Бухгалтерский учет кассовых операций

Касса — подразделение организации, выполняющее кассовые операции с наличными деньгами и другими денежными ценностями. Наличные денежные средства и денежные документы организации хранятся и учитываются в кассе данной организации.

Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощённое ведение кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства установлено указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Данный документ применяется с 1 июля 2014 года. С этой же даты утрачивает силу ранее действовавшее Положение Банка России от 12 октября 2010 г. № 373-П. Последнее может использоваться в качестве рекомендаций, наряду с положением, утвержденным советом директоров ЦБР от 22 сентября 1993 г. № 40.

В вышеперечисленных документах определены следующие правила:

• — организация работы по ведению кассовых операций;
• — приема и выдачи наличных средств в кассу (из кассы) организации (индивидуального предпринимателя);
• — ведения кассовой книги;
• — расчета лимита остатка наличных средств в кассе
• — обеспечение порядка ведения кассовых операций.

Кассовые операции ведутся кассовыми работниками или иными работниками, определенным руководителем юридического лица, индивидуальным предпринимателем из числа своих работников. Для этого в штате организаций или учреждений предусматривается должностькассир. Кассиру устанавливаются уполномоченные инструкции и перечень прав и обязанностей, с которыми он должен ознакомиться под роспись. При наличие у юридического лица, индивидуального предпринимателя нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира. Так же кассовые операции могут проводится самим руководителем.

У кассира должны быть штампы с текстом, подтверждающим проведение кассовых операций и образцы подписей лиц, которые могут подписывать кассовые документы и разрешать выдачу наличных средств. В случае ведения кассовых операций руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.

Кассовые документы оформляются:

• — главным бухгалтером;
• — бухгалтером, кассиром или иным должностным, определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета;
• — при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера руководителем.

Кассовые документы подписываются главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем), а также кассиром. В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

Индивидуальными предпринимателями, ведущими в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформляться.

Поступающая в кассу предприятия выручка может расходоваться на следующие цели:

• — на заработную плату;
• — на оплату других нужд работников, в том числе и социальных;
• — выплата стипендии;
• — командировочные расходы;
• — оплата товаров, работ, услуг;
• — выплата за оплаченные ранее за наличные средства и возвращенные товары, невыполненные работе, не оказанные услуги;
• — выплату страховых возмещений, по договорам страхования физических лиц.

Приходные и расходные кассовые операции оформляются кассовыми ордерами, имеющими цифровые коды форм документов привязанные в общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 1 193.

Прием наличных денег юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, в том числе от лица, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера, проводится по приходным кассовым ордерам №КО-1 (310 001). При получении приходного кассового ордера кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии — наличие подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу, проверяет соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью, наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере. Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. Наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира. Лицу вносящему деньги выдается квитанция.

При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордер, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег. Приходный кассовый ордер кассир перечеркивает и передает главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю для оформления приходного кассового ордера на фактически вносимую сумму наличных денег.

Приходный кассовый ордер может оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании бланков строгой отчетности, приравненных к кассовому чеку, иных документов, предусмотренных Федеральным законом № 54-ФЗ.

Если юридическое лицо, индивидуальный предприниматель в соответствии с Федеральным Законом № 54-ФЗ применяет контрольно-кассовую технику, то приходный кассовый ордер оформляется по окончании проведения кассовых операций на основании контрольной ленты. Согласно Положению министерства финансов «По ведению бухгалтерского учета» от 29 июля 1998 г. N 34н и Приказом Министерства финансов от 24 декабря 2010 г. N 186н «О внесении изменений в нормативно правовые акты по ведению бухгалтерского учета» при реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие контрольно-кассовую технику, используемую так же в составе платежных терминалов и банкоматов обязаны:

• — осуществлять регистрацию контрольно-кассовой техники в налоговых органах;
• — применять исправную контрольно-кассовую технику, опломбированную в установленном порядке и имеющую фискальную память;
• — выдавать клиентам при осуществлении наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные контрольно-кассовой техникой, платежным терминалом или банкоматом кассовые чеки;
• — обеспечивать ведение и хранение документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением контрольно-кассовой техники;
• — эксплуатировать контрольно-кассовую технику в фискальном режиме;
• — производить при первичной регистрации и перерегистрации контрольно-кассовой техники введение в фискальную память контрольно-кассовой техники информации и замену накопителей фискальной памяти с участием представителей налоговых органов;
• — использовать контрольно-кассовую технику в составе платежного терминала и банкомата, установленную внутри их корпусов, содержащих устройство для приема и выдачи средств наличного платежа.

В настоящий момент в соответствии с Федеральным Законом № 89-ФЗ от 07.05.2013, который вступил в силу через год после его опубликования, данные положения были частично отредактированы. Так как в данной работе рассматривается период деятельности организации за 2013 год, то вышеперечисленные обязанности организаций и индивидуальных предпринимателей следует считать актуальными.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводится указанными лицами по расходным кассовым ордерам №КО-2 (310 002). В свою очередь выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат может осуществляться как по расходным кассовым ордерам, так и по расчетно-платежным ведомостям 301 009, платежным ведомостям 301 011. По истечении 5 дней, установленных для выплаты зарплаты, бухгалтер выписывает расходный ордер на общую сумму по платежной ведомости. При получении расходного кассового ордера кассир проверяет наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера, либо наличие подписи руководителя при их отсутствии, и ее соответствие образцу, за исключением случая, когда руководитель ведет кассовые операции самостоятельно. Так же кассир сверяет соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир обязан проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в расходном кассовом ордере.

