Организация внутрихозяйственного контроля

Система предварительного контроля (осуществляется на стадии планирования, до осуществления хозяйственной операции), текущего контроля (осуществляется во время осуществления хозяйственной операции) и последующего контроля (осуществляется после осуществления хозяйственной операции) создает отдельную его отрасль, т. е. внутрихозяйственный контроль. Он является системой постоянного наблюдения за эффективностью деятельности предприятия, сохранностью и эффективностью использования ценностей, целесообразностью операций.

Особенное значение имеет внутрихозяйственный контроль на предприятиях, где сосредоточено большое количество ценностей. Он осуществляется непосредственно на предприятии соответствующими службами, что дает возможность своевременно выявлять недостатки при осуществлении операций, принимать меры по их устранению. 12].

В связи с этим внутрихозяйственный контроль является постоянной действующей функцией управления на предприятиях и способствует сохранности ценностей.

Внутрихозяйственный контроль включает контрольные функции, осуществляемые руководителя-ми предприятий в соответствии с действующим за-конодательством. Задача внутрихозяйственного контроля — проверка хозяйственных операций в производственных единицах с целью не допустить перерасход материальных и финансовых ресурсов, выполнения производственных и финансовых планов, рационального использования рабочей силы, внедрения новых методов труда и прогрессивной тех-нологии в бригадах, участках, цехах и других производствен-ных подразделениях, обеспечения сбережения средств и то-варно-материальных ценностей, экономного расходования сырья и топливно-энергетических ресурсов, выпуска продукции высокого качества, имеющей спрос на рынке.

Внутрихозяйственный контроль включает контрольные функции, осуществляемые руководителя-ми предприятий в соответствии с действующим за-конодательством. Задача внутрихозяйственного контроля — проверка хозяйственных операций в производственных единицах с целью не допустить перерасход материальных и финансовых ресурсов, выполнения производственных и финансовых планов, рационального использования рабочей силы, внедрения новых методов труда и прогрессивной тех-нологии в бригадах, участках, цехах и других производствен-ных подразделениях, обеспечения сбережения средств и то-варно-материальных ценностей, экономного расходования сырья и топливно-энергетических ресурсов, выпуска продукции высокого качества, имеющей спрос на рынке.

Задания внутрихозяйственного контроля:

• 1. Предоставление информации о процессах, которые происходят на предприятии.
• 2. Оказание помощи в принятии наиболее целесообразных управленческих решениях.
• 3. Оценка правильности принятых решений.
• 4. Своевременность выявления и устранения факторов, которые мешают эффективному производству.
• 5. Корректировка деятельности предприятия и его структурных подразделений.

К функциям внутреннего контроля часто относят оперативную, защитную, регулятивную, информативную, коммуникативную и превентивную. Последняя функция в современных условиях особенно важна, так как предварительный контроль предупреждает нежелательные отклонения, защищает организацию от неблагоприятных последствий тех или иных действий. Например, оценка законности и целесообразности на стадии зарождения операций предотвращает действия, противоречащие требованиям нормативн…

В обязанности субъектов внутреннего контроля второго уровня непосредственно не входит контроль, но в силу производственной необходимости они выполняют и контрольные функции (рабочий, контролирующий качество работы оборудования).

Субъекты внутреннего контроля третьего уровня выполняют контрольные функции для реализации служебных обязанностей (функций), которые за ними закреплены непосредственно (работники планово-диспетчерского, планово-экономического отделов, отдела кадров).

В обязанности субъектов внутреннего контроля четвертого уровня входят контрольные и другие функции (административно-управленческий персонал; персонал, обслуживающий компьютерные системы; сотрудники отдела бухгалтерского учета, служб коммерческой и физической безопасности).

В функциональные обязанности субъектов внутреннего контроля пятого уровня входит только осуществление контроля (сотрудники отдела внутреннего аудита и члены ревизионной комиссии, отделов входного и технического контроля и т. п.).

Иные важные классификационные признаки внутреннего контроля представлены в табл.

Классификация внутреннего контроля.

Организация эффективно функционирующей системы внутреннего контроля — это сложный многоступенчатый процесс, включающий следующие этапы.

