Порядок документооборота. 
Организационно-технические аспекты учетной политики организации

Законом «О бухгалтерском учете» (п. 3 ст. 6), Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (п. 8), а также ПБУ 1/2008 (п. 4) предписано при утверждении учетной политики устанавливать формы первичных учетных документов, а также правила документооборота и технологию сбора и обработки информации.

Документооборот — «путь» документа от момента составления до сдачи его в архив. Этапами документооборота является: составление (выписка) документа, приемка документа учетными подразделениями, регистрация документа в системе учетных записей, передача документа в архив.

В ОАО «РЖД» в составе учетной политики разработано Положение о системе документооборота в ОАО «РЖД». Распоряжением ОАО «РЖД» от 15.12.2008 № 2688р утвержден альбом форм первичной учетной документации ОАО «РЖД», который постоянно актуализируется. В Положении о системе документооборота в отношении первичных учетных документов рассматриваются правила их создания, обязательные реквизиты, порядок предписания, правила внесения исправлений, порядок проверки, обработки, хранения, изъятия и восстановления.

В Положении учитывается порядок выбранной системы организации бухгалтерского учета, а именно ведение учета специализированным филиалом (ОЦО).

Положение предусматривает, что в Обществе используются первичные учетные документы, полученные от поставщиков и подрядчиков, покупателей и заказчиков, прочих дебиторов и кредиторов и иных контрагентов, содержащие обязательные для этих документов реквизиты в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете.

Положением предусмотрено составление и утверждение графика документооборота в каждом подразделении.

Положением о документообороте ОАО «РЖД» предусмотрен раздел, посвященный регистрам бухгалтерского учета, которые фактически являются промежуточными документами в ходе обработки данных первичных учетных документов.

Далее происходит процесс формирования отчетности (бухгалтерской, статистической, налоговой; внешней и внутренней; годовой и периодической).

Бухгалтерская отчетность ОАО «РЖД» составляется на основании данных регистров бухгалтерского учета, которые ежемесячно распечатываются и подписываются составившими их лицами, несущими ответственность за правильность отражения хозяйственных операций в этих регистрах.

К бухгалтерской отчетности Общества за отчетный год, предоставляемой на утверждение общему собранию акционеров, прилагается аудиторское заключение, выданное по результатам аудита.

Годовая отчетность включает:

• 1. Бухгалтерский баланс (Форма № 1);
• 2. Отчет об изменениях капитала (Форма № 3);
• 3. Отчет о движении денежных средств (Форма № 4);
• 4. Приложение к бухгалтерскому балансу (Форма № 5з);
• 5. Пояснительную записку.

Общество представляет отчетность по адресам, предусмотренным законодательством Российской Федерации, а также осуществляет публикацию годовой бухгалтерской отчетности.