Перед тем как выдать наличные деньги кассир подготавливает указанную сумму к выдаче, и передает расходный кассовый ордер получателю. Последний в свою очередь указывает получаемую сумму наличных денег и подписывает ордер. Кассир должен пересчитать подготовленную к выдаче сумму наличных денег при непосредственном наблюдении за его действиями получателя и выдать последнему наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расходном кассовом ордере. Получатель так же пересчитывает полученные деньги под наблюдением кассира. Если данное условие не было соблюдено, кассир не принимает от получателя претензии по сумме выданных наличных денег.

Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, подотчетному лицу, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на активном синтетическом счете 50 «Касса». В дебет этого счета записывают поступление денежных средств в кассу, в кредит — выбытие денежных средств из кассы. Счета, корреспондирующие со счетом 50, бухгалтер указывает в первичных кассовых документах.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

• 1 «Касса организации»;
• 2 «Операционная касса»;
• 3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50−1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация совершает кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50−2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т. п. Этот субсчет открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчете 50−3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы отражаются на счете 50 в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по видам.

Аналитический учет кассовых операций осуществляется кассиром в кассовой книге. Кассовая книга 310 004 — это регистр аналитического учета, защищающий интересы как кассира, так и организации. В соответствии с Положением № 373-П, листы этой книги пронумеровываются, прошиваются и скрепляются сургучной печатью. В действующем с 1 июня 2014 Указании ЦБ № 3210 данное требование отсутствует. На последней странице проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера. Кассовая книга ведется в двух экземплярах через копировальную бумагу. Второй экземпляр книги в виде отрывных листов служит отчетом кассира и сдается в бухгалтерию. Каждый лист соответствует одному дню. Записи в кассовой книге делают после приема или выдачи денег на основе приходных или расходных ордеров.

Неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправления, сделанные корректурным способом, заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

Приходные и расходные кассовые документы, перед тем как попасть на оформление к кассиру, должны быть зарегистрированы бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. При этом стоит отметить, что расходные кассовые ордера, оформленные на платежных ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются в журнале после их выдачи. В качестве бланка журнала регистрации применяется унифицированная форма № КО-3 (310 003). Заполнение данной формы может осуществляться с применением средств вычислительной техники. Форма № КО-3 состоит из обложки и вкладного листа, по образцу которого происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала. Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов, другая — для расходных.

По окончании дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег на следующее число и сдает в бухгалтерию отчет вместе с приходными и расходными кассовыми документами. Далее кассир должен выполнить следующее:

• — в платёжной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку «Депонировано»;
• — составить реестр депонированных сумм;
• — в конце платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных или подлежащих депонированию сумм, сверить их с общим итогом платежной ведомости и поставить свою подпись.

Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер, при его отсутствии — руководитель.

При наличии старшего кассира операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня отражаются старшим кассиром в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств 310 005 с указанием сумм передаваемых наличных денег. Записи в книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств осуществляются в момент передачи наличных денег и подтверждаются подписями старшего кассира, кассира.

Для ведения кассовых операций организация устанавливает лимит остатка наличных денег в кассе. Лимит кассы — максимально допустимая сумма наличных денег, которая может хранится в кассе на конец рабочего дня после выведения остатка в кассовой книге.

Лимит определяется юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем самостоятельно, в соответствии с приложением к Указанию ЦБ № 3210-У. В обязательном порядке создается распорядительный документ — приказ или распоряжение, утверждающий размер лимита кассы организации.

Определение лимита остатка производится двумя способами:

1). Юридическое лицо учитывает объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги.

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

(1).

где:

L — лимит остатка наличных денег в рублях;

V — объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях;

P — расчетный период, определяемый юридическим лицом, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (не более 92 рабочих дней);

N_c — период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом наличных денег (не более 7 рабочих дней).

2). Этот способ заключается в том что юридическое лицо учитывает объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам.

Расчет производится по формуле:

учет бухгалтерский кассовый.

(2).

где:

L — лимит остатка наличных денег в рублях;

R — объем выдач наличных денег;

N_п— период времени между днями получения по денежному чеку в банке юридическим лицом наличных денег в рабочих днях (не более 7 рабочих дней).

На сегодняшний день, согласно Указанию ЦБ № 3210-У малые предприятия и индивидуальные предприниматели могут не устанавливать лимит кассы.

Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем. В качестве рекомендаций по данному вопросу организация, индивидуальный предприниматель может использовать положения, утвержденные решением Совета Директоров ЦБР 22.09.93 № 40.

В следующем разделе мы рассмотрим методологию проведения аудиторской проверки аудита для того что бы в последующих разделах увязать теорию ведения бухгалтерского учета кассовых операций с принципами проведения аудита.