Учет расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам за границу

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом, распоряжением нанимателя с выдачей командировочного удостоверения.

Наниматель при командировании работников за границу устанавливает задание на командировку, которое должно носить конкретный характер. В задании указывается государство и цель командировки, время нахождения за границей, план встреч и переговоров, перечень вопросов, подлежащих решению или изучению, а в случае заключения договора/контракта/соглашения — предмет договора, иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки. Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем.

Командированному работнику возмещаются расходы:

• 1) по проезду воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом до места командирования и обратно:
• 1.1) воздушным, железнодорожным, водным транспортом по тарифу второго класса (на самолетах — по тарифу эконом-класса, на железнодорожном — купе, на пассажирских судах — туристического класса). В исключительных случаях с разрешения нанимателя расходы по проезду железнодорожным, воздушным, водным транспортом могут быть возмещены по тарифу первого класса (на железнодорожном транспорте — вагоны класса СВ, на самолетах — по тарифу бизнес-класса, на пассажирских судах — каюты первого класса). В случае изменения условий командирования, в том числе сроков и места командирования, когда командированный работник вынужден приобретать за границей билет на проезд по тарифу первого класса (для следования по измененному маршруту либо возвращения к месту постоянной работы ранее либо позднее первоначально установленного срока) предварительного разрешения нанимателя не требуется. При проезде железнодорожным или водным транспортом возмещается стоимость пользования комплектом спальных принадлежностей, а также стоимость бронирования железнодорожных билетов и стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенных в цену железнодорожного билета;
• 1.2) автомобильным пассажирским транспортом регулярного международного назначения общего пользования (кроме такси);
• 1.3) по проезду на вокзал, в аэропорт, на пристань, а также с вокзала, аэропорта, пристани на внутренних линиях водного, воздушного, автомобильного пассажирского транспорта общего пользования (кроме такси) либо в пассажирских поездах или вагонах во внутригосударственном сообщении к месту отправления, назначения и пересадок, если они находятся за пределами населенного пункта;
• 1.4) по провозу багажа (в случае выполнения служебного поручения по его провозу) свыше норм провоза багажа, разрешенного провозить бесплатно, — по билету того вида транспорта, которым следует работник.

Транспортные расходы в пределах пункта командирования оплачиваются за счет суточных и возмещению не подлежат. Расходы по проезду возмещаются при обязательном представлении работником подтверждающих документов в оригинале;

• 2) по найму жилого помещения: возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется в размерах предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки. Командированному работнику расходы по бронированию мест в гостиницах, а также стоимость завтрака, включенная в счет за найм жилищного помещения, возмещается в пределах норм расходов по найму жилого помещения. При этом порядок возмещения суточных не зависит от включенной в счет за найм жилого помещения стоимости завтрака. При командировании работников в Российскую Федерацию и другие государства-участники СНГ оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере 5% от нормы расходов по найму жилого помещения. При командировании в указанные государства возмещение расходов по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах производится сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов. Возмещение расходов по найму жилого помещения в случае проживания работника в нескольких гостиницах производится в пределах установленных норм расходов по найму жилого помещения по командировке в целом. При предоставлении принимающей стороной за свой счет жилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится;
• 3) возмещение суточных производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку. За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда из Республики Беларусь либо после дня прибытия в Республику Беларусь суточные за это время выплачиваются в белорусских рублях по нормам, установленным по оплате служебных командировок в пределах Республики Беларусь. День пересечения границ государств, в том числе государственной границы Республики Беларусь, определяется по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь. При командировании работников в Российскую Федерацию и другие государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, день пересечения границы определяется по документам на проезд с учетом расписания движения пассажирского транспорта. При выезде в командировку и возвращении обратно в тот же день работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 50% от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку. При направлении за границу в командировку в случае, если принимающая сторона согласно приглашению берет на себя расходы, связанные с обеспечением командированного работника питанием, транспортом и иностранной валютой на личные расходы, направляющая сторона выплату суточных этим лицам не производит за исключением времени нахождения в пути. Если принимающая сторона предоставляет командированным работникам за свой счет питание, но не обеспечивает транспортом или не оплачивает расходы, связанные с проездом в городском транспорте страны пребывания от места проживания до места работы и не выплачивает указанным лицам иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 30%, а при выплате иностранной валюты на личные расходы — 15% от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку.

Командированному работнику возмещаются комиссионные по обмену в банке чека или одного вида иностранной валюты на другую, за совершение операций с использование банковских пластиковых карточек, расходы по получению служебного паспорта гражданина Республики Беларусь, виз, страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу, по оплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах, а также другие расходы, связанные с командировкой при обязательном представлении подтверждающих документов в оригинале, за исключением расходов, связанных с получением служебного паспорта и виз.

Работники представляют письменный отчет об итогах служебной командировки в десятидневный срок со дня прибытия. Авансовый отчет должен быть представлен командированным лицом со всеми оправдательными документами в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки, если использовались средства с пластиковой карточки, авансовый отчет представляется в течение 15 дней. Окончательный расчет с командированным работником должен быть произведен не позднее 30 дней с момента представления авансового отчета.

Таблица 8 — Информация об операциях по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» за март по работнику Бакунович Н.В.

Примечание: Источник — собственная разработка.