• 1. Критический анализ и сопоставление определенных для прежних условий хозяйствования целей функционирования организации, принятого ранее курса действий, стратегии и тактики с видами деятельности, размерами, организационной структурой, а также с ее возможностями.
• 2. Разработка и документальное закрепление новой (соответствующей изменившимся условиям хозяйствования) деловой концепции организации (что собой представляет организация, каковы ее цели, в какой области имеет конкурентные преимущества), а также комплекса мероприятий, способного привести эту деловую концепцию к развитию и совершенствованию организации, успешной реализации ее целей, укреплению ее позиций на рынке. Такими документами должны быть положения о финансовой, производственно-технологической, инновационной, снабженческой, сбытовой, инвестиционной, учетной и кадровой политике. Данные положения должны разрабатываться на основе глубокого анализа каждого элемента политики и выбора из имеющихся альтернатив наиболее приемлемых для данной организации. Документальное закрепление политики организации в различных сферах ее финансово-хозяйственной деятельности позволит осуществлять предварительный, текущий и последующий контроль всех аспектов ее функционирования.
• 3. Анализ эффективности существующей структуры управления, ее корректировка. Необходимо разработать положение об организационной структуре, в котором должны быть описаны все организационные звенья с указанием административной, функциональной, методической подчиненности, направления их деятельности, права и ответственность, показано распределение видов продуктов, ресурсов, функций управления по этим звеньям. То же относится и к положениям о различных структурных подразделениях (отделах, бюро, группах и т. д.), к планам организации труда их работников. Необходимо разработать (уточнить) план документации и документооборота, штатное расписание, должностные инструкции с указанием прав, обязанностей и ответственности каждой структурной единицы. Без такого строгого подхода невозможно осуществлять четкую координацию функционирования всех звеньев системы внутреннего контроля организации.
• 4. Разработка формальных типовых процедур контроля конкретных финансовых и хозяйственных операций. Это позволит упорядочить взаимоотношения работников по поводу контроля финансово-хозяйственной деятельности, эффективно управлять ресурсами, оценивать уровень достоверности (качества) информации для принятия управленческих решений.
• 5. Организация отдела внутреннего аудита (или другого специализированного контрольного подразделения). При организации такого отдела необходимо учитывать основные требования к эффективности его функционирования. [9,с.28]

Ревизионный процесс состоит из целого ряда последовательных этапов. Каждый из этапов имеет свое содержание, функциональное назначение и отделен по времени.

В теории и практике контрольно-ревизионной деятельности есть такие этапы:

планирование ревизии;

подготовка к ревизии;

составление задания (программы) проведения ревизии;

организация работы на месте (объекте) ревизии;

документальная и фактическая проверка;

систематизация материалов ревизии и составления акта, выводов и предложений;

согласование и обсуждение последствий ревизии на предприятии;

утверждение материалов ревизии;

— контроль за выполнением решений, принятых по материалам ревизии.

Министерства, ведомства, концерны, ассоциации, акционерные производственные объединения, которые имеют в своем составе контрольно-ревизионный аппарат, составляют перспективные и текущие планы проведения ревизий и тематических проверок в подведомственных предприятиях, учреждениях и организациях.

Планы ревизий в системе министерств и ведомств составляются контрольно-ревизионными управлениями (отделами) и утверждаются руководителями вышестоящих организаций. План проведение ревизий и проверок сохраняется у руководителя контрольно-ревизионного органа и не подлежит разглашению с целью обеспечения внезапности каждой ревизии или проверки. В планах указывается: на какую дату ревизируются предприятия, вид ревизии, затраты времени в днях, за какой период должна проводиться ревизия, время ее проведения и делается отметка о выполнении. Срок проведения ревизий определяется в зависимости от объемов деятельности и особенностей предприятий, что ревизуются. Объем ревизии может измеряться оборотом продукции, количеством предприятий и дел, которые подлежат ревизии. Продолжение установленного срока, в виде исключения, допускается с разрешения органа, который назначил ревизию.

За каждым ревизором закрепляются объекты ревизии на следующий год с таким расчетом, чтобы не менее 2/3 рабочего времени отводилось на ревизии, отчет и подготовку к следующей ревизии. В то же время следует зарезервировать время для выполнения внеплановых ревизий (например, по требованию судебно-следственных органов). [11,С.411].

При планировании комплексных ревизий следует решить ряд организационных вопросов. В связи с этим планированию ревизий должно предшествовать глубокое изучение подведомственных предприятий, что даст возможность правильно установить последовательность и порядок проведения ревизий.

После утверждения планов ревизий начинается подготовка к проведению ревизии. Кроме того, проведению ревизии предшествует изучение материалов, которые имеются в организации, которая назначила ревизию, финансовых, банковских и других органах отчетных и статистических данных, материалов предыдущей ревизии и тематических проверок и другой текущей информации, которая характеризует хозяйственную деятельность и финансовое состояние предприятия, которое подлежит ревизии. Используются также данные анализа по материалам финансовой отчетности, акты предыдущих ревизий и тому подобное.

Ревизоры ознакамливаются с Законами РБ по вопросам налогообложения, расчетно-платежной и финансовой дисциплины, труда и заработной платы, с другими нормативными актами, выясняют, как выполнены предложения по результатам предыдущей ревизии. Такое предварительное изучение дает возможность ревизору предварительно определить наиболее неблагополучне участки в работе этого предприятия, а, следовательно, очертить основное направление работы во время ревизии.

Перед выездом на объект руководитель вышестоящей организации, от имени которой проводится ревизия, выдает ревизору (руководителю бригады) распоряжения на право проведения ревизии, в котором указываются название предприятия, которое подлежит ревизии, дата начала и окончание ревизии. Распоряжение регистрируется в журнале учета ревизий, который содержит почти те же реквизиты, что и распоряжение.

На основании изучения данных о прошлой финансово-хозяйственной деятельности предприятия и с учетом поставленных в распоряжении заданий, руководитель ревизионной группы (ревизор) составляет программу ревизии.

Программа включает перечень конкретных вопросов, которые подлежат проверке, период, за который должна быть проведена ревизия, а также описание процедуры ее осуществления.

