Учет готовой продукции в местах хранения (на складе) и в бухгалтерии. 
Инвентаризация готовой продукции и товаров

Основанием для оформления накладной на отпуск готовой продукции на складе, в отдельных случаях непосредственно в подразделениях организации (при отгрузке крупногабаритных грузов, а также грузов, требующих особые условия транспортировки, по другим причинам) являются распоряжение руководителя организации или уполномоченного им лица, а также договор с покупателем (заказчиком).

Накладная (либо иной аналогичный первичный учетный документ) должна выписываться в количестве экземпляров, достаточном для осуществления контроля за отгрузкой (вывозом) готовой продукции. Для этой цели может быть использована (как один из вариантов) следующая схема движения указанных первичных учетных документов (применительно к крупным и средним организациям):

• 1) на складе готовой продукции или в отделе сбыта (другом аналогичном подразделении организации) выписываются четыре экземпляра накладной;
• 2) четыре экземпляра накладной передаются в бухгалтерскую службу организации для регистрации в журнале регистрации накладных на отпуск готовой продукции и подписи их главным бухгалтером или лицом, им на то уполномоченным;
• 3) бухгалтерской службой подписанные накладные возвращаются в отдел сбыта (другое аналогичное подразделение организации), где один экземпляр остается у материально ответственного лица (кладовщика) как оправдательный документ на отпуск готовой продукции со склада, второй служит основанием для выписки счета-фактуры, третий и четвертый экземпляры накладной передаются получателю (покупателю) готовой продукции. На всех экземплярах накладной получатель (покупатель) обязан поставить подпись, удостоверяющую факт передачи ему готовой продукции;
• 4) при вывозе готовой продукции через пропускной пункт (проходную) один экземпляр (четвертый) накладной остается в службе охраны, один из экземпляров (третий) — у получателя в качестве сопроводительного документа на груз (готовую продукцию);
• 5) служба охраны регистрирует накладные на вывозимую готовую продукцию в журнале регистрации грузов и передает их в бухгалтерскую службу по описи. Бухгалтерская служба делает отметки о вывозе в журнале регистрации накладных на вывоз (продажу) готовой продукции;
• 6) бухгалтерская служба совместно с другими подразделениями организации (отделом сбыта, службой охраны и т. п.) систематически осуществляет выверку данных об отпущенной со склада готовой продукции и других материальных ценностей с данными об их фактическом вывозе путем сопоставления данных соответствующих граф в журнале регистрации накладных на отпуск готовой продукции с накладными.

На основании накладных на отпуск готовой продукции и иных аналогичных первичных учетных документов организация (как правило, отдел сбыта) выписывает счета-фактуры по установленной форме в двух экземплярах, первый из которых не позднее 10 дней с даты отгрузки продукции (товара) высылается (передается) покупателю, а второй остается у организации-поставщика для отражения в книге продаж и начисления налога на добавленную стоимость.

Продавцы ведут журнал учета выставленных покупателям счетов-фактур, в котором хранятся в хронологическом порядке их вторые экземпляры, и книгу продаж, предназначенную для регистрации счетов-фактур, составляемых продавцом при совершении операций. Регистрация счетов-фактур производится в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство.

Инвентаризация готовой продукции производится в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и обязательств. В ходе инвентаризации проверяется фактическое наличие готовой продукции путем ее обязательного пересчета, перевешивания или перемеривания отдельно по каждому месту нахождения и материально ответственному лицу. Результаты заносятся в инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3) по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и т. д.).

При обнаружении излишков готовой продукции соответствующая сумма приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и отражается как прочий доход предприятия:

Д 43 — К 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы» — учтены на складе излишки готовой продукции.

При обнаружении недостачи готовой продукции, ее порчи в пределах норм естественной убыли соответствующие суммы относятся на издержки производства:

Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — К 43 — отражена недостача готовой продукции;

Д 20 — К 94 — списана недостача готовой продукции в пределах норм естественной убыли.

Суммы убыли готовой продукции сверх установленных норм списываются за счет виновных лиц:

Д 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» — К 94 — списана недостача на виновных лиц;

Д 70, 50 «Касса» — К 73−2 — восполнена недостача виновным лицом.

Если виновные лица не были установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки от недостачи продукции или ее порчи относятся на прочие расходы предприятия:

Д 91, субсчет 2 «Прочие расходы» — К 94 — списана недостача при отсутствии виновника или в случае решения суда об отказе во взыскании суммы убытка.