украина, Казахстан, Белоруссия), а так же идет активное открытие пятого представительства в Китае. Группе компаний принадлежит более 1000 магазинов, с частотой открытия 1,2 магазина в день. Более того, планируется открытие нового направления по продаже молодежной одежды и дальнейшее расширение вслед за Китаем в еще одной стране, которую пока нельзя оглашать из-за условий сохранения корпоративной тайны компании.

Из-за сильной географической разрозненности компании, большого количества персонала, вариативности должностей внутри одной торговой точки — управление и контроль над персоналом из центрального офиса сильно усложняется. Более того, сильная разрозненность данных мешает произвести грамотную аналитику и выявить ясную картину о работе персонала. Это является серьезной проблемой, так как некачественная организация предприятия, как правило, становится причиной серьезных финансовых проблем компании.

В компании введены различные стандарты обслуживания персонала, в концепции каждый магазин должен быть похож на другой начиная от интерьера, заканчивая правилами обслуживания клиентов. В данный момент контролировать выполнение этих стандартов практически не представляется возможным. Любой контроль подобного рода, максимум может осуществляться выборочно, но не повсеместно.

Также в компании периодически происходит перемещение сотрудников на выполнение временных работ из одного магазина в другой — это связанно с различными и динамическими нагрузками на персонал. Однако поиск временных сотрудников на данном этапе сейчас сильно затруднен — это связанно с отсутствием единой информационной платформы. Также сотрудники не могут искать себе дополнительную работу, даже если имеют желание.

Компания хочет исправить все эти недочеты, упростить коммуникацию между офисом и магазином, а так же обеспечить грамотную аналитику. Для этого Принято решение внедрить HRM-систему с BI-надстройкой, которая позволит консолидировать всю информацию о сотрудниках и выдавать различного рода отчеты, графики, осуществлять прогнозы и т. д.

Системы для управления персоналом в компании в настоящее время.

В настоящее время в РД для ведения табеля выхода на работу сотрудников магазина и расчета их полного корпоративного вознаграждения (полная ЗП) используется связка из двух программ, организованных на базе EXCEL с применением макросов на VBA (по корпоративной терминологии такие файлы называются макросами). Вся информация, связанная с фиксацией отработки сотрудников (времени, отработанного в магазине сотрудником), их выработки (объективных показателей деятельности сотрудников), видов работ, влияющих на расчет денежного вознаграждения, заносится в макрос REITGRAF (далее RG). Расчет ЗП сотрудников осуществляется автоматически в макросе ФМ при загрузке в него файла с макросом RG. Каких либо ручных расчетов при этом делать не требуется. ЗП каждого сотрудника автоматически рассчитывается на основе специальных настроек ФМ (в соответствии с системой мотивации по конкретной должности) и объективных показателей работы, загруженных из RG. Директор магазина имеет возможность дополнительно внести по каждому сотруднику премии или удержать средства (на погашение недостач инвентаризации, возмещение формы при увольнении и т. д.).

Различия систем мотивации в зависимости от региона размещения магазина (страны, округа, города) или его формата задаются с помощью опционных настроек в ФМ. Настройки также загружаются в ФМ автоматически из специальных (индивидуальных для каждого магазина) настроечных файлов. При невозможности настроить ФМ под уникальную систему мотивации производится доработка алгоритма макроса в ФМ.

Список сотрудников в RG автоматически синхронизируется с данными из корпоративной кадровой системы. В ФМ загружается уже синхронизированный список сотрудников из RG.

Данные по отработке сотрудников и размеру их корпоративного вознаграждения из макросов RG и ФМ автоматически (при условии закрытие RG в определенный промежуток времени с 20:00 до 24:00) или по нажатию кнопки отправляются в Центральный офис и загружаются в корпоративную систему расчета ЗП.

Отчеты по сотрудникам строятся в магазине с помощью макроса RG. Консолидированные отчеты по сотрудникам магазинов строятся в Центральном офисе либо с помощью специальных макросов (Сборников), в которые загружаются магазинные RG, либо с помощью корпоративной системы мотивации персонала (СМП). Ниже приведен пример файла RG (рис 1.). Различные данные и отчеты можно получать, переключая листы внизу окна.

