Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов

Документы состоят из отдельных элементов (например, дата, подпись, печать и т. д.), которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму и называется формуляром.

Применение бланков при создании документов ускоряет фиксирование и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ по документированию, обеспечивает единство и согласованность оформления документов предприятия. Для оформления большинства документов используются два вида бланков: общий бланк предприятия для оформления всех видов документов, кроме писем, и бланк для писем. Изготавливаются бланки двух форматов — А4 (210 297 мм) и А5 (210 148 мм).

Бланки каждого вида проектируются на основе продольного и углового расположений реквизитов. В управленческой деятельности предприятий используются, главным образом, текстовые документы. Такие документы, оформленные по определенным правилам, обычно называют управленческими, а их совокупность — управленческой документацией. При оформлении документов следует руководствоваться действующим в настоящее время ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированная система документации». Требования этого ГОСТа распространяются на ОРД, относящиеся к Унифицированной системе ОРД (УСОРД) — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. В данном государственном стандарте определено 30 реквизитов (расположение их показано на рис. 1.1).

Рис. 1.1 Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка

Перечень реквизитов.

• 1. Изображение Государственного герба Российской Федерации.
• 2. Герб субъекта Российской Федерации.
• 3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).
• 4. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
• 5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
• 6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).
• 7. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
• 8. Наименование организации — составителя документа.
• 9. Справочные данные об организации.
• 10. Название документа.
• 11. Дата документа.
• 12. Регистрационный номер документа.
• 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
• 14. Место составления или издания документа.
• 15. Адресат.
• 16. Гриф утверждения документа.
• 17. Резолюция.
• 18. Заголовок к тексту документа.
• 19. Отметка о контроле.
• 20. Текст документа.
• 21. Отметка о наличии приложения.
• 22. Подпись.
• 23. Гриф согласования документа.
• 24. Виза согласования документа.
• 25. оттиск печати
• 26. Отметка о заверении копии документа.
• 27. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона.
• 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
• 29. Отметка о поступлении документа.
• 30. Отметка о переносе данных на машинный носитель.

Обязательными (переменными) реквизитами документа являются: название организации (автора документа), название документа (не указывается при оформлении писем), заголовок к тексту, дата, индекс, текст, визы, подпись, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Все остальные реквизиты являются дополнительными. Постоянные реквизиты наносятся, как правило, типографским способом и составляют бланк документа.