Базы данных как средство хранения и обработки информации

В этом разделе мы познакомим вас с основными понятиями баз данных и систем управления базами данных (СУБД) и дадим краткий обзор Access как системы управления реляционными базами данных. Приведем сравнение возможностей электронных таблиц Excel и СУБД Access. Раскроем общие характеристики возможностей использования технологий баз данных в документационном обеспечении управления.

Различия между СУБД Access и электронными таблицами Excel

На первый взгляд СУБД Access очень похожа по своему назначению и возможностям на программу электронных таблиц Microsoft Excel. Однако между ними существуют принципиальные различия.

• · При работе с электронной таблицей Excel вы можете в ячейку таблицы внести любую информацию, вследствие чего на рабочем листе можно разместить и таблицу, и текст, и рисунок. В один столбец таблицы могут при необходимости вноситься разные данные — числа, текст, даты. Таблица в базе данных Access отличается от таблицы Excel тем, что в ней, как уже говорилось выше, для каждого поля записи определен тип данных, т. е. нельзя в однин столбец таблицы в разные строки заносить данные разных типов.
• · Access позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность вводимых данных. Для этого необходимо установить правила проверки прямо на уровне таблицы. Тогда каким бы образом не вводились данные — прямо в таблицу, через экранную форму или на странице доступа к данным, Access не позволит сохранить в записи те данные, которые не удовлетворяют заданным правилам.
• · С таблицами Excel удобно работать, если они содержат ограниченное количество строк. Таблицы баз данных могут включать в себя огромное количество записей, и при этом СУБД обеспечивает удобные способы извлечения из этого множества нужной информации.
• · Если все необходимые для работы данные вы будете хранить в документах Word и электронных таблицах, то по мере накопления информации вы просто можете запутаться в большом количестве файлов. Access позволяет хранить все данные в одном файле и осуществлять доступ к этим данным постранично, т. е. не превышая ограничений на ресурсы памяти компьютера.
• · В Access возможно создание связей между таблицами, что позволяет совместно использовать данные из разных таблиц. При этом для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в системах управления электронными таблицами сложно, а иногда просто невозможно.
• · Устанавливая взаимосвязи между отдельными таблицами, Access позволяет избежать ненужного дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также увеличить скорость и точность обработки информации. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбивают на несколько связанных таблиц.
• · Excel позволяет работать нескольким пользователям с одним документом, однако эти возможности очень ограничены. Access может поддерживать одновременную работу с базой данных 50 пользователей, при этом все пользователи гарантировано будут работать с актуальными данными.
• · Access имеет развитую систему защиты от несанкционированного доступа, которая позволяет каждому пользователю или группе пользователей видеть и изменять только те объекты, на которые ему выданы права администратором системы, например можно запретить использование некоторых команд меню, открытие определенных форм, изменение данных в таблицах или формах. Электронные таблицы тоже позволяют защитить данные паролем или разрешить только просмотр данных, однако эти средства существенно проще.

Таким образом, СУБД Access применяется в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима. Примером может служить задача ведения складского учета. Электронные таблицы Excel являются удобным средством хранения ограниченного количества табличных данных с широкими возможностями выполнения расчетов и анализа данных. Документы Excel предназначаются, как правило, для индивидуального использования.

Access — основной инструмент конструирования баз данных в Microsoft Windows, но не единственный. Главное преимущество — связь с остальными программами Microsoft Windows (Excel, Word и т. д.).

Теория проектирования баз данных:

База данных (Database) — «камера хранения информации».

Самый распространенный вид — реляционные базы данных:

• 1. сохраняют данные в таблицах, которые состоят из строк, называемых записями, и столбцов, называемых полями;
• 2. позволяют считывать подмножества данных из таблиц (или создавать запросы на них);
• 3. позволяют связывать таблицы друг с другом (или создавать их объединения) для выборки связанных записей, хранимых в различных таблицах.

Основные функции базы данных обеспечиваются процессором баз данных (database engine), т. е. программной системой, «отвечающей» за способ хранения данных и их выборку. В Access и VB используется Microsoft Jet 3.51. Есть еще один совершенно иной механизм управления базами данных — Microsoft SQL Server.

Таблицы имеют заранее определенную структуру. И данные, хранящиеся в этих таблицах, соответствуют этой структуре.

Таблицы содержат записи — отдельные структуры данных. Записи в свою очередь состоят из полей. Поле — это некоторый раздел данных в записи. Поля среди программистов и постановщиков имеют еще одно название «реквизиты» Базы данных или справочника. А фактически — это названия столбцов таблицы.