Рис. 4. Пример RG

Текущая система учета работы персонала на базе макросов RG+ФМ имеет ряд принципиальных недостатков:

• 1. Система разработана на базе файлов EXCEL и при переходе на более позднюю версию MS Office может потребовать внесения определенных изменений в алгоритмы работы макросов.
• 2. Для каждого формата магазина и для каждой страны используется свой ФМ, что затрудняет вносить какие либо модификации в ФМ (эта проблема может быть устранена за счет дополнительных настроек внутри ФМ).
• 3. Внутреннюю работу макросов RG и ФМ знает и может модифицировать ограниченное количество специалистов Компании.
• 4. Полную внешнюю поддержку RG и ФМ может оказывать ограниченное количество специалистов Компании.
• 5. Информация по каждому месяцу работы магазина размещается в отдельных файлах. Для следующего месяца работы магазина исполнителю (Дежурному администратору магазина) приходится создавать отдельный файл RG путем копирования файла предыдущего месяца и автоматической (по кнопке) очистки введенной ранее информации.
• 6. У Директора магазина есть возможность внести в ФМ данные по отработке и выработке сотрудников, отличные от зафиксированных в уже закрытых RG (можно внести изменения в RG и заново перегрузить в ФМ). Из-за этого могут возникнуть различия в отработке сотрудников, занесенной в корпоративную систему учета рабочего времени, и в отработке, по которой рассчитывается ЗП сотрудников.
• 7. При внесении изменений в систему мотивации сотрудников может потребоваться модификация работы макросов, помимо обычных изменений опционных настроек.

Указанные недостатки требуют перехода на специализированное ПО, позволяющее гарантировать более качественную защиту и допускающее промышленное использование при поддержке специалистов УИС.

Однако, работа по модернизации макросов RG и ФМ продолжалась на протяжении последних 10-ти лет. В макросах учтены все возникающие за это время потребности и особенности работы магазинов. Поэтому, при поиске подходящего готового ПО или создании своего нового корпоративного ПО, целесообразно учесть все положительные наработки в макросах RG и ФМ.

ФУНКЦИОНАЛ RG И ФМ.

• 1. Информация о сотруднике в RG:
• 1.1. ФИО
• 1.2. Пол, Семейное положение, Кол-во детей-иждивенцев
• 1.3. Дата рождения и Место рождения
• 1.4. Информация о паспорте
• 1.5. Образование, Специальность и Учебное заведение
• 1.6. Адрес фактического проживания, домашний и мобильный телефон
• 1.7. Дата приема на работу, Откуда узнал о СМ, Предыдущее место работы, Как и сколько добираться до работы
• 1.8. Дата увольнения (перевода) и причина увольнений (из списка)
• 1.9. Отдел (зона) в магазине, к которой прикреплен сотрудник (берется из единого справочника Отделов)
• 1.10. Должность сотрудника (официальная по СМП и управленческая по магазину)
• 1.11. Категория сотрудника (сейчас не используется)
• 1.12. Справочная информация (наличие автомобиля и его номер, хобби и увлечения)
• 1.13. Информация об отметках в медицинской книжке (терапевт, КВД, прививка, аттестация) и дате прохождения последнего инструктажа по ТБ

Замечание:

RG может хранить по каждому сотруднику больше информации, чем предусмотрено СМП.. Однако, по закону о персональных данных такая информация должна быть защищена. Поэтому при выборе нового ПО необходимо обязательно предусмотреть возможность соответствующей защиты.

• 2. Ведение списка сотрудников:
• 2.1. В RG автоматически попадают только сотрудники конкретного магазина, которые официально оформлены.
• 2.2. Есть возможность прикомандировать любого сотрудника из другого магазина или подразделения Компании, но, опять же, только официально оформленного.
• 2.3. Есть возможность ввести обезличенных сотрудников для учета работы специалистов аутсорсинга.
• 2.4. Все необходимые данные о сотрудниках попадают из корпоративной кадровой системы, т. е. разночтений в информации о сотрудниках нет.
• 3. Отражение приема на работу нового сотрудника:

Новый сотрудник попадает в RG автоматически, как только будет официально оформлен в Отделе кадров. Дополнительно в магазине сотрудника прикрепляют к определенному отделу (только одному) и приписывают управленческую должность (в соответствии с выполняемым функционалом официальная должность уточняется). Ввести в RG неоформленного сотрудника невозможно (если для региона специально не предусмотрено отключение механизма синхронизации RG с СМП).

