Учет дебиторской задолженности

Организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственные, командировочные, представительские расходы, а также:

• -для покупки товаров в других организациях или у физических лиц;
• -на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, отдельных подразделений хозяйственных организаций;
• -на расходы филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций.

Таблица1.4 -Характеристика сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, называются подотчетными лицами.

Дебиторская задолженность за подотчетными лицами начисляется по факту получения данными лицами авансовых подотчетных сумм и погашается при полном расчете по данным суммам. Выданные под отчет суммы должны расходоваться строго по назначению, передача их одним лицом другому запрещается. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу [1].

Подотчетные суммы на командировочные расходы выдаются на основании приказа руководителя или заявления подотчетного лица с разрешительной подписью руководителя. В этом документе указывается срок, на который выдаются подотчетные суммы. На основании приказа и с учетом действующих норм расходов в бухгалтерии составляется смета.

Данная смета утверждается и на ее итог оформляется расходный кассовый ордер. Кассир выдает подотчетному лицу подотчетную сумму в качестве аванса. Если характер командировки предусматривает необходимость каких-либо дополнительных производственных расходов (телефонных переговоров, провоза багажа), руководителем организации до направления работника в командировку оформляется соответствующее распоряжение о возмещении указанных расходов.

Положением «О порядке покупки и выдачи иностранной валюты для оплаты командировочных расходов», утвержденным Центральным банком РФ 25 июня 1997 года № 62 (в редакции от 20 августа 2002г), предусмотрена возможность выдачи организациями наличной иностранной валюты для оплаты расходов по загранкомандировкам. Наличная валюта может быть выдана организацией с ее текущего валютного счета из средств, полученных ею в результате осуществления хозяйственной деятельности. Валютное законодательство РФ разрешает организациям приобретать иностранную валюту для оплаты командировочных расходов на внутреннем валютном рынке (Инструкция Банка России «О порядке обязательной продажи предприятиями, объединениями, организациями части валютной выручки через уполномоченные банки и проведения операций на внутреннем валютном рынке Российской Федерации», утвержденная приказом ЦБ РФ от 29 июня 1992 г. № 7 с последующими изменениями и дополнениями) [2].

Положением № 62 определено, что организации могут покупать наличную иностранную валюту за рубли только через уполномоченные банки в безналичном порядке. Покупка наличной иностранной валюты (через обменные пункты) для оплаты командировочных расходов запрещена.

Расчеты с подотчетным лицом отражаются в учете в рублях, путем пересчета иностранной валюты в рубли в установленном порядке с выявлением курсовой разницы. При наличии у командированного работника задолженности по авансу, она может быть погашена (по согласованию с организацией) в соответствующей сумме в рублях или иностранной валюте, по курсу, на дату погашения задолженности (утверждения авансового отчета).

При этом в бухгалтерском учете на эти суммы делается запись:

Д-т сч. 50 «Касса».

К-т сч.71 «расчеты с подотчетными лицами».

Наряду с командировочными расходами работники организации могут получать в кассе наличные денежные средства на хозяйственно-операционные расходы, на представительские нужды.

Под хозяйственно-операционными расходами понимаются расходы работников на покупку в установленных пределах товаров, включая оплату ГСМ, на оплату работ и услуг. При этом необходимо учитывать следующее:

• -платежи наличными производятся в пределах лимита, установленного Банком России для расчетов наличными между юридическими лицами по одной сделке 100 000 руб. (Указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке»);
• -платежи должны вноситься в кассу организации-продавца;
• -при покупке товаров у физических лиц сделки должны быть совершены в письменной форме и заверены нотариально, если это предусмотрено законодательно или соглашением сторон;
• -при покупке у физического лица сделка оформляется договором купли-продажи, который содержит данные физического лица — продавца товаров;
• -при покупке сельхозпродукции у населения составляется закупочный акт, который должен содержать обязательные реквизиты (паспортные данные, место жительство продавца, наименование продуктов и т. д.)[3].

