Документирование процесса движения кадров

документирование личный кадровый труд Для правильного ведения кадровой документации необходимо помимо нормативно-методических документов по делопроизводству знать и руководствоваться нормативными и правовыми актами о труде. Прежде всего, это Трудовой Кодекс Республики Беларусь, а также специальные инструкции по ведению трудовых книжек и личных дел работников.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:

• — прием, перевод и увольнение работников (к);
• — предоставление отпусков (о);
• — командирование (км).

Прием на постоянную работу должен сопровождаться составлением документов по следующей схеме:

• — заявление о приеме;
• — трудовой договор (контракт) с работником;
• — приказ о приеме;
• — запись в трудовой книжке;
• — личная карточка формы Т-2 и (или) личное дело;
• — лицевой счет по заработной плате.

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой договор (контракт). После подписания договора (контракта) издается приказ о приеме сотрудника.

На основании приказа о приеме оформляется личная карточка формы Т-2 (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке.

Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в бухгалтерию, где поступившему работнику присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.

При переводе работника на другую должность в рамках фирмы порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме:

• — заявление о переводе;
• — приказ о переводе на другую должность;
• — запись в трудовой книжке;
• — запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личном деле;
• — запись в лицевом счете по заработной плате.

Руководитель издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность (с получением от работника письменного согласия), на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

Увольнение работника производится по следующей схеме:

• — заявление работника об увольнении;
• — приказ об увольнении;
• — запись в трудовой книжке;
• — запись в личной карточке формы Т-2 и (или) в личное дело.

Заявление об увольнении работник пишет за 1 месяц до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет на согласование к руководителю. Увольнение работников предприятия производится по причинам, указанным в ст. 35 — 40 ТК Республики Беларусь.2.

Руководитель издает приказ по личному составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

Следует учитывать, что документы по личному составу оформляются не только при закреплении трудовых отношений, но и в учебной деятельности (приказы о зачислении в учебное заведение, об окончании обучения и др.).

Предоставление отпусков работникам предприятия осуществляется в соответствии с предварительно утвержденным графиком отпусков, который обязателен как для работодателя, так и для работника.

График отпусков имеет определенную унифицированную форму, подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации.

При необходимости переноса отпускного периода работником должно быть составлено личное заявление с указанием причин переноса. предоставление отпуска оформляется приказом по личному составу.

Приказ об отпуске объявляется работнику под расписку. На основании приказа об отпуске делается запись в личной карточке формы Т-2, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

По вопросам предоставления отпусков оформляется:

• — заявление о предоставлении отпуска;
• — график отпусков;
• — приказ по личному составу о предоставлении отпуска.

Командирование работников обосновывается в докладной записке руководителя структурного подразделения и оформляется приказом по личному составу. Первым документом при командировании является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении. На основании этого документа будет издан приказ о командировании. После подписания приказа о командировании выписывается командировочное удостоверение.

При изменении оплаты и условий труда работников предприятия могут предварительно издаваться приказы по основной деятельности или составляться докладные записки руководителей структурных подразделений (ведущих специалистов), а затем оформляются приказы по личному составу.

Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой при оформлении движения кадров, документируются посредством создания следующих документов: приказов по личному составу, личных заявлений работников предприятия, контрактов, представлений о переводе, графиков отпусков, докладных записок, актов.