Если сотрудник прибывает в магазин в командировку или для подработки из другого подразделения Компании, то его можно прикомандировать, указав реальные паспортные данные (вся информация о сотруднике автоматически присылается из СМП).

• 4. Составление графика работы сотрудников:
• 4.1. RG автоматически (по кнопке) создает таблицу Графика работы на заданный месяц с выделением цветом выходных и праздничных дней.
• 4.2. RG автоматически выделяет области таблицы для разных отделов (зон) магазина в соответствии с имеющимся списком отделов.
• 4.3. Все занесенные в RG сотрудники (как числящиеся за магазином, так и прикомандированные) автоматически (по нажатию кнопки) вносятся в график работ с распределением по отделам и должностям. Есть возможность запретить отображение некоторых отделов в Графике работ (например, составлять график работ только для кассиров, кладовщиков и т. д.).
• 4.4. Если у сотрудника в текущем месяце ожидается день рождения, то соответствующая ячейка графика работ отмечается специальным цветом (для учета при назначении сотрудника на работу)
• 4.5. Назначение сотрудника на работу в определенный день производится путем двойного щелчка мышью на соответствующую ячейку Графика работ (на пересечении фамилии и дня) и выбора типа смены работы. RG предусматривает возможность выбора до 9-ти типов смен. Тип смены определяется временем начала и конца работы, а также продолжительности работы без учета времени отдыха. Типы смен задаются для каждого магазина индивидуально. Предусмотрена возможность задания ночных смен. Ночные смены выделяются в Графике специальным цветом. Имеется возможность указать назначение сотрудника ответственным по магазину (Дежурным администратором).
• 4.6. При назначении сотрудников на смены производится автоматический подсчет суммарно (на месяц) запланированных часов работы и количество запланированных смен по каждому сотруднику. Кроме этого, для каждого отдела по каждому дню подсчитывается количество задействованных сотрудников. При этом указывается количество сотрудников, которое присутствует на момент открытия магазина (для планирования лекций и т. п.), на момент закрытия магазина (планирование уборки магазина и т. п.) и общее число сотрудников, работающих в конкретный день.
• 4.7. При составлении Графика работы по каждому дню автоматически рассчитывается прогнозируемый оборот магазина (с учетом выходных дней) и среднее значение оборота на планируемые человекочасы торгового персонала (Директор магазина и Начальник отдела могут дополнительно используют макрос ValidAll для прогнозирования Графика работ на основе плана продаж и распределения продаж по часам работы магазина).
• 4.8. Кроме планирования занятости сотрудников RG позволяет запланировать или отметить по факту для каждого сотрудника плановый отпуск, отпуск за свой счет, декретный отпуск, командировку, болезнь, участия в Дне донора, а также указать отсутствие по неизвестной причине и факт увольнения. Суммарно за месяц по каждому сотруднику подсчитывается количество дней оплачиваемого отпуска и больничных дней (дней болезни, закрытых больничным листом).

Замечание: Данные, представляемые RG, позволяют существенно облегчить построение Графика работы сотрудников магазина, обеспечив их полную занятость в рамках, предусмотренных законодательством, и при этом удовлетворив достаточную потребность магазина в человеческих ресурсов по дням месяца (в т.ч. по выходным дням). Новая система должна предоставлять функционал не меньший, чем обеспечивает RG.

• 5. RG позволяет зафиксировать информацию по результатам фактической работы всех сотрудников по всем дням месяца. При этом доступна фиксация следующих данных:
• 5.1. Фактическое время начала и окончания работы.
• 5.2. Общая продолжительность работы
• 5.3. Нерабочее время (отдых, обед, перекур)
• 5.4. Продолжительность выполнения работы в определенной зоне магазина. Предоставляется список зон магазина и список заранее определенных видов работ, привязанных к зонам. Для каждого сотрудника в один день можно зафиксировать до 12-ти работ в разных зонах. По каждой работе есть возможность зафиксировать объективный количественный показатель выполнения и сравнить его с нормативным значением.

RG предоставляет возможность построить консолидированный отчет по сотрудникам с суммарным временем и количественным показателем по каждому виду работ и по каждой зоне.

