Документальное оформление поступления и выбытия основных средств

Процесс расширенного воспроизводства требует непрерывного пополнения и обновления основных средств. Он характеризуется беспрерывным вводом в действие зданий, сооружений, оборудования и других объектов основных средств.

Основные средства поступают на предприятие в результате:

• · сооружения или изготовления;
• · приобретения за плату у других субъектов хозяйствования и физических лиц;
• · получения по договору дарения от других субъектов хозяйствования и физических лиц безвозмездно;
• · внесения учредителями в счет их вкладов в уставный фонд предприятия по оценке экспертной комиссии.

Покупка основных средств оформляется товарно-транспортной накладной и счетом-фактурой для оплаты. Поступление основных средств на предприятии оформляют актом приемки-передачи основных средств — форма ОС-1 (приложение 1), который составляется специальной комиссией на каждый принимаемый объект. В акте указывают первоначальную стоимость объекта и его основные технические показатели. Общий акт на несколько объектов можно составлять лишь в том случае, если объекты однотипны, имеют одинаковую стоимость и приняты одновременно под ответственность одного и того же лица. Если поступил объект, ранее бывший в эксплуатации, в акте приводят сумму его износа к моменту приемки. К акту прилагают техническую документацию (например, паспорт станка или здания, чертежи), которая содержит полную техническую характеристику объекта. При оформлении внутреннего перемещения основных средств акт (накладная) составляется в 2 экземплярах работником отдела — сдатчика. Первый экземпляр с распиской получателя и сдатчика передается в бухгалтерию, а второй — отделу-сдатчику.

На наиболее крупные объекты основных средств отдел главного механика составляется паспорта. В них дается технико-экономическое описание объекта основных средств, указывается время ввода их в эксплуатацию, норма амортизации (износа), причины выбытия и другие данные. На основании паспортов производится, в частности, перепись оборудования, жилого фонда и производственных объектов.

Внутреннее перемещение основных средств их одного цеха (производства, отдела, участка) в другой, а также их передача из запаса (со склада) в эксплуатацию оформляются накладной на внутреннее перемещение основных средств.

Выбытие основных средств связано либо с их безвозмездной передачей другим предприятиям и организациям, либо с продажей, либо с ликвидацией вследствие физического или морального износа, аварий, стихийных бедствий или при недостаче в других случаях.

Безвозмездная передача или реализация основных средств другому предприятию оформляются «Актом (накладной) приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств» формы ОС-1 (приложение 1). К нему прилагаются паспорт и другие сопроводительные документы. При безвозмездной передаче указанный акт составляется в 2 экземплярах (для сдающего и принимающего основные средства предприятия), а при продаже — в 3 экземплярах (первый экземпляр прилагается к акту, второй — к извещению на передачу и для оплаты счета, а третий передается лицу, принимающему основные средства).

Выбытие основных средств (кроме автотранспорта) вследствие полного или частичного их списания оформляется «Актом на списание основных средств» формы № ОС-4 (приложение 3). Он составляется в 2 экземплярах комиссией, назначаемой руководителем предприятия (первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность основных средств, и является основанием для сдачи на склад оставшихся в результате списания запчастей, материалов, металлолома и т. п.). В нем указываются наименование объекта, год его изготовления или перестройки, дата поступления на предприятие и ввода в эксплуатацию, его инвентарный номер, местонахождение, первоначальная (балансовая) стоимость, износ, число капитальных ремонтов, техническое состояние и причины выбытия, заключение комиссии и др. Кроме того, при составлении акта указывается наличие драгоценных металлов и определяется результат списания объекта (затраты, связанные со списанием, поступления от списания).

При списании с баланса машин, оборудования и транспортных средств вследствие аварии к акту прилагается копия акта об аварии, где указываются ее причины и виновники.

Списание грузовых и легковых автомобилей, прицепов и полу прицепов или их ликвидация оформляются «Актом на списание автотранспортных средств» формы № ОС-4а (приложение 4). Акт составляется в 2-х экземплярах комиссией, назначаемой руководителем предприятия, утверждается им же или лицом на то уполномоченным (один экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность основных средств).

Выбытие основных средств вследствие ветхости, полного износа (физического или морального), аварий или стихийных бедствий, нарушения нормальных условий эксплуатации, а также в связи со строительством, расширением, реконструкцией и техническим перевооружением предприятий и по другим причинам именуемым ликвидацией. Она связана с процессом разборки, демонтажа транспортных средств, перевозок объектов, очистки территории, рассортировки и сдачи дома и т. д. При ликвидации основных средств предприятие несет соответствующие затраты в виде заработной платы, начисленной рабочим за разборку объекта, дополнительно используемых материалов и др.

Для определения непригодности объектов основных средств к дальнейшему использованию, невозможности реализации или неэффективности их восстановления, а также оформления соответствующей документации по ликвидации на предприятии создаются постоянно действующие комиссии. В их состав включаются главный инженер, а также лица, на которых возложена ответственность за сохранность основных средств.

Эта комиссия производит непосредственно осмотр ликвидируемых объектов, устанавливает причины их списания и лиц, виновных в этом и подлежащих привлечению к ответственности, определяет возможность использования отдельных узлов, деталей, материалов и оценивает их. Суммы, полученные предприятиями от использования возвратных отходов, остаются в их распоряжении.

К ликвидации объекта основных средств приступают только после утверждения акта руководителем предприятия. Частичная ликвидация объектов основных средств оформляется аналогично полной ликвидации.

Методика документального оформления выбытия основных средств зависит от причин выбытия. Для того чтобы полно отразить данную зависимость составим таблицу 2.1.

Таблица 2.1 показывает общие причины выбытия основных средств, а так же документы, которые необходимо оформить в каждом конкретном случае. Документальное оформление выбытия основных средств, приведенной в вышеуказанной таблице является общим для всех предприятий, находящихся на территории Республики Беларусь.

Таблица 2.1 — Причины выбытия основных средств и их документальное оформление.