Программа ревизии утверждается руководителем контрольно-ревизионного аппарата организации, которая назначила ревизию. Один экземпляр программы вручают руководителю ревизионной группы (ревизору), а второй остается в делах организации и служит для контроля выполнения.

Руководитель ревизионной бригады должен ознакомить всех членов бригады с содержанием программы и распределить задание между ними. Следом члены бригады (ревизор) составляют рабочие планы проведения ревизии, которые утверждаются руководителем ревизионной группы (бригадиром).

Рабочий план включает перечень работ, которые подлежат выполнению во время ревизии, сроки их выполнения и способ проверки (сплошной, выборочный), срок окончания ревизии. Прибыв на объект, ревизор (руководитель ревизионной группы) вместе с руководством предприятия организуют проведение внезапных инвентаризаций кассы, материальных ценностей. Руководитель ревизионной группы (ревизор) устанавливает связь с местными органами (государственной налоговой администрацией, банком, Пенсионным фондом, антимонопольным комитетом, инспекцией по делам защиты прав потребителей, прокуратурой и тому подобное).

По завершении организационной работы на предприятии ревизор начинает документальную и фактическую проверки. В течение ревизии на отдельных листах бумаги (или в рабочей тетради, или журнале) ревизор систематизирует материалы ревизии, регистрирует факты нарушений, злоупотреблений, группируя их по однородным признаками и соответственно структуре основного акта ревизии, то есть по его разделам. Последствия ревизии оформляются актом.

Основной акт ревизии — это документ, где в обобщенном виде фиксируются выявленные нарушения и недостатки в деятельности предприятия, которое будет ревизоваться.

Промежуточные акты — это разовые документы, которые отображают результаты проверки по выявленным фактами нарушений, от должностных лиц необходимо взять письменные объяснения.

Результаты ревизии обсуждаются на общих собраниях коллектива предприятия, на которых принимаются соответствующие решения.

Завершающим этапом контрольно-ревизионного процесса является обобщение и реализация его результатов. По результатам документальной ревизии ревизором составляется актдокумент, в котором должны быть объективно отображены последствия ревизии финансово-хозяйственной деятельности проверенного предприятия, учреждения или организации, приведено перечень фактов выявленных нарушений и изъянов в их работе. Форма составления акта утверждается ведомственными положениями и инструкциями. Различают два вида актов — промежуточные и обобщающие. Промежуточными актами оформляются результаты инвентаризации средств, товарно-материальных ценностей, расчетов с дебиторами и кредиторами, результаты контрольного запуска сырья в производство, их составляют и тогда, когда выявлено нарушение или злоупотребление может быть скрыто, или когда на основании выявленных фактов нужно принять срочные меры, чтобы устранить нарушение или привлечь к ответственности виновных в злоупотреблениях лиц.

Промежуточные акты подписываются ревизорами, которые проводят ревизию, и должностными лицами, которые непосредственно отвечают за участок, где осуществляется проверка. Промежуточные акты составляются по результатам ревизии касс. Такие акты подписываются ревизором, главным (старшим) бухгалтером и материально ответственными лицами (кассиром).

Общий акт должен быть составлен по завершении срока проведения ревизии, подписанный руководителем ревизионной группы, руководителем и главным бухгалтером предприятия, учреждения, организации, где была проведена ревизия. В общем акте отображаются последствия проверок всех предусмотренных программой ревизии вопросов, в том числе и по фактам, которые приведены в промежуточных актах.

Условно акты делятся на несколько частей:

• 1. Общие сведения — указывается основание для проведения ревизии, состав ревизионной группы, тема ревизии, полное наименование, а не аббревиатура предприятия, его подчиненность, если она есть, полное название министерства или ведомства.
• 2. Производственно-финансовая деятельность (выполнение смет). В этой части приводится перечень основных показателей производственной программы в течение одного-двух лет и их выполнения, анализируются финансовые результаты или выполнение смет, расчеты с бюджетом, дебиторами кредиторами, подотчетными лицами, отображается правильность выплаты наличностью из кассы и обоснованность безналичных расчетов, соблюдения норм использования сырья, материальных ценностей, их сохранности и тому подобное.
• 3. Бухгалтерский учет и отчетность. В этой части анализируется состояние бухгалтерского учета и достоверность предоставленных отчетов.

Окончательно результаты ревизии обобщают и излагают в заключительном акте ревизии на основе записей в рабочих журналах ревизоров, актов промежуточного контроля и разработанных аналитических таблиц, статистических расчетов и тому подобное. Кроме этого принимается решение относительно устранения выявленных недостатков. Реализация результатов ревизии проводится на основании организации контроля за выполнением решений по результатам комплексной ревизии. В практической работе используют разные способы контроля за выполнением решений, в частности: не позже чем через месяц по завершении ревизии (проверки) предприятие, организация подает в проверяющее учреждение справку об устранении выявленных недостатков; повторно проверяют достоверность полученной информации об устранении недостатков.

Основная форма реализации результатов ревизии — это приказ по её результатам. Он издается как в том предприятии, где проводилась ревизия, так и в той организации, которая назначила ревизию.