Время отработки в зонах магазина и результаты работ автоматически учитываются при расчете ЗП сотрудников, в соответствии с принятой системой мотивации.

6. Отражение дополнительной мотивации сотрудников.

По каждому сотруднику за каждый день месяца можно зафиксировать премиальные и штрафные баллы с указанием причины начисления баллов и автора их начисления. В момент расчета заработной платы начисленные баллы автоматически учитываются при определении премиальной составляющей.

7. RG содержит бланк для ведения Графика утренних тренингов (бланк создается автоматически на текущий месяц).

Замечание: Темы утренних тренингов заносятся в Бланк Графика утренних тренингов в RG вручную. В новой системе необходимо предусмотреть задание тем и проверку исполнения тренингов удаленно из офиса.

• 8. RG дает возможность в наглядном виде представить результаты работы торгового персонала:
• 8.1. Продажи товара и услуг в рублях, штуках, позициях, чеках
• 8.2. Отработка в часах
• 8.3. Комплексность продаж (UPT)
• 8.4. Показатели работы по проводимым акциям.
• 8.5. Для кассиров дополнительно выводится количество пробитых чеков, позиций и штук товара.

Замечание: Отчет RG по выработке сотрудников строится на основе отчета, получаемого вручную из КИС или АЗИМУТ (RG одинаково работает с обоими форматами отчета). При переходе на новую систему необходимо предусмотреть автоматическое формирование отчетов без промежуточного этапа ручной загрузки данных из корпоративной информационной системы.

• 9. Для поддержания духа состязательности среди торгового персонала RG позволяет рассчитать и представить в наглядной форме рейтинг сотрудников на каждый день месяца или на заданный период (час, день, неделя, месяц). Строятся следующие рейтинги:
• 9.1. Эффективность (количество обслуженных клиентов в час)
• 9.2. Производительность (продажи в рублях за час)
• 9.3. Процент от оборота магазина
• 9.4. UPT (комплексность продаж)
• 9.5. Процент выполнения личного плана

Все рейтинги размещаются компактно на одном листе, что позволяет легко разместить его на доске объявлений, в столовой и т. д. Если на текущий день у одного из сотрудников бывает День рождения, то на листе рейтингов автоматически выводится поздравление.

• 10. RG отслеживает истечение сроков отметок в медицинских книжках сотрудников, а также сроков прохождения инструктажей по Технике безопасности и заранее предупреждает о необходимости их обновления.
• 11. RG магазина ежедневно (при открытии файла) автоматически синхронизируется с данными в корпоративной кадровой системе СМП (изменения в СМП загружаются в RG, а данные из RG перегружаются в специальный архив на сервере в ЦО). Реальный график работы сотрудников из RG используются при заполнении официального графика сотрудников при расчете официальной ЗП
• 12. На основе данных RG производится автоматический расчет заработной платы в Файле мотивации. Файл мотивации представляет возможность обеспечить расчет заработной платы сотрудников магазина с учетом широкого спектра настроек системы мотивации:
• 12.1. Особенности должности каждого сотрудника и отдела, в котором он работает
• 12.2. Учет в мотивации сотрудников особенности магазина, города, региона, страны
• 12.3. Время отработки сотрудника за месяц в целом и по отдельным зонам
• 12.4. Выработки в рублях, чеках, штуках
• 12.5. Участие в бригадном подряде (общий заработок отдела, рассчитанный по конечному результату работы отдела, распределяется между сотрудниками отдела пропорционально их времени отработки, а также с учетом должности)
• 12.6. Возможность выполнение дополнительных регламентных работ с заранее фиксированной тарификацией по каждому виду работ в отдельных зонах магазина (для каждого вида работ задается стоимость единицы отработки или выработки). Эта функция в настоящий момент выключена.
• 12.7. Учет дополнительных премиальных и штрафных баллов
• 12.8. Удержания за недостачи по инвентаризации
• 12.9. Удержания за форму при увольнении
• 12.10. Начисления по результатом проведения рекламных и других акций
• 12.11. Учет продажи отдельных видов товара или их комплектов
• 13. Рассчитанная в ФМ общая величина ЗП сотрудников по команде директора магазина (по кнопке в ФМ) передается в ЦО и автоматически учитывается при расчете должностного оклада и премиальной составляющей официальной ЗП сотрудников.