При этом в бухгалтерском учете делаются записи:

— выданы денежные средства под отчет Д-т сч.71 «Расчеты с подотчетными лицами».

К-т сч.50 «Касса»;

— оприходованы ценности или списаны расходы согласно утвержденному отчету и предъявленным приходным документам Д-т сч.10 «Материалы»,.

• 19 «НДС по приобретенным ценностям»,
• 20 «Основное производство»,
• 26 «Общехозяйственные расходы» и др.;
• -оприходованы ценности, купленные в торговых розничных организациях

К-д сч.71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Д-т сч.10 «Материалы»,.

• 41 «Товары»;
• -возвращен неиспользованный аванс

Д-т сч.50 «Касса».

К-д сч.71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

— выдано в счет перерасхода по авансовому отчету Д-т сч.71 «Расчеты с подотчетными лицами».

К-д сч.50 «Касса».

Денежные средства также могут быть выданы работнику на представительские расходы, состав которых для целей налогообложения установлен ст. 264 главы 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ.

В состав представительских расходов включаются затраты, связанные с проведением официального приема (завтрак, обед или другие аналогичные мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Расходы командированных работников по оказанию представительских услуг включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) по соответствующей статье общехозяйственных расходов. К представительским расходам не относятся расходы по организации развлечения и отдыха, профилактике или лечения заболеваний. Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов организации на оплату труда за этот период. При превышении норм, установленных главой 25 НК РФ, сумма превышения для целей налогообложения не включается в состав прочих расходов и, следовательно, увеличивает сумму налогооблагаемой прибыли.

При этом в бухгалтерском учете делают записи:

— выданы денежные средства под отчет на представительские расходы Д-т сч.71 «Расчет с подотчетными лицами».

К-т сч.50 «Касса»;

— отнесены представительские расходы, в том числе НДС по услугам Д-т сч.19 «НДС по приобретенным ценностям»,.

К-т сч.26 «Общехозяйственные расходы»;

— возвращен в кассу неиспользованный аванс К-т сч.71 «Расчет с подотчетными лицами».

Д-т сч.50 «Касса»;

— выданы денежные средства в счет перерасхода по авансовому отчету Д-т сч.71 «Расчет с подотчетными лицами».

К-т сч.50 «Касса».

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Если подотчетное лицо не предоставило авансовый отчет и оправдательные документы, не возвратило в кассу в установленный срок остатки неиспользованных сумм авансов, то бухгалтерская служба вправе произвести удержания из сумм оплаты труда данного лица, в погашении начисленной за ним дебиторской задолженности.

Для обобщения информации о расчетах с работниками организации по суммам выданным им подотчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

По дебету счета 71 «Расчет с подотчетными лицами» отражаются суммы денежных средств, выданных работникам под отчет (данной проводкой начисляется дебиторская задолженность за работником) или в счет компенсации произведенных расходов — в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса».

С кредита данного счета списываются:

• -израсходованные суммы, согласно отчету работника, в корреспонденции с дебетом счетов учета ценностей и затрат, в зависимости от направления расходования средств, данной проводкой погашается (частично) дебиторская задолженность за подотчетным лицом;
• -возвращенные в кассу остатки подотчетных сумм, не израсходованные работником, — в корреспонденции с дебетом счета 50 «Касса». Данной проводкой погашается дебиторская задолженность за подотчетным лицом;
• -суммы, не возвращенные работником в установленные сроки и подлежащие взысканию, — в корреспонденции с дебетом счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Счет 71 «Расчет с подотчетными лицами» имеет развернутое сальдо. Дебетовая часть отражает сумму дебиторской задолженности за одними подотчетными лицами, кредитовая часть отражает сальдо суммы, не возмещенной другими лицами (перерасхода, кредиторская задолженность). Данные задолженности не могут быть взаимно погашены, так как относятся к разным лицам.